新时期文书档案管理工作的具体方法

苗丽娟

摘要：新时期的发展，为文书档案工作带来了一定的影响，尤其是信息技术的大范围推广与应用，使得文书档案管理的信息内容在逐渐增多，原有的档案管理模式已经无法满足当前的管理需求，如不能对文书档案管理工作进行及时整改，很可能影响文书档案管理作用的有效发挥。基于此，要求相关人员应正确认识到新时期，文书档案管理中存在的问题，并且结合新时期的发展要求，对文书档案管理的工作方法展开研究，旨在快速适应新时期的发展要求，充分发挥指导工作的重要作用。

关键词：文书档案管理;新时期;信息化

当前，文书档案管理工作已经逐步受到人们的重视，在单位发展中，文书档案发挥着重要的指导作用，是保障单位事业健康发展的关键工作内容。此外，信息技术的普遍应用也为文书档案的管理工作提供了有力的技术支持，在此基础上，文书档案的管理内容得到快速扩充，有效提升了文书档案管理的时效性与共享性，与原有的管理工作相比，更具指导意义。在新的发展时期，要求相关的管理人员不断加大对信息技术的应用力度，利用信息技术提升文书档案管理效率与管理质量，为单位的健康发展提供保障。

一、新时期文书档案管理中面临的主要问题

1.文书档案管理人员的服务意识不强

文书档案管理工作属于一项服务型为主的管理工作，且是面向全体公众的服务项目，需要具备较强的服务意识才能保障文书档案管理作用的有效发挥。而从当前的文书档案服务现状来看，还处于被动服务的状态下，即在提出档案服务需求的情况下，才能被动的执行服务工作，且由于管理人员的服务意识不足，存在消极服务的现象，这必定会对文书档案的工作有效性造成影响。此外，因档案管理工作较为枯燥，长期处于一种工作模式下，工作内容较为单一，致使管理人员很难发挥积极的工作态度，大部分管理人员均存在消极怠工的行为，在执行档案收集和管理工作时，也不能严格落实文书档案的管理规范，从而造成档案信息丢失或者损坏的问题，对文书档案的内容的全面性造成影响。

2.管理制度有待完善

现阶段的很多档案管理单位存在制度不完善，统计不规范的问题一具体来说：很多档案的保管欠妥，库房没有经常打扫，导致档案出现糜烂虫蛀;由于管理制度不严格，在档案的查阅提取时，没有经过审查的手续，并备案，造成档案的丢失、泄密;没有规范的监督机制，使得统计工作频频出错，甚至有个别人员以权谋私，对档案信息擅自修改或者出卖。整个档案管理工作没有完善的监管机制，没有健全的法律法规，造成无法可依，监督不力，这对于文书档案管理的发展无疑是雪上加霜。

3.管理方法不当

传统的档案管理统计方法相对落后，由于当前的档案信息数量越来越庞大、关系越来越复杂、形式更加多样化，使得档案信息统计的工作量持续增加，并且困难程度也有所加剧，传统的方法己经很难完成当前的档案统计工作。信息化是现代社会的发展主题，在档案的统计管理中对信息化技术的利用严重不足，特别是现在很多文书档案的内容己经由单一的文字转变为了图片、录音、视频等多种多样的形式，使得档案统计工作的难度大大增加而且由于很多档案管理单位依然运用机械或人工等落后的统计方法，造成档案管理工作的效率较低，并且而对海量的信息出错的概率也大大增加。

二、新时期优化文书档案管理工作的方法

1.增强管理人员的业务能力

文书档案管理工作的特性决定了，档案管理人员需要具备较强的专业素质和业务能力，能够根据用户档案服务需求，提供有效的档案服务，保障文书档案作用的高效发挥。此外，还要求其具备较强的责任感，能够严格按照档案管理规范完成文书档案管理任务。在新时期，信息技术快速发展的基础上，也应掌握计算机的操作能力，灵活应用计算机和信息技术完成档案管理工作。基于此，就要求各个单位应加强对文书档案管理人员的培训工作，保障对各类专业知识、计算机技术和信息技术的及时同步，使管理人员的综合素质得到进一步提升，从而保障文书档案管理工作的高效开展。

2.优化文书档案管理内容

首先，需要加大对文书档案卷宗的盘查力度，细致筛选档案资料中有价值的部分，做好归类总结工作，对于已经失去管理价值的部分档案则应及时剔除，以免增加文书档案管理的压力，影响整体的管理水平。同时，也应去除其中的重复信息，确保在进行档案检索时，能够快去确定文书档案，提升档案检索的效率;其次，应整合文书档案内容，对于档案内容较对，且层次复杂的文书档案，应进行重新梳理后，再归档管理，对于其中存在的模糊内容，应经过多次确认后，对文书档案内容进行补充与完善，保障档案内容的全面性和有效性;最后，应做好文书档案的提名工作。提名指的是对文书档案进行明确分类和标号，标号和分类合理的情況下，可以有效提升档案检索的效率，同时也可帮助文书档案应用人员快速查找档案信息，保障信息获取的准确性。

3.借助信息技术进行文书档案管理的主要方法

（1）在对文书档案进行整理时，可以结合计算机技术进行。依据现阶段国家颁布的相关整理规定，可以将文书档案依照文件形成顺序进行整理，并打印。这种方式减小了对文书档案进行归档的难度，有效节约时间。利用计算机技术进行整理，还可减少人力和时间的消耗。

（2）使文书档案管理工作完成向自动化和信息化的转变，这是时代发展的需求，也需要文书档案管理人员提高自身素养。从业人员需要了解岗位需求和变化，不断提高自身专业水平。在新时期条件下，还需要掌握计算机操作等技术，更好地适应时代发展的需要。

（3）应用信息技术对文书档案进行处理，可以实现文书档案的自动化形成，同时在进行文书档案提取时，也可借助计算机进行档案信息输出，与原有的文书档案管理模式相比，档案服务的效率得到了有效的提升。

结语：

文书档案在促进企业发展、对工作进行指导等方面都发挥着重要的作用。因其具有一定的政策性，对专业能力也有较高要求。在信息技术逐渐成熟的新时期背景下，文书档案管理的自动化成为必然的趋势。这要求在进行文书档案的管理工作时，从程序的规范、人员素质的培养等多个方面着手，才能实现文书档案管理的优化。

参考文献：

[1]吕显伟.谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].人才资源开发，2016（6）：164.

[2]郭玉珍.关于新时期做好文书档案管理工作的思考[J].办公室业务，2016（11）：103.