工程建设项目档案质量的思考与实践

付亚冰

【摘 要】随着我国现代化脚步不断加速带来的工程建设的全面发展，在工程建设项目上需要进行施工的细节化档案质量管理，对于设备和生产技术资料进行汇总并在后期进行严格的审查来提高工程质量，本文主要先对目前形势下我国工程建设常出现的非预期质量管理问题进行剖析，再针对问题从时间轴上提出一些档案管理的有效方法。

【关键词】工程建设项目;档案管理质量;思考探究

目前从我国工程领域建设发展趋势来说建设资料和设备档案正逐渐合并形成一体化管理方式，众多工程领域需要在相关管理部门的共同努力下完成对项目档案的质量监管和档案传承。

一、项目档案进行工程建设中的非预期质量管理问题

（一）在工程建设中具体的档案质量管理不按照档案管理规定进行

在工程建设过程中对项目档案的管理需要严格按照档案管理的相关流程和规定进行，一般来说在目前成熟的工程企业内部都具有较完善的设备档案建设体系和一定的规定要求，档案管理执行人员需要结合工程建设项目的具体特点贯彻执行对工程文件的信息归档管理，在工程建设内部常会在工程初期对项目档案管理缺少一定的管理基础，无论从人员的意识层次还是企业工程的资源投入等都阻滞了项目档案的正常管理，相关人员不按管理规定或者缺少响应的管理要求意识而造成非预期档案管理问题[1]。

（二）在工程建设中具体的档案质量管理无法平衡内部资料需求

在我国目前的工程建设领域里仍缺乏对工程项目的档案质量管理系统完善步骤，具体来说体现在工程建设过程中一个无法避免的矛盾，工程建设的施工资料在同一时间将面向众多施工单位而产生内部资料供需不平衡的矛盾，档案管理与图纸管理在具体的工程建设中存在很多不同点，图纸管理分为施工和竣工两个阶段进行时间把控，且设计图纸和竣工图纸分别为施工单位和建设单位单独负责，而档案管理则采取直线式管理模式，同一时间同一资料只为一个调取部门负责，在具体工程的安装、调试、运行三大步骤完成后就因立刻归档来为后续人员的使用做好准备。

二、对工程建设过程中非预期质量管理问题的项目档案改进方法

（一）对工程建设中具体的档案质量进行资料的早期管理

1.对工程建设项目进行档案管理体制流程上的完善

一般设备档案管理在前期发展不成熟时主要依靠工程建设双方的签署合同进行内部资料和设备资源的供需平衡管理，这种方式形成早且负责范围广泛有着形成档案管理体制的完好前提，在工程企业内部建设的自我要求下需要进行档案质量管理的体制流程建设来改善工程项目的早期运行机制，在保障工程早期管理无误的前提下要合理进行内部档案管理的投资、设计和设备采购等信息的汇总归档管理，明确双方之间的合同内容来完成制定的工程开展流程，要建立合理的档案资料交接方式和明确无误的归档程序[2]。

2.对工程建设项目进行档案管理制度的合理管控

在现金的工程项目档案质量管理过程中需要对工程建设的早期工程事件进行早期控制来为进一步深入管理打好基础，早起管理需要工程内部建设合理的档案管理制度来确保企业自身的设备资料能与签署合同内容一致，要成分将归档责任和部门职能进行责任和义务上的挂钩来提高企业制度的运行能力，制度上重点要培养相关工程人员的档案归档意识，加强各部门之间的相互联系和资料共享来提高工程内部的档案流通和储存质量，需要多部门共同联合进行设备档案管理来形成管理上的合力。

（二）对工程建设中具体的档案质量进行过程化管控

1.加强工程建设项目进行档案管理的资料开箱验收

工程内部需要对设备资料的开箱验收环节格外重视来完善内部资料档案化管理流程，作为率先接触到设备资料的有关部门要充分发挥自身的部门职能来充分反映到档案资料管理的质量至上，要对开箱的设备进行名单上的确认和细节上的记录以便进行名单目录的整理和反馈，将反馈及时进行归档处理来作为后期工程资料审查调取的依据，审核完成后要对设备进行按类型和种类的统一化管理划分，并自动新建一个存储空间来对设备资料进行独立管理形成企业档案。

2.保证对工程建设项目进行安装调试运行的全过程档案管理

在具体的工程建设过程中对设备资料进行常规的安装、调试和运行具有很高的必要性，运行测试的设备结果是企业内部设备资料的强力佐证，在档案管理环节上验证了设备资料初步开箱验收的质量水准同时也为后续的设备资料运行进行了一定的档案资料积累，对于实地应用的设备资料现实化管理是渐进的分段过程，在每一个环节都需要各部门发挥职能来充分进行设备资料的整合处理。

3.强化对工程建设项目进行档案管理的档案交接环节

在工程建设环节进行档案的正常交接是对整个设备资料管理的延续和发展，充分发挥了资料档案化管理的具体意义即为整个工程项目进行理论背后的辅助，在施工单位完工后进行建设工地转移前要进行设备档案的完整交接，交接内容需要完整和数据记录需要完善来提高交接内容的权威性和有效性，设备档案资料要及时上交给上级部门来确保相关管理流程的不间断，要定期且分时段的进行设备资料的提交来化整为零地进行档案核算管理[3]。

（三）对工程建设中具体的档案质量进行后期完善

1.加强工程建设项目进行档案管理的审核签证确认

工程建设项目需要对档案的审核签证完成度进行反复确认来确保档案处理的有效性，在一般的工程建设内部均以部门任务完成后进行汇报完成度的方式進行工程上的进度依据，相关管理、施工、检测部门需要严格贯彻自身部门的职能，在自我责任范围内进行审核查算验收来确保签收质量，要进行一定的设备资料完成质量改进来作为财务记录上有效的数据资料依据，对于设备资料的管理需要各部门自觉承担责任来有效解决环节的细微问题，对于档案管理过程中的审核签证环节要随着工程进度进行不断完善。

2.强化工程建设项目进行档案管理的案卷核查体系

介于在工程建设中应用设备的档案管理因设备和工程规模不同而形成档案类型复杂、档案管理要求众多和管理设备内容丰富等档案管理阻碍，且随着现代化不断发展，对于设备资料的档案化管理需要与时俱进地不断进行细节上的更新，这些方面的不断改善都需要建立在完整的案卷归档的基础上，要进行档案核查体系的不断完善来提高工程共享项目的档案管理质量，要做到在案卷统一化管理的基础上实现对多载体资料的档案应用[4]。

3.完善工程建设项目进行档案管理的验收流程

对于档案管理的最终验收需要建立在真实性的操作基础上，对于档案的案卷控制要进行严谨的核算来确保档案质量，验收过程需要多方单位共同努力来提高验收质量，需要各部门单位合理分工针对不同的档案特点进行人性化验收，一旦出现验收问题需要设备档案资料来进行责任追究。

三、结束语

就目前我国的工程建设来说仍缺少一定的设备档案管理体制，再档案统一化管理的效率上不能进行有效的改善，从管理技术和人员素质上得不到有效保证，随着我国工程建设的不断发展需要对项目档案进行制度和流程上的质量管理来提高工程完成效率和质量。

【参考文献】

[1] 熊丛文. 浅谈基建工程档案信息资源共享实践思考[J]. 智能城市， 2018， 4（20）：149-150.

[2] 赵丽芳， 邱怀红. 浅谈对电企重点电网建设项目档案管理的思考[J]. 中国电子商务， 2011（5）：327-327.

[3] 高永青. 高校质量工程项目档案材料建设的整体思考[J]. 兰台世界， 2013（14）：48-49.

[4] 郑建民， 王艳红. 临汾市水土保持工程项目档案收集管理的实践与思考[J]. 中国水土保持， 2016（3）：9-11.