“全周期”人力资源信息化管理实践

浙江大学医学院附属第四医院（以下简称浙大四院）是经浙江省卫生健康委员会批准、义乌市政府全额投资，由浙江大学和义乌市政府合作共建、浙江大学负责管理，按照综合性三级甲等医院标准建设的著名大学附属医院，系省级医院。

人力资源管理信息系统建设迫在眉睫

医院近年来发展迅速，医疗队伍不断扩大，医院致力于打造富有人文特色的高品质医学中心，促使医院高度重视人力资源与人才管理。人才是医院发展的核心资产，创造良好的人力资源服务以及规范、科学、高效管理机制的“软环境”是当前医院人力资源管理的首要任务。

医院新建之初，人力资源信息化程度较低，信息共享性差、集成度低，由于缺乏系统性的管理工具，人力资源部不得不将大量时间花费在处理各种繁杂性事务工作中，人才招聘、薪酬管理、绩效考核、教育培训等模块在旧的人力资源系统中无法实现。无论是组织培训、招聘人员，还是工资发放、档案管理等琐碎的日常事务工作都必须依靠手工使用office软件来操作，工作量大、效率低，并且历史数据不便保存、容易遗失。

在现代医院管理中，人力资源管理工作人员已经不仅仅局限于人力资源部门，而是扩展到了整个医院各个层面。通过面向全员的信息化工具，延伸人力资源管理范围，提高全院人员对于人力资源管理的参与度，有效改善人力资源部门的服务范围和服务质量，避免形成人力资源部内部、人力资源部与各业务科室、人力资源部与职工之间的“信息数据孤岛”。

为此，医院急需开展人力资源管理信息化建设，通过完整记录全院职工“全工作周期”的资料与信息，实现人力资源管理全面信息化、智能化，从而实现规范管理、提升效率、信息共享。

医院人力资源信息化建设成果显著

■多科室协同开展人力资源整体信息管理

系统为医院各行政职能部门与业务科室分设功能账号，分别用于各部门、科室所辖职工信息资料的管理与维护。集全院之力，共建医院人力资源信息数据库，全方位地记录职工自入院以来的所有相关信息，已录信息各部门间可共享互通，职工自己也可以通过个人账号进入系统查看校验，开展绩效考核等业务工作。人力资源数据库的建设为各职能部门的业务工作开展提供了系统化的平台支持，也为人力资源部信息采集、整合全院人力资源信息提供了有力的抓手，各职能条线共同维护更新信息，使院内人力资源数据的准确性得到实时保证。

■预警提醒与业务有机结合，实现由“人找事”到“事找人”的业务转变，提升服务品质，规避人事风险

人力资源部门根据系统功能分别设置了职工合同到期、试用期到期、薪级变动、退休年龄、各类资格证书到期等业务时间节点上的预警提醒，只需准确记录各类时间信息，设置好预警条件之后，系统就能准确智能地筛选出即将达到各类时间节点的职工名单，并根据名单提前通知，可联动办理相关手续。这一功能不仅实现了由“人找事”到“事找人”的业务转变，达成了高效高质的业务办理，更有效帮助人力资源部门提高了服务水平，同时帮助医院规避了各类风险，切实提升了职工的满意度，也减轻了人力资源部门的工作压力。

■“一站式”智能工资变动业务处理

规范的薪酬管理是医院科学管理、稳步发展的核心保障。系统建设了“薪资管理”模块，将薪资变动各类表单均内置到系统，实现了工资变动的自动提醒、自动计算、操作和同步记录，实现了一站式智能工资变动业务的处理。信息管理岗的工作人员在系统中日常维护人力资源数据，当与工资变动相关的时间节点到来的时候，系统自动提醒薪酬管理岗人员进行工资变动业务操作。以此“一站式”智能完成工资变动业务，极大地节省了工资变动业务所花费的时间，同时提升了业务办理的及时性和准确性，真正解决了以往人工处理所带来的各类问题。

■覆盖全员的KPI考核管理

为有效发挥考核管理的指挥棒作用，医院成立考核工作小组，梳理优化了考核机制，建立起了科学的KPI考核体系。目前已将医院现有的78种类型的考核表，共计3000多个考核指标置入系统，开展全院职工的考核工作，职工只需登录系统完成考核自评部分，即可提交至部门主管，再由部门主管完成主管评价部分并上报至人力资源部，最后由人力资源部结合部门整体考核结果完成最终的医院评价部分，整个考核过程清晰简便，与传统的年度考核相比更加省时省力，职工在电脑前即可完成年度考核，真正实现“信息化”“无纸化”的考核。同时，考核工作完成后还可结合软件功能开展各类统计分析，职工也可及时获得反馈，完成考核流程的闭合路径，即“任务-执行-考核-分析-反饋-优化”，同时也促进了考核工作的持续改进。

■灵活使用报表工具，有效减轻人力资源数据统计工作压力

医院人力资源信息的查询、统计工作较为频繁，工作量巨大。在系统建设中，人力资源部门将常用的各类人员信息统计表、各类人力资源花名册、各类日常工作中需要开具的证明事先预置在系统中，统计时只需抓取数据，即可实时获得人员信息统计表。人力资源数据的多维统计与有效分析，将是医院开展现代医院人力资源科学化管理的基础，也将为医院战略发展、人才队伍建设等方面决策提供非常重要的人力资源数据支撑。

■无缝对接OA行政办公平台，提供职工自助服务

为方便全院职工参与人力资源信息数据的管理，医院将人力资源信息系统与OA行政办公平台通过信息化手段进行链接，职工登录OA行政办公平台的同时即可单点登录HR系统的个人信息界面，职工可在该界面上查询个人职称、职务、考勤、内训、政治面貌、论文、科研等相关信息，并可自助下载个人各类资质证书的扫描件，完成考核等自助业务。通过连接，OA行政办公平台所产生的考勤数据也能自动转入人力资源信息系统，促进了职工信息数据的更新完善。这也增进了人力资源部门与职工之间的协同互动，也为后期提供更多职工服务奠定了良好的平台基础。

■与考勤系统实现无缝对接

医院原有考勤系统的考勤数据，通过人力资源管理系统提供的标准接口，自动同步到HR系统中的考勤结果子集，通过自动关联，使得原有的考勤结果自动参与工资的计算。系统的数据同步功能，使得人力资源管理系统真正成为医院的人事数据中心。

建设与规划并驾齐驱

医院人力资源管理系统建设之初就设立了“统一规划、分步实施、稳步推进”的实施原则，在较好完成并且应用一期项目模块后，接下来将规划更贴合人才管理、人才培养需求的管理模块，通过信息化手段更好地做好人才队伍建设。

■建设在线学习平台，促进学习型组织建设

目前医院现有的培训模式相对传统，在培训方式和手段上都存在不同程度的局限性。在线学习方式的广泛应用，能够很大限度地发挥其在课程数量、种类、范围、分享等方面的优势，并且省去了线下培训的诸多人力、物力、财力成本。在线学习平台作为培训管理的在线管理系统，提供了一个可随时随地学习的环境，既有利于个性化的课程建设，更有助于提升学员学习兴趣，促进医院的学习型组织建设。

■实现职工个人档案电子化建设

人力资源部门已在前期工作中将职工的各类资质证书以扫描方式存入人力资源管理系统，并以信息子集的方式进行呈现，可供相关部门随时调取，也可供职工自行下载使用。结合医院战略发展要求，围绕医院人力资源数据的“全周期”建设理念，人力资源部门拟结合软件自身功能，通过二次开发，建立职工个人电子档案主页，建立职工电子档案库，规范、标准、统一进行实时更新，方便各部门和职工个人查阅、调用，为医院后续各项工作的开展奠定基础。