用Excel制作实验室标准化管理表格

毛青

【摘 要】实验室实行标准化管理制度以来，实训室管理水平全面提升。但现有实验室标准化管理表格均为Word格式，实验室管理人员每学期须人工核对、人工处理的单元格数据数千，制表工作效率低、易出错。故尝试将有数据关联的主要表格采用Excel软件制作，利用Excel函数实现表格之间的数据链接，信息处理过程无须人工干预，减少数据差错、提高制表效率、提高实验室管理信息化程度。

【关键词】Word表格;Excel表格;Excel函数

中图分类号： TP391.12文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2019）31-0166-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.31.080

实验室标准化管理工作涉及多种表格，存在数据关联的表格主要有实验申请表、实验安排表、实验开出表、实验室每周使用计划表等，实验申请表是制作其他表格的依据。如采用Excel软件制作上述表格表，预先使用Excel函数在工作表间建立数据链接后，只需将任课教师的实验申请数据粘贴至实验申请工作表，其他表格就能实现自动填充。

1 空表制作

打开Excel工作簿，添加工作表至5个，分别命名为“申请”表、“安排”表、“开出”表、“每周”使用计划表和“辅助”表。

分别将 Word格式的实验申请表、安排表、开出表和每周使用计划表，复制、粘贴至Excel工作簿所对应的各个工作表中，并对行高和列宽进行相应调整。“每周”使用计划工作表中，需复制20个每周使用计划表，分别对应1-20周，空表制作完成。然后保存工作簿、命名为室实验标准化管理表格模板。

2 模板制作

空表制作完成后，利用Excel函数在工作表间建立数据链接，制成表格模板。

2.1 “申请”表模板制作

约定填充格式。工作簿中的“申请”表，用于粘贴、填充各任课教师提交的实验申请数据。为便于下一步编制时间码，约定周次、星期及节次一律以阿拉伯数字表示，星期一至星期六以1至6表示，星期日以7表示。节次以两节为单位，用连续不间断的阿拉伯数字表示，如12节、34节、910节等，参见图1。

编制时间码。时间码由表示周次、星期、节次三个时间点的数值合并而成，代表“安排”表等工作表中各单元格的具体位置，如第1周、星期3第56节，其时间码为1356。时间码无须人工逐一编制，使用AND函数可自动合成，方法比较简单，在“时间码”竖列的J2单元格输入公式“=C2&D2&E2”，回车后显示时间码“1356”，再向下拖拽填充柄，自动填充其余单元格时间码。

填充实验室排课信息。实验室排课信息也可用AND函数合成，在“实验室排课信息”竖列的K2单元格输入公式“="《"&F2&"》"&G2&"教师"&A2”，将F2、G2、A2单元格数据合并，回车后单元格显示实验室排课信息：“《实验一 液压泵的拆装》机电37班 教师邓永强”。向下拖拽填充柄，自动填充其余单元格。

2.2 “辅助”表模板制作

“申请”表已列出每次实验课的具体时间和排课信息，这是制作安排表的基本信息。如果使用人工方法在安排表中查找与周次、星周、节次三个时间节点对应的单元格、再人工填充实验室排课信息，不仅工作量巨大，而且容易出现错漏。在Excel电子表格中，可利用纵向查找函数VLOOKUP，根据每个单元格唯一的时间码，能自动从“申请”表查找相同的时间码、并填充相应的实验室排课信息，供“安排”表引用，大幅提高制表效率。“辅助”表制作方法如下。

将“安排”表复制、粘贴至“辅助”表中，将“辅助”表中每个要填充实验室排课信息的单元格一分为二，分为左右两列，左列填充时间码，右列填充实验室排课信息，见图2。

时间码可用AND函数合成。在B4单元格中输入函数“=A4&112”、显示该单元格时间码 “1112”，用鼠标向下拖拽填充柄，自动填充此列其余单元格的时间码。依此类推，可快速填充全部时间码。

右列单元格，则使用纵向查找函数VLOOKUP，从“申请”表中查找相同的时间码，并填充、显示对应的实验室排课信息。在C4单元格中输入函数“=IF（VLOOKUP（B4，申请！J：K，2，0），""，（VLOOKUP（B4，申请！J：K，2，0）））”，见图2，如果查找到“申请”表J列中有相同的时间码，则填充K列中对应的实验室排课信息，否则显示错误值“#N/A”。再用填充柄向下填充此列其余单元格。其他单元格填充方法与此类似。

图2 “辅助”表模板

出错符号“#N/A”充斥整个工作表时，会严重影响视觉效果。利用ISNA函数，可使出错符号#N/A不再显示，工作表更加简洁美观。将C4单元格函数改为“=IF（ISNA（VLOOKUP（B4，申请！J：K，2，0）），""，（VLOOKUP（B4，申请！J：K，2，0）））”即可。

2.3 “安排”表模板制作

“辅助”表制件完成后，將“辅助”表“右列”单元格引用至“安排”表对应的单元格即可。先打开“安排”表、选中B4单元格输入等号“=”，再用鼠标打开“辅助”表，选中要引用的C4单元格，最后按回车键，即可在“安排”表B4单元格建立引用公式“=辅助！C4”，并显示与被引用单元格内容相同的字符串。向下拖拽单元格填充柄，可完成整列单元格的填充。其他单元格可使用相同的方法进行引用和填充，完成整个工作表的制作。

2.4 “开出”表模板制作

“开出”表格式与“安排”表完全相同，仅表头名称不同，因此制作比较简单，只需将“安排”表复制、粘贴至“开出”表，再将表头名称修改成开出表，即完成开出表模板的制作。

2.5 “每周”表模板制作

图3 “每周”表模板

“每周”表制作方法与“安排”表相似，皆为引用与填充相结合。以第一周实验室使用计划表制作为例，在表示第1周、星期日第12节的单元格B3中引用“开出”表中表示每1周、星期日、12节的单元格AF4，引用公式为“=开出AF4”，见图3。用同样的方法可确定其他单元格的引用函数。

单元格B3引用公式“=开出AF4”

单元格B4引用公式“=开出B4”

单元格B5引用公式“=开出G4”

单元格B6引用公式“=开出L4”

单元格B7引用公式“=開出Q4”

单元格B8引用公式“=开出V4”

单元格B9引用公式“=开出AA4”

而后用鼠标选中区域（B3：B9），用填充柄向右填充其余表格，即可完成第1周实验室使用计划表模板制作。以同样的方法，可完成其他周次实验室使用计划表模板的制作。最后统一调整“每周”表的列宽和行高，直至每张A4纸能正好完整打印各周次实验室使用计划表为止。

3 模板应用

各工作表模板制作完成后，工作簿模板随之完成。下面介绍模板使用方法。

（1）复制工作簿模板，将复制的工作簿名称更改为具体的实验名称，工作簿模板务必保留。

（2）打开实验室工作簿，将各任课教师提交的该实验室使用申请表依次复制、粘贴到“申请”表中。

（3）用鼠标选中“申请”表区域（J2：K2），拖拽填充柄向下填充所有实验课的时间码和实验室排课信息。实验室排课信息将自动填充至“辅助”表、“安排”表、“开出表”和“每周”表对应的单元之中。

（4）打开“安排”表，选中并复制所有单元格，再按数值类型粘贴所有单元格。这一步骤应在学期开学之初完成，意在取消引用函数，保持开学之初的排课状态。此后，“安排”表内容不再随后续实验课的调整而变化，反映出实验计划安排情况，只有“开出”表和“每周”表内容随实验课调整而变化，反映实验课实际开出情况。

（5）打开“每周”使用计划表，可按需要打印各周次的实验室使用计划表。

实验安排表、开出表、每周使用计划表是实验室标准化管理表格中与申请表密切相关、数据处理工作量较大的表格，采用Excel通用办公软件制表，既便于制表，也便于交流、扩展和改进，使用者可利用Excel函数增添其他表格功能，还可根据需要自行设计制作实验汇总表、人时数统计表及重课检查表等与实验申请表数据有关联的实验室标准化管理表格。

【参考文献】

[1]宋翔.Excel公式与函数大辞典[M].北京：人民邮电出版社，2017.

[2]杨阳.Word Excel PPT办公应用从入门到精通[M].天津：天津科学技术出版社，2017.

[3]刘志红.Excel统计分析与应用[M].北京：电子工业出版社，2011.