机关事业单位档案归档材料的整理探究

李黎

摘 要：本文以机关事业单位档案归档材料的整理为分析对象，首先介绍的机关事业单位档案归档文件整理的主要原则，接着论述了机关事业单位档案归档文件整理的主要方法，以便可以更好的做好机关事业单位档案管理工作，推动档案管理工作上一个新台阶。

关键词：机关事业单位;档案管理;信息化

档案工作的主要对象是檔案，档案是通过收集和获得的各种文件资料，是档案工作的物质基础所在。档案收集质量关系到档案后续工作的开展。对于机关事业单位而言，机关事业单位的档案收集工作更是会影响到整个单位的发展状况，甚至会对机关事业单位日后发展产生深远影响，因此机关事业单位需要进一步加大本单位的档案管理工作。机关事业单位在进行单位档案整理过程之中，对于收到的文件资料可以按照日期或者是按照类型的方式做好整理和归纳，这样可以形成有效的文件资料管理。机关事业单位在收集到文件资料后，需要到档案室归档，需要运用科学的方法对各种文件进行归纳整理，可以通过文件编号或者是文件立卷归档的方法进行。

1 机关事业单位档案归档文件整理的主要原则

第一，档案保存文件的基本原则。对于机关事业单位而言，机关事业单位的档案是日常工作和活动中所诞生的，可以真实的反映出本单位的发展面貌。在进行相应文件整理的过程之中需要保证整体文件的连贯性和整体性。例如文件的正文以及文件的请示和批复都需要完整的记录下来，确保各个文件可以准确无误。为了可以更好的确保档案的完整性，档案文件应当尽可能的做到不拆卷，各个部门所提供的档案文件需要充分研究原有的卷宗，尽可能的充分利用卷宗来保证整个档案的原貌。如果文档中出现了明显的错误，档案管理工作者可以做好及时的修正。

第二，坚持有利于保管和利用的原则。在进行档案整理的过程之中，为了可以更有效的满足档案的安全性和有效性的原则，我们可以充分利用当前的互联网信息技术，多以电子档案的形式做好档案的储存，通过信息化的技术还可以更好的对文件进行保管和使用，通过不同的目录对同一文件进行有效的搜索，形成完善的档案体系，这样既有助于档案的有效管理，也有助于档案的充分利用。

第三，严格遵守档案归档的整理原则。为了可以更好的确保机关事业单位的档案管理有效，机关事业单位需要根据归档文件整理规则做好档案的管理。例如在进行档案管理之时，尽可能的不破坏原有文件的排序，同时对于档案中的纸张需要进行编排。这些规则的制定都能够有效的提高文件的整理效率，同时也可以进一步加快归档的效率，可以大大提高工作效率和工作质量。

2 机关事业单位档案归档文件方法

2.1 文件资料整理的方法

第一，需要对文件进行有效的分卷整理归纳。在进行机关事业单位档案整理过程之中，不同的档案的价值并不相同，不同价值档案的保管期限也不相同，可以依据档案保管时间做好区别对待。第二，对于单位内部的党委文件或者是其他的行政文件材料需要进行有效区分，党委文件需要专门立档，行政文件也需要专门立档。事业机关在收到有关党委文件之时需要指派专员做好对接工作，避免出现与行政管理冲突的事项。第三，根据年份划分，做好归纳工作。在进行档案管理之时，行政事业单位需要为一些档案进行特殊加密。对于进行加密处理的文件，工作人员需要进行区别对待，根据文件的性质做好保密保管工作。如果秘密档案和普通文件混淆，档案管理将出现混乱的现象，会给机关事业的工作产生消极影响。第三，需要对特殊载体文件做好保管工作。由于特殊载体的文件容易遭受破坏，因此需要对其进行统一归档整理，这样才能更好的提升文件保管的有效性。

2.2 档案的归档方法

机关事业单位在进行档案管理之时需要采用合理的方法。首先，机关事业单位的档案管理需要做好规范化管理，将档案分门别类，整理成册，方便日后的使用和查阅。例如，对于一些批复性文件，档案需要对批复的原件、依据等各项文件进行归档，方便日后的查阅使用。其次，机关事业单位需要做好档案的编排。档案的编排工作需要根据答案的具体级别来进行确定，在完成了档案工作整理之后，需要对各个档案的封面项目进行详细标注，主要包含有档案的文号、档案的标号、档案的日期、档案的备注、档案的项目类型、档案的保管期限等等。再次，进行档案管理之时，还需要做好档案的分类工作。在档案管理之时，档案管理需要针对不同的机关采用不用的方法，做好档案的划分工作，方便及时调阅档案。

2.3 信息化档案归档文件的整理方法

随着信息化的发展，当前社会已经进入了信息化社会。机关事业单位要实现对档案的信息化管理就必须加强信息化的建设，通过计算机信息技术来实现本单位档案管理的数据化。通过计算机信息技术可以使得档案的管理更加具有效率，可以根据计算机技术来做好档案的检索工作，同时也可以更好的完善档案的保管，提高档案的使用效率，缩短管理时间，节约储存空间。例如，机关事业单位通过信息化档案管理技术大大节约了储存空间，同时提升了储存的效率，有助于更加完善机关事业单位档案管理的工作氛围，增加职工之间的交流。

3 结语

综上所述，为了可以做好机关事业单位的档案管理工作，我们需要不断完善档案的整理管理方法，不断完善归档方法，同时还需要利用信息化技术做好档案管理，以便可以更好的推动档案管理工作的效率提升。

参考文献

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