高职院校合同管理内部控制优化研究

戚燕

摘 要：目前，各高职院校都制定了合同管理制度，但在实际操作过程中仍存在诸多问题。鉴于此，本文以常州刘国钧高等职业技术学校为例，进行合同管理制度、流程、职责等优化研究，从而实现对合同管理全过程实施有效控制与监督。

关键词：内部控制;合同管理;优化

一、引言

本文所指合同是高职院校开展政府采购、工程建设、教育教学服务外包等活动中签订的经济合同。合同管理内部控制是指对合同订立、履行、变更、转让、终止以及监督等一系列活动的总称，是行政事业单位经济业务层面内部控制建设的重要组成部分。合同管理是高职院校内部控制建设的重要组成部分，强化合同控制与管理，有利于促进合同有效履行，切实维护高职院校的合法权益，防范和控制相关法律和业务风险。为提高高职院校合同管理，维护高职院校合法权益，防范相关法律和业务风险，拟从完善制度、明确岗位职责、再造业务流程等方面进行合同管理内部控制优化。

二、合同管理的现状

常州刘国钧高等职业技术学校是全额拨款的高职学校（以下简称学校），学校在2016年按照财政部要求实施内部控制建设，目前已完成内控制度建设与经济业务流程设计，编印《学校内控手册（2018版）》。学校在2012年制定合同管理办法，实际工作过程中发现存在：

1.管理制度不健全

（1）合同归口管理部门不明晰。学校各项业务活动繁杂，各院、系（部门）从各自教育教学与科研活动的需要开展业务洽谈、签订合同。由于现行的学校合同管理制度中没有明确合同归口管理部门，导致在合同谈判、合同审批、合同履行、合同归档等过程中，常常出现各自为政或互相推诿的现象，给学校造成不必要的风险。同时，由于合同散落在各个部门，各部门疏于合同及相关资料的保管、导致合同后续事宜（例如合同纠纷）处理不利;对于执行完毕的合同未能及时进行评估、整理归档，不利于掌握学校合同总体情况及重大合同的履行情况，也不利于形成学校合同全过程的封闭管理。

（2）合同审批、会签制度不健全。学校合同主要包括基本建设、维修、物品采购、劳务支出、联合办学、技术服务等，各合同涉及金额大小、内容复杂性、专业技术性均有不同，在现行的合同管理制度中，学校未能根据合同标的、内容及专业性建立相应的授权审批和会签制度、未明确相关的审批权限与流程，导致“大小合同一把抓”，形式上有会签审批程序，但实质上未真正做到“各负其责”，反而出现会签和审批形同虚设的局面，造成合同审核与审批风险。

2.专业人员与岗位职责不明晰

（1）缺乏合同管理专业人才。学校合同在论证、签订、管理过程中，往往涉及会计、审计、基建、采购、金融、法律，以及其他相关技术专业知识，学校目前尚未配备合同管理专业人才，在签订影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同时候，仅凭学校现有的财务和后勤等部门管理人员，难以对合同的风险进行准确的专业判断与管控。

（2）未建立岗位牵制机制。学校现有合同管理制度中明确“要建立合同的岗位牵制机制”，但并未对合同谈判、合同签订、合同执行、合同印章保管、合同收付款、合同归档等岗位，进行风险梳理和细化岗位职责，导致“内部牵制机制”没有真正落到实处，引起合同管理过程的混乱。

3.业务流程不完备

学校目前合同管理业务主要概括为：合同订立、合同履行、合同归档等三个方面。具体业务控制流程如图1所示。

（1）流程尚未覆盖全部合同业务环节。学校合同流程中缺乏合同调查环节，易导致因未开展前期调查增加合同履行过程中风险;缺乏合同监督评价环节，如既未对合同签订、合同履行和合同管理情况进行监督，也未对履行完毕的合同进行评估，导致合同监督机制缺失，对于合同管理过程中出现的问题，也难以追究责任。

（2）流程信息化平台建设滞后。由于学校合同管理流程尚未真正完善和固化，导致无法开展信息化平台的建设，合同管理过程中信息交流、合同履行进度、付款情况等，仍依靠记录“台账”方式管理，既不利于部门之间及时沟通，也不利于及时、有效监控合同履行情况。

三、合同管理的优化与改进

1.优化制度

合同管理制度是内部控制的重要组成部分，学校依据《行政事业单位内部控制规范》之规定，进行优化：

在学校合同管理制度中补充“办公室（下设法务部）为学校合同的归口管理部门”。明确合同归口管理部门负责确定合同业务的程序和要求;参与重大合同谈判、审核与签订等;管理合同专用印章;参与合同履行纠纷处理;对于执行完毕的合同及时进行评估、整理归档，掌握学校合同总体情况及重大合同的履行情况，实现学校合同全过程的封闭管理。同时，建立财务处、资产处和办公室沟通协调机制，将合同管理与预算管理、资产配置、经费收支相结合，提高资金使用效益和資产配置效率。

补充合同审批、会签管理制度。在学校现有的合同管理制度基础上，补充制定《合同审批与会签管理制度》。强化学校对外订立合同实行分级分层授权审批与会签审核管理。学校法定代表人授权，委托被授权人在指定范围和期限内，代表学校签订合同，严禁未经授权对外订立合同。同时，根据合同标的额、合同事项，将学校合同分为一般合同、重要合同、重大合同，根据不同类别合同，实施合同会签审核与审批。

明确合同会签部门严格审核合同核心条款和关键细节，包括合同数量、质量、技术标准、价款及结算、履行期限及方式、违约责任和争议处理、合同变更及解除条件等。合同会签审核意见时，禁止使用“原则同意”或“基本可行”等模糊性语言，并对其业务范围内的合同内容负直接责任。

2.优化人员配置与岗位职责

在人员配置方面。学校通过采用专、兼职方法，选拔和配备合同管理专业人才，并将合同管理人员纳入学校关键岗位人员进行规范管理，实施专项培训，提升业务能力;另一方面，对于签订影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同时，聘请企业或行业专家，参与合同前期调研或合同项目论证，降低合同签订与履行风险。

在岗位职责优化方面。首先，根据“互相制衡”与“不相容岗位”原则，确立合同业务管理不相同岗位：合同谈判与审批、合同签订与执行、合同签订与印章保管、合同执行与收付款等。

其次，根据合同商谈、草拟、谈判、签订、履行、后续管理等过程，重新梳理合同各个节点上的风险点，形成合同订立、合同履行、合同后续管理三大方面风险清单，同时根据风险清单明确责任人、制定风险防范措施，形成风险清单。

最后，针对合同风险清单，细化各个岗位的职责，形成岗位职责表单化。

3.优化合同业务流程

再造合同业务流程。重新梳理合同管理中各个业务流程，完善合同前期调查、合同执行跟踪、合同数据分析与评估等业务环节，并在实际工作中逐步修正，最后达到合同管理内部控制的流程固化，为构建信息化系统做准备。

4.搭建合同管理信息化平台

随着不断完善合同内部控制制度、明确岗位职责、优化业务流程，逐步实现业务与财务管理相结合，实施内部控制的信息化管理，解决校园内部“信息孤岛”问题，提高合同管理内部控制工作效率。

目前，学校通过“用友U8”财务与内部控制软件，将合同控制与账务有机衔接，做到合同管理与资金支付结合，同时通过授权开放合管理端口，实现合同录入、审批、执行与资金支付、归档等全过程管理。

四、结语

随着行政事业单位内控建设的不断推进，高职校合同管理内部控制将随着经济与业务活动不断更新与完善，本文以常州刘国钧高职校合同管理控制为出发点，从管理制度、人员与岗位职责、业务流程等方面进行了优化研究，强化合同管理、防范经济风险，但由于不同高职校间存在差异，应结合各自学校实际情况开展合同管理内部控制建设。

参考文献

1.财政部.行政事业单位内部控制规范（试行），2012.

2.李敏.公共部门控制规范.上海财经大学出版社，2017.

3.张庆龙.行政事业单位内部控制建设原理与操作实务.北京电子工业出版社，2017.

（责任编辑：王文龙）