做好企业技改项目档案管理工作的探讨

Discussion on the File Management of Enterprise Technology Reform Projects

YANG Xue-hong

摘要：技改项目档案资料是指从项目提出、立项、建设、投产、竣工等阶段形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、影音、照片、图片等文件材料。它是与项目建设有关的所有活动的真实记录，是伴随着项目进程产生、收集、鉴别、整理、归档的。因此，档案管理工作成为项目建设过程中一项繁杂且又非常重要的工作。本文从企业技改项目档案管理特点、现存的问题等方面进行了分析，提出做好档案工作的一些思路和建议，希望能为相关人员提供一些帮助。

Abstract： File of technical transformation projects refer to documents， drawings， charts， videos， photographs， pictures and other documents with preservation value formed from the stage of project proposal， project establishment， construction， production and completion. It is a true record of all activities related to project construction， generated， collected， identified， organized and archived along with the project process. Therefore， file management has become a complicated and very important task in the project construction process. This paper analyzes the characteristics of file management of enterprise technological transformation projects and existing problems， and puts forward some ideas and suggestions for doing file management work， hoping to provide some help for relevant personnel.

关键词：技改;项目档案;管理;探讨

Key words： technical transformation;project archives;management;discussion

中图分类号：G271                                         文献标识码：A                                  文章编号：1006-4311（2019）32-0061-02

0  引言

企业技改项目档案资料真实记载了技改项目的全部实施过程，是国家相关部门鉴定技改项目执行情况和工程建设质量的重要依据，也是构成企业资产的重要凭证。根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定，“未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收”。此文颁布后，各行业陆续颁发了关于档案验收的相关管理规定，强调了档案在经营工作中的重要性。但是在实际工作中，由于档案工作在经营工作中不直接产生经济效益，容易被管理者所忽视，很多单位的档案资料都是项目竣工后才去收集、补充、完善，这样做出来的资料不能真实反映项目建设情况，会给企业后续生产经营、设备维护、厂房改扩建等活动带来很多麻烦。笔者通过亲身参与项目建设的经验来谈谈档案管理方面的一些感受。

1  技改项目档案管理的概念和特点

技术改造是指企业采用先进、适用的技术，对生产设施及相应的配套设施进行改造、更新，以达到调结构、增产量、增品种、促进产业升级换代、改善劳动条件、提高经济和社会效益等目的的固定资产投资活动。（以下简称 “技改”）项目档案包含从提出→立项申请→可研→初步设计→地质勘探→厂房设计→规划→招投标→施工→监理→设备采购→生产调试到竣工投产全过程中所形成的有价值的文字、图纸、声像等电子和纸质载体的文件资料。

企业技改项目建设周期长、涉及的专业多、部门多、环节复杂，是一项专业性非常强的系统工程。技改项目档案作为项目建设过程的真实记录， 是项目竣工验收的前提条件之一，企业只有通过了档案验收，才能进行项目的竣工验收。而且项目后续的运行、维修、管理、改扩建和技术评估等工作也需要档案做支撑。可见企业档案管理工作之重要，必须引起企业管理者足够的重视。

2  企业技改项目档案管理普遍存在的问题

笔者为了能更好了解行业内技改项目档案管理普遍存在的问题，特地制作了档案管理调查问卷，于2019年9月，通过微信“问卷星”小程序发放给项目相关工作人员和行业内从事技改工作的管理人員。档案工作调查问卷主要是调查与工作相关的因素，包括：管理者对档案重视程度、档案管理部门参与工作程度、档案管理方式、档案管理制度、档案管理人员业务能力。同时也参考员工年龄、性别、学历和专业技术职称、工作年限等因素。本次回收调查问卷53份，有效问卷50份。

2.1 企业对档案管理工作重视程度不够

调查统计结果显示，只有40%单位设置了专门的档案管理部门，有专业的档案室，配备了档案工作人员，制定有管理制度;还有60%的单位没有档案室，档案工作人员是兼职且不固定，大多数都是在项目竣工后才临时抽调人员进行档案整理，很多资料都是现补，不具备保存价值和参考作用。这样后补资料的做法看似满足了档案验收的需要，但给未来工作制造了麻烦。

2.2 档案管理部门参与项目工作的主动性不够

调查显示，96%的单位档案管理部门都是等各部门交资料，3%的单位档案管理部门工作人员到一线去是因为项目执行过程中出现了问题，必须要档案管理部门去沟通，只有1%的单位档案工作人员经常参与到项目建设，对档案工作中出现的问题能给予正确的指导。

企业技术改造项目建设周期长，环节复杂，专业性强，形成的资料多。有的项目建设周期长达数年，加之人员更迭，档案管理部门如果不全程参与到一线进行指导，不制定档案验收标准，容易造成项目过程文件分类不清、归档资料不完整的情况，严重影响档案案卷质量。比如施工过程中的变更，就要及时签发变更通知单，并在施工图上进行标注，如果当时不标注，就会产生实际情况与图纸不符;有的施工单位根本不懂档案分类，为完成给建设单位交资料，给施工图直接盖上竣工章冒充竣工图，以上这些做法给企业未来改扩建活动埋下了隐患。

2.3 档案管理方式

调查显示，目前只有20%的单位启用了档案管理软件，利用信息化手段来管理和利用档案资料，这样做可以手续简化，提高工作效率，还能便于管理者决策工作。另外80%的企业，档案管理工作还停留在纸质载体的收集整理阶段，没有使用信息化设备和软件进行管理。

2.4 档案管理制度不完善

调查显示，92%的企业都制定了档案管理制度，但因制度不够严谨，执行过程没有考核，对内对外没有奖惩的制约。施工单位为追求工期、降低成本，归档资料质量不高。内部技术人员为自己工作方便，私自保存原版的设备说明书、线路图等资料，这样分散保存极易造成资料的损失和丢失，尤其是设备仪器的说明书和图纸资料只有一份，一旦丢失就无法弥补，会给企业后续生产经营活動带来很多不便。

2.5 企业档案管理人员业务水平参差不齐

一个单位档案工作人员业务水平的高低直接反映单位档案管理水平的高低。调查显示，98%的档案工作人员普遍没有经过档案专业学习，只是经过简单培训就上岗工作。不懂技术，更不懂项目各专业的流程，无法对项目档案起到指导作用。本章依据调查问卷内容整理分析了目前企业项目档案管理流程中存在的问题。

3  做好档案管理工作的几点建议

针对以上调查中出现的问题，笔者结合自身参与项目建设的经验提出一些意见和建议，希望能给档案工作人员一些帮助。

3.1 提高认识，实现项目档案管理的制度化、标准化

随着国家和上级机关对技改项目档案的要求越来越高，需要企业领导和项目相关人员必须提高认识，除了需要建立一套完整的技术改造项目档案管理制度和流程外，还应将档案管理纳入公司的内外部绩效考核体系，由档案管理部门负责人进行打分。

3.2 档案管理人员要参与项目建设一线，提升档案管理水平

档案管理人员应改变以往被动的工作方式，主动到技改项目建设一线进行指导。通过档案管理人员亲身参与到项目建设的各个环节，例如：经常性召开档案协调会议、面对面给兼职资料员辅导，确保档案管理和项目建设进程同步，使项目档案做到完整、准确、有序、高效、系统、安全。档案部门还可以通过公司简报、微信公众号等平台普及档案知识，通过开展形式多样的活动，让员工亲身参与到其中，能起到事半功倍的效果。

3.3 加强档案管理信息化进程

随着信息化飞速发展，档案信息化已经成为未来发展趋势。企业领导要改变以往的思维模式，适时引进适合公司档案管理的软硬件设备，档案部门按照员工工作职责设立查阅权限，这样既简化了繁琐的借阅手续，提高了工作效率，便于员工随时利用网络上传下载档案资料，又利于档案的二次开发和利用。

3.4 强化档案管理机制

技改项目建设周期长，专业分工复杂，产生的过程文件多。一旦技改项目确定建设，档案管理部门就要参与项目工作，与乙方单位（设计、建设、监理、设备厂家）签订的合同中就要明确其应承担的档案职责，要对移交资料的时间、版本、数量等都做出明确要求，并要在合同中明确预留出一部分档案保证金，这样才能确保整个项目的档案资料完整准确。在项目执行的重要节点，档案工作人员要参与现场工作。例如：设备仪器开行、安装调试、培训和验收阶段行成的文字资料要归档保存;厂房建设的重要阶段要进场与乙方沟通档案收集事宜，解答相关问题;竣工验收交付资料阶段，建设单位要组织专业技术人员对资料进行审核，对不符合要求的打回重做，直至符合档案要求。

3.5 加强档案教育培训，不断提高档案管理人员业务水平

公司要建立健全培训机制，通过多种方式开展档案的培训和教育，档案工作人员经培训、考试合格后方可进入工作岗位。人力资源部设立绩效考核体系，将员工工作表现与绩效挂钩，每个月由档案部门负责人进行考核，做到奖惩分明。对工作表现好，勤于学习的档案工作人员，公司可以提供外出学习培训的机会;对工作业绩差的档案工作人员则实行轮岗和降低岗位工资的办法，促使其增强学习的主动性，不断提高档案管理工作水平。

4  结束语

档案管理工作是企业生产经营中是非常重要的一项工作，但是目前各单位的档案工作还普遍存在着问题。为此，企业管理者应该给予足够的重视，项目管理部门应该进一步完善相关制度，将考核机制纳入项目建设中，负责档案的领导应定期给相关人员打分，对工作完成好的单位和个人给予奖励和表彰，对表现差的单位和个人提出批评和惩罚，对批评教育后仍不能胜任工作的档案工作人员，可调离岗位，直至其能胜任工作。项目相关职能部门也要紧密配合档案管理部门，配备兼职资料员，按照档案验收标准开展日常管理。

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作者简介：杨雪红（1971-），女，陕西商州人，硕士，经济师，保密办主任，研究方向为企业项目管理。