高校档案馆（室）引进勤工助学学生现状调查研究

刘淑娟 靳海进 廖颖

中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》创新性提出：“要规范并支持社会力量参与档案事务”，国家档案局领导在多次会议讲话中要求“要着眼新的档案工作合作者，及时吸收利用他们参与档案工作，以缓解档案部门人少事多的矛盾”。大学生作为高校宝贵的人力资源，是参与高校档案事务的重要力量来源和“档案工作合作者”的重要组成部分。高校的勤工助学政策，为档案馆（室）以勤工助学的方式引进在读学生参与档案事务，提供了人员、经费及制度保障。在日常档案工作中引进勤工助学的学生，规范并支持他们参与档案工作，业已成为高校档案馆（室）的一项重要工作。

一、研究思路与方法

以上海13所一流大学建设高校、一流学科建设高校、地方高水平建设高校、上海市重点高校的档案馆（室）勤工助学工作为样本（详见表1），通过对其勤助工作管理负责人的问卷调查，获取其引进勤工助学学生的基本数据。这13所层次不同的高校及其档案馆（室）的建设和管理现状是上海乃至全国高校的缩影，故此调研结果能较全面地反映出目前高校档案馆（室）引进勤工助学学生的现状、存在的问题以及未来发展的方向。

采用样本定量研究方法，从档案馆（室）管理的角度设计调查问卷，全面了解各样本单位引进勤工助学学生的基础数据，包括馆藏总量、年增量、工作人员编制数量、现有勤工助学学生数量、引进勤工助学学生的方式、要求与学历结构等。在调查问卷的基础上对样本单位进行实地调研或者电话访谈，确保调研数据的完整、准确。本次调研共发放问卷13份，回收13份，实地调研8次，电话访谈13次，有效率100%。

二、样本调查数据分析

1.样本单位引进勤工助学学生的背景和现状分析

13个样本单位均引进了勤工助学学生，其基本数据如表1所示。笔者根据表1的基础数据，进一步分析馆藏总量与工作人员编制数量的关系、勤工助学学生数量与工作人员编制数量的关系、勤工助学学生数量与人均工作量的关系，多角度分析13个样本单位引进勤工助学学生的背景和现状。

（1）馆藏量与工作人员编制数量的关系：“人少事多”

目前，关于档案馆馆藏量与人员编制规定的唯一的法规是劳动人事部、国家档案局于1985年颁布的《地方各级档案馆人员编制标准》。虽然如今的档案信息化技术和设备先进程度与1985年相比有了很大的进步，工作效率也大幅提高，但是随着高等教育的连年扩招，每年档案的进馆数量呈现高速增长态势，档案利用需求倍增，档案服务工作量持续增加，档案开发程度不断加大，社会及民众对档案文化传播、校史文博展陈等工作质量的要求日渐提高，维护档案实体和信息安全等任务也不断增加，这些工作都亟须大量人力来支撑。国家档案局领导曾在政协提案提出，各级国家档案馆人员编制偏少的问题愈显突出，并呼吁重新制定新的档案馆人员编制标准。在新的《地方各级档案馆人员编制标准》没有出台的情况下，暂且将之作为参考。

参照此标准的最低标准，按照高校档案馆综合档案“馆藏一万卷基础编制人数五人;馆藏超过一万卷不足三十万卷的，其超过部分每五千卷增配一人;超过三十万卷的，其超过部分每七千卷增配一人”来计算，得出13个样本单位的标准编制人数对比图。因馆藏单位卷和件的统计方法不同，此图会有一定误差。馆藏学生档案和人事档案等专门档案的单位其人员编制还可以增加，但由于没有具体的计算标准，此图没有囊括在内。

13个样本单位的实际人员编制均少于标准编制。而且调研发现，13个样本单位工作人員编制并未随着馆藏量的增加而增加，“人少事多”的矛盾突出。

（2）勤工助学学生数量与人均工作量之间的关系：不成正比

理论上来讲，人均工作量越多，工作量与人员短缺的矛盾越突出，需要的勤工助学学生也越多。人均工作量取决于不同档案门类的工作内容、上游兼职档案员基础性工作是否到位、拓展性工作开展的深度以及信息化技术水平等因素，所需数据繁多，因此，笔者引入人均馆藏量和人均增量两个数据，作为人均工作量的参考值。

高校档案馆（室）主要馆藏档案门类有综合档案、学生档案和人事档案三类。13个样本高校档案馆（室）的业务门类中全部包括综合档案，其中有7所高校仅有综合档案门类，占调查总数的53.8%，且以国家一流大学建设高校为主;3所高校有综合档案、学生档案和人事档案三大门类，占调查总数的23%，以市属重点高校为主;2所高校有综合档案和学生档案两大门类，占馆藏总数的15%。高校档案馆（室）的主要工作是围绕馆藏档案门类开展的档案“收”“管”等基础性工作以及在“用”的基础上开展的档案及校史编研、展陈等拓展性工作。人均馆藏量是基础性工作和拓展性工作开展的基础，可以反映出各样本单位的人均工作基数。人均年增量主要是以“收”和“管”为主的基础性工作，可以反映出不同档案门类的人均年增量。

样本单位的人均馆藏量和人均年增量均按照三大门类分别计算再叠加的方式计算。学生档案和人事档案的人均馆藏量按照馆藏总量/科室人数计算，综合档案人均馆藏量按照综合档案馆藏总量/（总编制人数-学生档案和人事档案工作人数）来计算。人均年增量按照档案门类年增量/档案门类科室人数来计算。以此数据为基础，绘制出如下勤工助学学生数量与人均馆藏量、人均年增量关系图。

通过此图可以看出，拥有档案门类越多的单位，其人均基础工作量越大。但勤工助学学生数量与人均基础工作量并不成正相关关系，可见，引进勤工助学学生并非所有高校用来解决“人少事多”的矛盾的方式，或者并非所有高校都根据实际工作需要来引进勤工助学学生。

（3）勤工助学学生数量与工作人员数量的关系：校际间不均衡

笔者根据表1的数据绘制了13个样本高校勤工助学学生数量与工作人员数量比例折线图。

勤助学生与工作人员数量比例最高值为1.79，最低值为0.11，平均数为0.61。超过平均数的有6个单位。数值大于1的，即勤工助学学生人数超过工作人员数量的单位共有5个，其中60%为一流大学建设高校。可见，虽然样本高校全部引进了勤工助学学生，但校际间引进程度并不均衡，一流大学建设高校档案馆（室）勤工助学资源更为丰富。

2.影响样本单位引进勤工助学学生数量的因素分析

档案馆（室）勤工助学学生的引进工作是与勤工助学管理部门配合完成的。据调研结果显示，38.4%的样本单位完全根据实际工作需要决定勤工助学学生的引进人数，勤工助学管理部门不设置人数限制，这部分高校以985和211高校为主;53.8%的样本单位受勤工助学管理部门名额限制的影响，每年引进的勤工助学学生数量基本固定，不能按照实际工作需要来招聘学生;7.8%的样本单位会受到本馆（室）工作人员缺编的影响，根据缺编人数和勤工助学管理部门的名额限制来决定本年度引进的勤工助学学生数量。这一数据恰好解释了图2中勤工助学学生数量与人均工作量不成正比的原因。

3.样本单位引进勤工助学学生的方式分析

调研结果显示，样本单位引进勤工助学学生主要有三种方式： 30.8%的样本单位采取勤工助学管理部门统一招聘派工的方式，此种方式下，档案馆没有自主选择权，只能被动接受派来的学生，会出现学生不适应档案工作的情况;38.4%的样本单位采用档案馆自主招聘的方式，此种情况赋予档案馆较大的自主招聘权，但存在因学生对档案工作不了解等原因造成的招不到学生的情况，或者招到的学生并非勤工助学管理中心要求的贫困生的情况;30.8%的样本单位采取勤工助学管理部门统一招聘派工与档案部门自主招聘相结合的方式，这种方式有效的解决了前面两种招聘方式的弊端，但是可能会更浪费时间。

4.样本单位引进勤工助学学生注重的因素分析

档案工作是一项政治性很强的工作，兼具科学性、文化性和服务性。这对档案工作者提出了具体的要求，既要有较高的思想政治觉悟，又要有专业工作能力。据调研结果显示，13个样本单位引进勤工助学学生看重的因素主要有5点，按照重要程度排序依次为：个人能力因素（92.3%）、思想政治因素（76.9%）、个人经济因素（61.5%）、专业因素（23.1%）和民族因素（7.7%）。

5.样本单位引进勤工助学学生的学历结构情况分析

据调研结果显示，13个样本单位引进的所有勤工助学学生中，研究生占45%，本科生占55%，其比例结构受勤工助学管理部门学历结构配置额度的影响;研究生以从事助管工作为主，本科生以基础操作性工作为主。46%的样本单位招聘的研究生比例超过本科生，以985、211高校为主;54%的样本单位招聘的本科生比例超过研究生，以地方市属高校为主。

三、结论与存在的问题

1.“事多人少”矛盾突出，普遍引进勤工助学学生参与档案事务，但校际间引进程度不均衡

“事多人少”矛盾已成为制约高校档案馆（室）档案事业发展的“瓶颈”。虽然很多高校采取了向社会购买事务性管理服务、更新换代档案设备、提高档案管理的信息化水平等方式来缓解人少事多的矛盾，但是受经费所限，并非每个高校都可以如愿以偿。在高校勤工助学政策的支持下，引进勤工助学学生成为高校档案馆（室）的必然选择，但是校际间引进的程度不均衡，明显的体现在勤工助学学生的数量和人均工作量关系上。一流大学建设高校档案馆（室）引进勤工助学学生数量相对更多。

2.档案馆（室）引进勤工助学学生的数量、方式和学历结构受到勤工助学管理部门的制约

高校的勤工助学管理经费主要由两部分组成，校级拨款的勤工助学管理经费和用工部门内部的项目经费。前者由学校勤工助学管理部门统一管理，故勤工助学管理部门会根据经费情况统筹安排校内各部门勤工助学学生的招聘人数、方式和学生学历结构。后者由用工部门管理，可以实现自主招聘。据调查结果显示，69.2%的样本单位由勤工助学管理部门掌管勤工助学经费，仅有30.8%的样本单位有部门勤工助学项目经费。

档案馆（室）勤工助学学生的引进数量、方式、学历结构方面各样本单位间都存在一定的差异性，并无具体优劣之分。但在实际引进过程中，档案馆（室）会不同程度的受到勤工助学管理部门的制约，导致招不到适合档案工作的勤工助学学生，影响勤工助学的效果。

3.档案馆（室）与勤工助学管理部门在引进要求方面存在冲突

两个部门因开展勤工助学活动目的不同造成引进要求的冲突。勤工助学管理部门的主要目的是帮困和育人，如《高等学校勤工助学管理办法》第19条规定：安排勤工助学岗位，应优先考虑家庭经济困难的学生。而档案馆（室）的目的是利用学生完成档案工作，注重学生的个人能力、思想政治品德和工作效率。这导致档案馆（室）和勤工助学管理部门在引进要求上出现冲突，以致出现档案馆（室）招聘的勤工助学学生非贫困学生的情况，而且用工部门的自主招聘会加剧这一冲突。

四、策略与建议

1.支持并引进勤工助学学生，重视其对档案工作的促进作用

勤工助学学生作为高校档案事务的重要合作者，将会在档案工作中发挥日渐重要的作用。支持并引进勤工助学学生，是高校档案馆（室）支持并参与高校“资助育人”工作，推进档案文化育人，缓解基础性工作连年增长压力，化解“人少事多”的矛盾，深化高校档案结构改革，实现档案馆（室）由“传统档案馆”向“智慧档案馆”转型的重要途径之一。

2.多渠道筹措经费，根据实际工作需要自主决定引进勤工助学学生的数量、方式和学历结构

除了校内勤工助学经费外，档案馆（室）要多方筹措经费，想方设法掌握引进勤工助学学生的自主权。如借鉴国外高校档案馆的经验，通过向校友或者社会招募捐款或资助的方式，筹建档案基金会，设立“档案”相关奖学金，設立专项档案研究基金等方式自主引进适合档案工作需要的勤工助学学生，联合档案工作人员一起进行档案资源的开发，让躺在库房中的大量档案“活”起来。

3.因校施策，相互协商化解档案馆（室）与勤工助学管理部门的冲突

首先，档案馆（室）要严格遵守《高等学校勤工助学管理办法》规定引进勤工助学学生，为勤工助学学生搭建全方位育人平台，这是档案馆（室）能持续开展勤工助学活动的前提;其次，在法律规定的范围内，档案馆（室）与勤工助学管理部门相互协商，分权管理。如通过部门申请勤工助学项目经费的方式，让档案馆（室）拥有一定的经费管理权和更多的自主招聘权，以根据实际情况适当增加学生数量，保证招到能满足工作需要的学生。可借鉴东华大学和上海财经大学档案馆等单位的案例，他们都拥有部分勤工助学管理项目经费，与勤工助学管理中心一同支付勤工助学学生薪水。

（作者单位：上海理工大学档案馆）