档案利用权限设置初探

张元贞

摘 要：山西省黄河万家寨水务集团有限公司是2015年12月由事业单位转制为企业的，转制之前其档案利用管控极少。本文对转制为企业后的档案利用管控进行了研究。

关键词：企业档案;利用;风险管控

1 转制之前档案利用权限情况

基本上属于无条件提供查借阅。其原因有两点：

一是由之前事业单位性质决定。山西省黄河万家寨水务集团有限公司于2015年12月才转制为企业，现在是山西省国资委管理的20家余省属重点企业之一。追溯之前的机构沿革，最早是1959年成立的引黄规划队，之后是1977年成立的引黄领导组办公室，1989年成立的引黄工程总指挥部，1994年成立的引黄工程管理局（总公司），不论怎么变化，这些机构都属于事业单位，承担着国家及山西省重点水利工程万家寨引黄入晋工程的建设和管理职能。50多年来事业单位的性质，不需要管理者具有市场风险意识和知识产权意识，体现在档案的查借阅利用中，只需登记即可，没有审批的概念。直到2013年1月，才出台了第一个档案利用管控的文件《山西省万家寨引黄工程（总公司）会计档案查借阅管理规定》，规定本单位职工查借閱会计档案要审批，一般不得借出。

二是从工程特点看，引黄工程引水流量大、水泵扬程高、自动化程度高、水工隧洞长且埋深大、沿线地质条件极为复杂等特点，被国内外专家称作“极具挑战性的世界级引水工程”，规模之大、系统组成之复杂、科技含量之高、施工难度之大、资金筹措之难，都超乎人们的想象。作为国家重点工程和山西省的生命工程，省委省政府和全省各界支持力度很大，同时给管理者带来的工期压力、质量压力也很大，所以整个引黄工程建设过程中，一切工作服务于工程建设。从档案工作来讲必须全力提供查借阅服务，不论何时不论查借阅内容，都是立刻、毫无保留的提供。

2 转制为企业后对档案利用工作的新要求

2015年12月转制为企业后，档案工作开始接受山西省档案局考核。作为档案管理部部长，作者有了许多跟其它省属企业档案部门交流的机会，曾经去同煤集团、太钢集团、焦煤集团、晋能集团等企业多次交流，发现这些企业普遍对档案查借阅管理严格，区分不同的档案、不同的利用人，绝大多数时候是需要审批后才可以查阅的，借出档案一般是不允许的。 当时颇受触动。触动之余，结合在档案部任职一年多的体会，认识到在积极提供档案查借阅服务的同时，确实应该非常重视档案信息和档案实体的安全。尤其作为企业，在市场竞争中生存发展，必须有各种风险意识和对本企业知识产权的保护意识。对应到档案工作中，企业的许多档案，比如会议原始记录档案、会计档案、审计报告、财务预算和决算、招标文件、合同、设计图纸、基建档案、竣工图纸、水文地质方面的研究报告等、体制改革设计方案、纪检案件档案、法律案件纠纷档案等等，有的体现了企业的知识产权，有的是企业的核心秘密，这些档案，利用得好就是市场竞争的有力武器，利用得不好就可能成为伤害自身的凶器。

3 档案利用权限设计的原则

1）档案分类原则。首先要明确本企业全部档案其信息敏感程度是不同的，比如任职文件、规章制度等是需要所有职工周知并执行的，不存在敏感的问题，属于普通档案;而重大合同、招标文件、会计档案、审计报告、竣工图纸等这一类档案，其信息就敏感，在职工查借阅利用时候需要经过审批，就叫管控档案。

2）人员分类原则。是在档案分类原则之后的进一步划分权限时依据的原则。同为管控档案，其敏感程度并不都一致，管控程度也不相同。敏感程度一般的，所有的职工在经过审批后都是可以利用的;敏感程度更高的，比如集团公司董事会、总经理办公会等讨论重大人事议题、重大投资决策等时候的原始会议记录档案，就不是所有的职工都可以利用的。只有当初参与这个事情的，才可以利用，没有参与过的职工，一般情况是不允许利用的。所以，等于是把利用档案的职工做了一个分类。其分类的标准，就是是否在档案的前身——文件形成的过程中参与了相应的工作。

3）来源审核原则。到目前我们明白了需要对档案和职工分类来界定权限，紧接着的问题就是谁来分类，回答这个问题就用到来源审核原则。即：由档案产生部门负责人对集团公司某位职工是否可以查借阅某份敏感档案进行审批。 其理由是档案的前身是职能部门办理业务过程形成的各种类型的文件，是具体业务情况的反映，那么谁知道这类文件或者这份文件是敏感还是不敏感呢？这类文件或者这份文件谁可以用，谁不可以用呢？当然只有产生部门的负责人才是最清楚的。

4 档案利用权限设计

1）普通档案及其查阅权限。普通档案是指对集团公司职工而言，其内容不具有敏感性的档案。一般情况下，普通档案是由普发性文件归档而来。普发性文件是指发往集团公司所有内设部门及下属单位的如任职文件、规章制度等需要所有职工周知并执行的文件。集团公司职工查阅普通档案不需要审批，登记后可直接查阅。

2）管控档案及其查阅权限。管控档案是指对集团公司职工而言，其内容具有一定的敏感性的档案，如之前提到的会议记录本、招标文件、合同、会计档案、审计报告、竣工图纸、请示报告卡、人员花名册等档案，集团公司职工查阅管控档案需要审批。

管控档案根据管控程度不同，分为两种权限，一是其内容敏感程度一般，不限制利用人的档案，如董事会决议、会议纪要、会计档案、审计报告、财务预算和决算、招投标文件、合同、建设项目档案、人员花名册等，经过审批，所有的职工都可以利用;二是另外一小部分档案，信息更为敏感，必须限制利用人的档案，即使经过审批，也只有当初参与或知晓的该事情的职工才可以利用。即：

A会议记录档案，指集团公司党委会、董事会、总经理办公会、监事会等会议记录本、录音带、录像带等原始会议记录，原则上只有原参会人员可查阅。

B纪检案件档案和法律案件纠纷档案，原则上分别只有纪检部门职工、法律部门职工可以查阅。

有利用管控档案权限的职工，其利用审批流程是经过该职工所在部门负责人、档案产生部门负责人、档案管理部负责人同意后可查阅。且只能按批准内容查阅，不得翻阅无关内容。

3）档案借阅权限。不论普通档案、管控档案，都只在档案库房里保存了一份，一旦损毁或丢失，很难弥补。为保障档案实体的安全，职工可以查阅，也可根据需要复制，但一般情况下不得借阅。如确因工作需要借阅的，除履行相应的查阅手续外，还需经过档案管理部分管领导的审批。

5 执行中可能存在问题

可能存在的问题主要会发生在划定管控档案阶段和利用审批阶段。主要原因是业务部门负责人对利用档案进行管控的意义和重要性理解不同。不同的业务部门负责人的理解可分为三种情况：

比如纪检监察部门、法务部门、办公室等，就主动要求档案管理部对其纪检案件档案、法律案件纠纷档案和会议记录档案等进行控制，即：如果有职工提出查阅要求，必须要他们同意以后才可以查阅。

有的部门负责人走向另一个极端，他们虽然认可本部门有些档案敏感需要管控，但是处理的结果却变成了敏感档案不归档，锁在承办人或者负责人的办公桌里。

有的部门负责人则对档案是否敏感不置可否，究其原因不是不认可档案敏感，而是嫌参与到档案的划分和利用审批过程里麻烦。

因此说，想要真正实现对集团公司档案按敏感程度分类管理，对敏感档案进行利用权限的管控，还需要各业务部门负责人有一个深入认识的过程。

本文只探讨集团公司职工对档案的利用权限，实际上在工作中也存在大量的集团公司职工以外的第三方机构使用档案的情况，如审计事务所在结算审计、财政厅在项目评审时候都要用到大量的会计档案、工程项目档案、招标档案、合同等，这就需要从保守商业秘密和这些机构人员的职业操守方面进行分析，不在本文的探讨范围。