我院物流管理系统的设计与实现

张连军，金梅，赵东旭，马鲁燕，慈爱萍

济南市第五人民医院，山东 济南 250022

引言

近几年，随着医疗技术的发展及微创技术的广泛应用，卫生材料支出占医院成本支出比重逐年上升。作为医院医疗服务工作中的一个重要构成部分，卫生材料管理质量的好坏不仅关系着医疗服务水平，同时还关系着医院整体管理水平，对于医院良好形象塑造以及可持续发展有着非常重要的作用[1]。2017年，城市公立医院综合改革对进一步控制医疗服务成本提出更高要求，将控制医疗卫生费用增幅≤10%、百元医疗收入卫生材料支出≤20元等指标纳入医院及院长年度考核中。因此，医院运行成本的精细化管理必将成为医疗卫生机构高度重视的有效管理手段。另外，医院运行物资中卫生材料的采购、销售、使用全过程的管理也是医院经济管理的重点[2]。

1 我院物流管理系统设计背景

2016年1月，我院与信息科技公司共同设计开发医院物流管理系统。该系统针对医院物资管理与医疗费用及绩效管理之间存在的信息孤岛现象，以及物资管理数据滞后的情况，借助医院信息网络平台，通过建立覆盖全院的卫生材料供应链管理体系，实现物资科室请领、请购、供应商采购及配送、库房管理、植入性材料等高值耗材与病人信息的绑定管理、病区及手术室等的二级库房管理，并将材料物资的消耗与成本核算、绩效考核、HIS等财务管理软件紧密结合[3-4]，有效提高了运行成本的管理水平。

2 系统设计

2.1 系统平台

该软件开发平台软件为Microsoft Visual Studio 2015；系统开发语言为C#；数据库管理系统软件为Microsoft SQL server；运行平台采用Windows server 2008 R2；采用HP服务器。

该系统基于快速开发平台构建开发，该开发平台由业务模型系统、消息引擎、规则引擎、报表系统、运维与监控平台、ETL（Extract-Transform-Load）等七个主要组件组成（图1，表1）。

图1 开发平台的结构组成

表1 各组件功能介绍

2.2 运行环境

结合医院现有信息化建设基础设计，软件系统运行环境有最低配置要求，如表2。

表2 软件系统运行环境最低配置要求

2.3 程序描述及流程

2.3.1 系统组成

该系统由高值卫生材料管理和常用卫生材料管理两个模块构成，又分为医院一级库及科室二级库两级管理，共计4个管理模块。其中，高值卫生材料管理模块流程图，如图2；常用卫生材料管理模块流程图，如图3。

图2 高值卫生材料管理模块流程图

图3 常用卫生材料管理模块流程图

2.3.2 系统流程

按照管理需求，设计请领、发放、接收、追踪、核减及期末盘点等功能。

3 系统实现

3.1 建立医院两级库位管理模式

3.1.1 医院一级库点构成

按照管理职能划分，高值卫生材料管理模块主要运行于医学装备科库点；常用卫生材料管理模块主要运行于消毒供应中心材料库点、检验试剂材料库点、医学装备材料库点。

3.1.2 医院二级库点构成

按照管理职能划分，高值卫生材料管理模块主要运行于手术麻醉材料库点、介入诊疗材料库点、医学影像材料库点、内镜诊疗材料库点等；常用卫生材料管理模块运行于医院各临床、医技等科室库点。

3.2 完善并落实系统功能

3.2.1 统一“物资词典”，奠定物资精准管理基础

按照《医疗器械分类目录》分类要求，建立统一的医院HIS管理系统及财务管理系统的“物资字典”。物资基本信息主要由名称、类别、价格，物资生产商、供应商及招标等信息，以此，建立与医疗服务费用或医嘱之间的标准关联。

3.2.2 统一医院、科室各级库点管理功能

（1）入库管理功能。医院一级库点接收二级库点请领计划并汇总、生成医院采购计划；按照采购计划接收实物、审核后办理入库手续，入库时选择供应商、物资名称信息后，系统自动校验与物资相关信息的有效性；设定数据库维护的基础信息标准，物资入库时必须完善生产批号、生产日期、灭菌日期、有效期等信息。医院二级级库点审核实物后接收入库（图4）。

（2）出库管理功能。医院一级库点审核通过科室请领计划后调拨出库至相应科室，科室二级库点审核确认后接收入库；同时，医院二级库点根据医疗收费或医嘱信息自动核减库存。

图4 高值卫生材料入库操作界面截图

（3）库存管理功能。各级库点在库物资实时查询，通过期末对账查询窗口，生成不同统计口径的供货商对账报表、科室对账报表等，满足科室或者供货商的盘点需求。按照医院管理需求，自定义设定的物资库存量（高或低）限制及有效期报警时限，系统自动标示该物资的当前状态，有效的杜绝了信息系统对于过期物资未及时提醒，导致卫生材料过期的风险[5]，提升物资的管理安全水平。

3.2.3 实现高值卫生材料信息追溯

该系统高值卫生材料为“零库存”管理模式。设计理念上遵循一物一码原则，依据物资入库信息生成二维码并与实物一一对贴，科室使用后扫描二维码自动核减库存，借此建立了物资与费用、医师及患者等相关信息的关联。由此，借助二维码扫描，系统将高值耗材使用与患者信息相关联，为术后的追溯提供了便捷，完全符合卫计委对高值耗材追溯的要求[6]。保障了其核心问题即质量、安全、一次性、可追溯。高值卫生材料一物一码实际应用，如图5。

图5 高值卫生材料一物一码实际应用

3.2.4 建立卫生材料基于“费或量”的精准管理

我院医用卫生材料管理按照其使用或医疗收费情况主要分三类：① 计价卫生材料，如注射器、骨科植入材料等；② 非计价的计量材料，如换药包、导尿包等；③ 非计价非计量材料，如洗手液、碘酒等。该系统重点管控计价及非计价的计量卫生材料，并依据材料分类设计物资管理模板，借助与HIS系统的数据接口，以统一的“物资词典”为基准自动核减库存。

3.2.5 推进医保对应及价格审核管理的联动

依据医疗保险及医疗服务价格管理工作要求，系统设计了医保对应及价格审核联动监管功能，该功能以卫生材料与医疗服务费用、医疗保险费用管理数据库等对应关系为基础，重点实现了计价（计量）卫生材料进价→加价→售价的全程监控，解决了医院多年存在的“卫生材料管理系统出库系统和收费系统相互独立，不能详细了解卫生材料的收费情况，有违规收费的风险”[7]问题。确保了医院卫生材料销售价格的准确性，杜绝溢价情况发生。

3.2.6 进一步完善物资安全管理体系

按照医院医用卫生材料管理办法要求，该系统设有卫生材料资质审核、质量监督功能，重点落实医院卫生材料的资质管理及质量控制职能。该功能根据数据库信息自动效验卫生材料注册证号是否有效、代理公司是否有产品销售资格等信息，在卫生材料或者公司信息出现过期等问题时，系统会弹出提示并拒绝录入入库信息，未获得许可的卫生材料无法录入系统。供应商及生产商的资质管理功能程序界面截图，如图6。

图6 供应商、生产商的资质管理功能程序界面截图

4 应用效果

我院医院物流管理系统运用现代信息技术对物流过程中产生的全部或部分信息进行采集、分类、传递、汇总、识别、跟踪、查询等一系列的处理活动[8]。同时，医院借助物资信息流贯穿于整个物流环节的始终，且物流信息系统与医院的整个信息系统相联系，使医院对就诊流程、财务管理、物资消耗有一个实时动态的把握，有效推动了医院物流的科学管理[9]。院内科室客户端运行监控界面，如图7。院内物流管理指标展示界面，如图8。

图7 院内科室客户端运行监控界面截图

4.1 医院物资管理工作获得完善的精准数据

该系统建立了精准的医院运行物资信息。运行前，医院财务管理系统中物资类别10441条，针对系统中存在的不同物资或不同供应商因相同价格合并信息的情况，从入库源头入手，按照物资注册名称、规格、价格、供应方、生产商等信息，结合实物一一对应，维护“物资词典”基础信息，系统运行后医院物资11919条，实现了物资信息与实物的一一对应。我院物资类别条数变动情况如表3所示。

图8 院内物流管理指标展示界面截图

表3 医院物流信息统计（条）

4.2 医疗服务收费行为得到有效监管和进一步规范

该系统推动了医保对应、价格审核等管理职能的前置，建立了卫生材料与医疗服务收费之间的精准对应及运行数据的实时监控。运行前，财务管理系统中计价（计量）卫生材料信息4526条，医疗费用系统中卫生材料信息3921条，存在“同等价格整合”或“串换收费”情况；运行后，计价（计量）卫生材料信息5821条，医疗费用系统中卫生材料信息5821条，实现了卫生材料收费与实际应用的精准管理，为规范各科室医疗服务收费行为奠定了基础。具体数据变化如表4所示。

表4 卫生材料（计价、计量）信息（条）

4.3 临床科室成本自我管理能力极大提升

该系统全面覆盖了我院各临床、医技科室53个“三级库点”，同时，基于精准数据的入、出库、期末盘点及监控报警的科室物资管理，有效提升了科室物资成本的自我管理水平。运行初期，医院各科室库存盘点共计401.9万元，运行半年后，实时库存金额明显减少，趋近医院七天物资储备量，共计198.85万元，减少212.05万元，在保障医疗服务正常运转的情况下，有效降低了医院的库存沉淀。从表5中可以看出，运行后医院各科室实际库存量更趋近医院理想物资储备（七天）要求。

4.4 我院“医改关键指标”控制取得显著成效

该系统通过与财务管理、绩效评价系统的数据共享，以及基于精准数据的医用卫生材料的事前分析、事中监测及事后追踪，进一步完善了我院“推动重点专业发展、部分材料实时管控、实现医院总体成本有效控制”的医改关键指标考核细则。近四年来，百元医疗收入卫生材料支出指标的持续降低。我院百元医疗收入卫生材料支出下降情况，见表6。

表5 科室物资储备（七天）库存量统计表（万元）

5 结束语

我院医院物流管理系统是基于医院组织架构和现行管理模式而设计的，对医院物流进行计划、组织、指挥、协调和控制，包括对物流系统环节（运输、存储等）的管理、对物流系统要素（人、财、物、设备、方法、信息等）的管理、对物流活动集体职能（物流计划、质量、技术、经济等）的管理。医院物流的有效管理可使医院物流所涉及的各项活动实现最佳的协调配合，降低物流成本，提高物流效率和经济效益[10-12]。

该系统运用信息技术通过流程优化、功能整合进一步规范了医用物资的采购、配送、应用、核算、追溯、监管等一系列关键环节，为医院运行物资的精细化管理搭建了崭新平台。同时，作为卫生材料规范管理的有效工具，通过高值卫生材料管理、常用卫生材料管理模块，建立了基于物资流程视角，以物资质量为基础，以物资监管为重心，注重决策分析、推动发展的管理模式，实现了自卫生材料采购入口、运行过程及质量及结算结果的全程数字化管理，为下一步打造“淘宝模式”的物资管理模式奠定了基础[13-14]。