加强物资采购管理降低供电企业成本的探索与实践

黎玉青

摘  要：采购是企业运营中非常重要的一个环节，采购不仅影响到企业的生产成本和资金周转，还体现着一个现代企业各部门之间的协作能力，甚至可以成为衡量一个企业综合竞争力、凝聚力的标准。但是随着市场化改革深入，供电企业规模的逐渐扩大，企业采购管理中的问题逐渐凸显，严重制约了企业的持续发展。本文分析了供电企业采购管理中存在的问题，并进一步提出了加强采购管理的建议。

关键词：采购管理;成本;供电企业;数据库

一、目前企业采购管理存在的问题

企业采购环节包括企业内部所需物资调查、所需物资市场情况调查、合同签订、采购物资验收入库等环节，但是由于很多企业不具备严格高效的物資采购机制，导致在物资采购过程中出现采购物资数量质量不达标、企业缺乏长期供应合作伙伴、采购人员素质较低中饱私囊、企业账目混乱等问题。

（1）采购前期调研工作缺乏

采购部门首先确定需要获取各个部门之间的信息，对照整个企业的季度规划，然后根据市场物价浮动情况做出符合企业利益的物资采购计划。确定物资采购内容之后，采购人员需要对现有供应商进行对比分析，以确保所采购物资的质量与供应时间;完成采购之后还需要沟通仓库管理部门进行存储与分发，避免库存长期积压。但是采购人员往往缺乏前期调查与部门沟通，导致采购物资与企业发展规划不符，采购物资质量、供应时间堪忧，采购物资长期积压无法去库存的种种问题。

这些问题都会导致采购物资成本上升、物资供应周期延长、企业资金周转放缓、采购人员分身乏术等问题，都是对现有人力财力的浪费，无形中提升了企业的采购成本。市场环境瞬息万变，企业的任何决策都离不开前期的市场调查与项目评估，采购人员必须要充分衡量市场与企业两方的需求，并从中寻找平衡点。

（2）采购环节数据库尚未健全

从上文中可以看出，采购环节不仅需要与企业各个部门实现网状联系，还需要对每项物资的库存情况进行精确掌握，甚至需要了解到物资价格变动、供应商物资质量、供应商信誉等诸多因素。但是因为市场环境时刻发生着变化，电力企业和供应商之间的关系较为短暂，双方很难长期合作。这就导致采购部门需要掌握市场变化的实时数据，甚至由于供应商地频繁变更，每次采购前都需要重新进行供应企业评估和合作关系建立。

复杂的数据和极强的不稳定性导致采购部门的工作量非常庞大，需要企业投入巨大的人力物力资源。但是仅仅依靠人脑记忆或者文档存储是远远不够的，因此供电企业采购部门需要建立独立的数据库，实现现有资源网络化，与企业内其他部门数据共享，并利用大数据追踪市场走向。建立数据库之后企业的采购管理效率将会大大提高，短期成本的投入能够带来的收益效果远超过其本身投入。

（3）采购人员素质较低

我国对于采购管理的认识和研究起步比较晚，因此对于采购人员的培训普遍比较形式化，有些企业甚至直接由财务人员全权负责采购管理。

采购人员的专业素养和个人私德问题会导致整个采购环节的流程混乱，企业不仅会承受资金方面的损失，还可能影响到正常的生产秩序，进一步影响企业的信誉，使企业陷入无尽的官司纠缠、债务纠纷之中。

二、企业加强采购管理，降低成本的对策

（1）建立健全各项规章制度

供电企业若想增强采购管理，降低由于采购产生的种种额外成本，就需要彻底转变管理思维，重视采购环节的程序与监督。因此需要建立健全采购制度，尤其是奖惩制度。

首先需要建立集中采购制度，采购中的企业内物资需求调查、所需物资市场情况调查以及招投标进行、合同签订及后续事项处理都需要有一套完整的章程，让采购人员有法可依、有章可循、有据可查。通过对历年来企业采购物资经验，采购部门及相关部门联合编写管理制度，为采购人员开展工作提供充分可靠的政策性依据。

除了章程性的规定，采购部分还需要与各部门进行协商沟通以确定企业所需采购内容，需要与仓库管理部门核对现有库存量等等。仅仅依靠采购部门工作人员进行单方面地协商是远远不够的，还需要在其他部门设置专门人员负责本部门采购事项，并且定期进行汇报和核对。

（2）采购绩效评估和监督机制

为了确保采购制度能够有效实施，企业需要相应设立一套绩效评估和采购监督机制。绩效考核的关键在于制订一套客观、有效、能够充分展现采购绩效、对考核对象具有工作指导作用的指标体系。而采购监督机制旨在采购部门内部监督与各部门间互相监督、规范采购人员行为操作、提高采购部门工作效率的监督体系。

供电企业可以根据自身特点制定行之有效的绩效评估制度，诸如管理人员评定法和同类型公司横向比较法等等。进行绩效评估之后，对评估人员进行一定程度的奖惩，做到功有所奖，过有所罚。但是绩效评估的根本目的在于促使采购人员自我反思、互相激励，以此不断提升自身实力，为以后工作起到良好的导向作用。所以在绩效评定之后需要对针对不同员工情况进行工作调整、专业培训等，以此提高员工工作积极性，减少采购成本，增加企业利润空间。

为了确保采购制度和绩效评估机制能够公正、公平地进行，企业需要建立监督机制。不仅对采购人员进行监督，也需要对制度实施者，采购部门领导进行监督。通过全员监督、举报有奖、包庇有惩的严格制度，避免以权谋私、徇私舞弊的现象。

（3）建立采购部门数据库，加强企业内部联系

数字时代下每个企业都拥有自己的数据平台。而供电企业的采购部门一般是依据其他部门反馈数据、企业公开信息等与其他部门进行沟通、确定自身采购内容、完成采购后续事项，但是往往因为沟通时间过长，导致采购不及时、物资存储安排不当，采购周期拉长，导致企业资金周转时间变长，由采购信息问题导致企业额外资金的支出。因此，采购部门需要建立独立的数据平台，既保持与企业内其他部门高效准确地沟通，也通过与其他数据库的连接迅速掌握市场动态，减少沟通时间，从无形中提高采购部门工作效率，减少企业采购成本。

在企业内部，采购流程的上游是其他部门的需求，下游是仓库管理部门的核算和存储。采购部门数据库可以直接将其他部门所需物资进行统计，并且对比企业往年采购该项物资及使用情况，确定本次采购该物资的数量及预期价位。在进行采购期间，采购人员可以调动库内往年合作供应商目录，招投标、签合同注意事项等等，确保本次采购物资的数量、质量以及供应时间符合企业利益最大化。在结束采购之时，采购部门沟通仓库管理部门协商物资存放以及存取时间问题，保证企业仓库既不超额又不闲置。

在市场外联方面，采购部门不仅需要准确掌握各类物资的市场均价与浮动情况、采购政策法规，还需要对比供应商的物资质量、企业信誉等情况。采购部门数据库可以对一些专业方面的数据进行合理调用，利用网络大数据对所需专业信息进行筛选、评估、推送，保证采购人员轻松获取市场信息。

（4）加强采购人员综合素质

在职业道德方面：采购人员在日常采购工作中面临着诸多诱惑，可能会出现收取好处费、回扣，利用采购机会公费旅游等等现象。这是对公司资源的极大浪费，严重时可能因为采购物资无法达标、采购周期过长而影响企业的正常生产運营，给企业带来不可估量的损失。企业需要培养员工以厂为家，克己奉公的自制意识，自觉抵制物质利益的吸引，始终把公司利益放到第一位。并且严格执行“采购监督机制”，形成企业内部互相监督、洁身自爱的良好氛围。

在专业知识方面：采购人员需要具备广阔的知识储备，熟知相关法律法规和公司规章制度，具备招标财经等等知识，并且拥有良好的沟通协调能力。企业对采购人员可以采用“师徒制”与外包培训两种模式进行培养。

三、结语

物资管理对企业有着非常重要的意义，尤其市场经济下，企业的生产运营和资金周转都存在极大的风险，物质资源和流动资金都是有限的，做好科学的物资管理工作，可以有效地降低成本。随着国家对物资采购管理认识的不断深入，采购工作已经从单纯的支持服务发展成为新的利润增长点。采购管理者只要把握住供电企业采购管理中成本控制的关键要点，就可以有效地降低成本，加快企业内资金周转，保证企业高效平稳运营。

参考文献

[1]张学富，郭利英.施工企业加强采购管理降低采购成本浅析[J].现代经济信息，2013（17）

[2]刘希玲.企业加强采购管理降低生产成本探讨[J].现代商贸工业，2017（17）