浅议重点工程档案管理的角色定位

摘 要：随着铁路跨越式发展理念的提出，铁路重点工程建设项目接二连三，各级档案馆在重点工程项目建设中机遇和挑战并存。工程建设项目档案是档案馆档案信息资源建设的重点，通常也是个难点，即收集难、归档难、整编难、数字化难等等。我局档案馆工程建设档案管理始终被作为一项重要工作，与工程建设同步进行、同步发展，要建一流工程、创一流档案，除有赖于各级档案部门的关心指导外，更需要各建设单位在重点工程档案管理中的准确角色定位。角色定位的成功，带来观念的改变，引发主动服务，开创出重点工程档案管理的全新局面。

关键词：工程档案;制度化;程序化;数字化

当前，全国铁路在建设项目正如火如荼进行，拟建的铁路建设项目正进一步扩大，已超过以前各个建设时期。面对建设任务重、建设周期短，建设进度快、建设工作量大的新情况，工程项目档案的质量把关和验收交接已显得十分重要，表现为：一条线未接收完，另一条线跟着接收，有时多条线同时接收，加上档案部门人员少、施工单位移交档案专业数量多的特点，使得交接显得顾此失彼，困难重重。特别是档案验收阶段，建设单位对档案部门参与验收在认识、管理上的不确定性，极大影响了档案验收和交接。

1 做制度化管理的推动者

制度是做好工程项目档案管理的有力保证。在工程建设过程中应始终注重项目档案管理制度的建立和完善。根据《中华人民共和国档案法》《国家重点建设项目档案验收办法》等国家档案工作法律法规精神，建立文件材料归档制度、为做好工程项目档案管理工作提供制度保障。重点工程建设单位工作重点一般在工程建设本身，档案工作“说起来重要、忙起来不要”的情况或多或少存在，能在工程建设过程中主动建立和完善档案管理制度的还不多见。另外，建设单位相关人员在档案专业知识方面一般比较欠缺，局档案部门与重点工程建设单位可能分属不同的法人，即便同属同一企业但一般没有直接的隶属关系。为使工程建设单位、施工单位、监理单位能明确各自平时收集归档工作中所承担的职责，实事求是，确保一流的工程，一流的竣工档案，这就要求建设单位自建设伊始，就应在档案管理部门的指导下制定适合该工程的档案归档方案，明确范围和职责，下发给工程各口子的管理人员，从而对该项工作的正常操作进行规范。要避免平时重视工程的质量和进度，而忽视基建档案工作，工程竣工时档案资料往往不齐全，这时才将资料突击整理，费工、费时、费力只。有将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，以法律文书的形式规定下来，才会把它放在议事日程上，引起足够的重视，实践证实这一做法是促进工程项目归档工作的一项有效措施。

2 做程序化管理的坚持者

工程项目档案管理是工程建设的重要组成部分，将档案工作与建设程序有机地结合起来并与时俱进对工程项目档案的规范管理起着重要作用。要积极宣传建档的意义，确立基建档案的重要地位。工程项目涉及的相关部门广，造成了资料来源多。作为工程建设单位，除了在单位内部加强学习，确立建档重要性外，还需向各参建单位及部门宣传建档的意义，在各单位、部门间形成建档共识，使建档工作引起领导的足够重视，仅靠建设单位自己是不够的。只有各单位、部门明确了建档的重要意义，才能真正确立基建档案工作的重要地位，还要靠相关部门的重视和配合，为建档工作的顺利展开，创造一个积极、和谐、良好的外部环境。同时要针对新情况，及时在相关程序中增加环节，为工程质量和档案的准确性提供有力保证。

3 做数字化管理的耕耘者

档案管理数字化是信息时代档案工作的一个重要特点，工程项目档案数字化是工程档案管理的一项重要内容。当前，纸质档案依然是工程项目档案的主体。工程项目档案在建设单位停留时间较长，工程项目建设单位要逐步开展纸质档案的数字化转换。建设单位档案管理部门自然成了项目档案数字化管理主体。在管理好工程建设项目纸质档案的同时，将工程项目档案电子化作为档案信息资源建设的一项重要工作，配置设备，配置软件，建成完整的档案信息系统。在开展档案管理网络化建设的同时、不断加强档案管理，对工程纸质档案采取一系列优化管理措施。工程档案管理要实现纸质档案整编与档案网络化管理有机结合，改变人寫手抄的传统管理方式，工作效率大幅提高，纸质档案案卷质量得到大幅度优化。

4 做关口前移式管理的创新者

按照《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》的相关规定，建设单位负责工程在建过程中的档案管理，工程使用单位档案部门是工程项目经国家验收后档案移交的接收单位。工程使用单位档案部门是坐等移交接收还是主动出击对项目档案管理具有重要的意义。建设单位与工程使用单位档案部门沟通少，很多问题就可能得不到及时发现，等发现后又错过了最佳补救时机，将会造成无法估量的损失。要做好工程项目档案工作，工程使用单位档案部门关口前移非常重要。所谓关口前移也就是工程使用单位的档案管理部门摒弃坐等移交接收的思想，主动介入工程建设全过程，将重点工程档案意识强化、制度化管理、标准化管理、收集整编等控制关口前移到工程设计、施工、建设、监理等工程建设整个过程之中。

工程项目开工初期，组织制定工程档案管理细则，对工程档案管理工作提出原则性要求，将为工程项目文件材料的形成、积累、整理、编目提供制度保证的工作前移到项目文件材料形成之初。工程建设过程中，就工程项目竣工图、竣工文件中容易出现的问题开展研究，抢在竣工图和竣工文件编制之前向有关单位提出质量要求，指导各施工部门按照档案管理规范形成积累项目文件材料。针对工程建设部门档案人力不足的情况，派出经验丰富的档案管理人员深入工程建设部门一边整理工程档案，一边主动提供优质档案业务指导，直接控制归档文件的质量，对不符合质量要求的档案提出整改意见并敦促及时整改，工程档案质量控制关口前移到工程建设部门，进馆工程档案质量才能在源头上得到控制。

项目建设单位在重点工程档案管理中进行准确的角色定位，不仅需要智慧，更多是需要奉献。各级项目建设单位将自身定为工程档案“制度化管理的推动者、程序化管理的坚持者，数字化管理的耕耘者、关口前移式管理的创新者”，档部门从中需要付出更多的劳动和努力，偶尔还可能会因为不理解而被建设施工单位误会，但这种角色定位对推动和改善工程项目档案管理具有非常重要的作用，是使工程档案管理摆脱“说起来重要，忙起来不要”误区，增添档案部门活力的一剂良方。

作者简介

孙小涵（1982-），女，汉族，云南昆明人，在中国铁路昆明局集团有限公司办公室档案史志室工作，先任档案系列（中级）馆员职称，研究方向：档案信息化、档案信息资源开发与利用、档案学基础理论与发展。