档案管理存在的问题及策略探讨

张盈盈

摘 要：档案管理在事业单位的日常运行和整体发展中具有重要的作用。随着信息化时代的到来，我国事业单位的档案管理工作开始出现一系列的发展滞后问题，如管理设备老旧、管理手段单一、档案信息利用率低等。这些问题的存在给事业单位的快速发展带来了不利影响，所以加强对档案管理的重视程度，引进先进的管理手段，推进档案管理的信息化建设十分必要。

关键词：档案管理；问题；策略

一、档案管理中存在的问题

（一）工作人员对档案管理重视程度不够

不同于一般企业，事业单位大多隶属于政府，一直以来在工作形式和管理上都变化不大。受传统思维影响，事业单位在档案管理上也过于保守和懈怠。其实随着市场环境的变化和竞争的加剧，一些传统的工作方式已经不再适用于现代社会的发展。而从我国事业单位档案工作管理现状来看，普遍存在对档案管理工作重视程度不足的状况。甚至有些单位认为档案管理只是各种文件资料的堆砌和整理，所以并不聘请专业的档案管理人员进行档案管理。同时，单位内部缺少档案管理的相关制度和统一标准，更缺少有效的监管机制，致使档案管理工作效率低下，质量不合格。

（二）档案管理模式和设备落后

目前仍然存在一些事业单位的档案管理模式还以传统的账目记录以及纸质记载为主，这种管理方式明显无法适应竞争激烈的市场需求。落后的管理模式必定导致运营效率的地下，最终导致与信息技术高速发展的社会脱轨。管理模式的落后与单位领导的管理理念关系密切，因为更新管理模式不仅包括专业技术与管理方法方面，还包括对管理设备的更换。而一些事业单位领导对档案管理工作重视度不高，致使单位中档案管理设备古老、陈旧，严重阻碍了事业单位档的案管理效率，限制了档案管理工作人员正常水平的发挥，最终影响了事业单位档案文件的使用效率和功能。

（三）档案利用效率低

事业单位一般不像企业、公司一样重视经济效益，在工作风格上也并不过分追求效率。所以，在档案管理工作中也存在一定的官僚主义作风，忽视了档案工作的宣传和管理，对档案资源以及相关的信息资源不能够高效地利用，无法发挥档案管理的积极作用。很多事业单位的档案管理工作几乎就是信息的记录和保管，当档案收集归档后就被束之高阁，然后随着岁月的流逝慢慢失去它的价值。事业单位对于档案信息的应用只是被动地接受它的变革，而并没有根据事业单位的实际发展状况开展相应的工作。这种过于单一的管理方式，很大程度地制约了事业单位档案信息的有效利用。

（四）档案管理信息化水平低

事业单位的档案信息是一种十分重要的信息资源，它可以为单位的健康发展和科学决策提供数据依托，从而提高单位的综合竞争力。所以，在事业单位的管理中，应该提高档案信息的安全保护水平，这就需要改善档案管理手段，通过网络信息化方法加强档案的保密性。但是，现阶段的很多事业单位缺乏专业的高素质计算机网络人才，无法实现档案资源的人机合一系统管理，甚至出现对互联网技术和计算机操作捉襟见肘的窘境。在信息化技术泛滥的形势下，事业单位档案信息化管理应该是基础问题，数字化管理水平也不应成为拖累。

二、档案管理问题的优化策略

（一）转变档案管理理念

在这个日新月异的新时代中，事业单位应该顺应时代的发展，打破传统的思想束缚，转变工作风格和档案管理理念，加强对档案管理工作的重视。首先要聘用专业的档案管理人才承担档案管理工作，并加强对档案管理人员的日常监管和培训，建立档案管理人员考核制度，不断更新和丰富档案管理人员的专业知识，激励档案管理人员的积极工作态度，以保证事业单位档案管理工作的高质高效。其次要树立科学合理的档案管理理念，针对不同类型的档案资料制定不同的档案管理方案，明确档案管理目标。

（二）更新设备，建立现代化档案库房

要实现事业单位档案文件的现代化管理，需要从新技术、新设备、新模式等多方面共同入手。针对部分事业单位设备陈旧问题，事业单位的领导层面应该加强重视，根据单位的实际发展状况更换管理设备，以保证档案管理工作的正常运行。档案管理过程中，档案保管是重要的组成部分。所以，建立现代化档案库房十分必要。首先，在檔案室建立现代化管理系统，结合计算机网络技术，对库房中的档案信息实行动态管理，并在库房中安装监控和温控设备，对档案库房内部的温度、湿度以及安全隐患进行实时监控和排查。同时设置计算机自动报警系统，加强档案库房的安全功能。

（三）统一档案管理工作标准

档案资料的管理过程中需要一定的信息交换和分享，而档案本身具有纸质和电子形式的区别。所以，建立统一的档案管理标准十分关键。只有科学、合理的档案管理制度和统一的工作标准才能够实现档案管理的有序性和高效性，发挥档案资料的最大价值。首先，在管理系统的创建中，会遇到一些过分强调单位特殊性，管理方式不可更改的状况，对此要积极协调，从多方面考虑管理标准的尺度。其次，在创建档案系统时，要统一档案的数据格式、文件属性、档案著录格式和管理系统，使所有的档案资料都能够在此系统中保存、传递和分享。另外，要规范档案管理流程，减少工作中的失误，提高档案管理工作的专业性。

（四）加强档案管理信息化建设

引进先进的档案管理手段，推动档案管理信息化建设是完善事业单位档案管理工作的基础。事业单位要构建同步的信息化管理系统，将单位档案部门信息系统与其他部门的管理系统相联合，以实现信息业务的对接。同时积极运用多媒体信息技术，结合相应的科学技术，建立事业单位档案信息数字化数据库，对档案资料的进行数字化处理，以统一的标准进行管理，尤其是对文件格式、图文编码等方面进行规范化、严格化管理。另外，定期对数据库进行更新升级，以保证档案数据库的安全性和准确性。

三、结语

随着网络的普及和信息化水平的提高，事业单位的市场竞争也日益激烈。档案管理是事业单位工作中的重要组成部分，单位的领导人员应充分重视档案管理工作的重要性，加强对档案管理人员的专业素质提升，建立档案管理统一标准，从多个方面改进和优化档案管理效率和质量，促进事业单位的健康发展。

参考文献：

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