浅谈铁路建设项目档案管理工作

史凤明

【摘 要】铁路建设项目档案指项目在规划、管理、建设等活动中形成的对国家和企业具有保存价值的文字、图纸、图表、音像等各种载体的文件材料，是铁路开通运营后进行维修、养护、改造、管理的依据。建设单位大部分精力集中在保工期、保进度、保开通上，对档案工作重视不够。论文就如何做好铁路建设项目档案工作进行了分析和探讨，从而有效提升项目档案管理水平。

【Abstract】Railway construction project archives refer to the documents and materials of various carriers， such as words， drawings， charts， audio-visual materials， which are of preservation value to the state and enterprises formed in the planning， management， construction and other activities of the project. They are the basis for the maintenance， transformation and management of the railway after it is opened and operated. Most of the construction units focus on the duration of the project， the progress of the project， the opening of the project. Not enough attention is paid to archives. This paper analyzes and discusses how to do a good job of railway construction project archives， so as to effectively improve the level of project archives management.

【关键词】铁路建设项目;档案管理;质量要求

【Keywords】railway construction project; archives management; quality requirements

【中图分类号】G271                                          【文献标志码】A                                【文章编号】1673-1069（2019）10-0018-02

1 组建项目档案管理机构，建立健全制度办法

项目开工后，建设单位就应成立以总经理为组长，分管副总经理为副组长，公司各部门负责人为成员的档案工作领导小组，建立涵盖公司各部门及施工、监理等参建单位档案人员的项目档案工作网络。建设单位应根据国家、行业有关规范、标准，结合本项目的实际建立项目档案管理办法、制定项目文件材料归档范围和档案保管期限、明确项目档案分类编号方案、各类档案基础管理制度等，在制度办法中要明确项目档案工作职责、项目文件归档范围、项目文件形成要求、项目文件整理与案卷质量要求、项目文件交接手续和份数、检查与考核等内容。

2 成立项目档案管理部门，做好培训、检查、指导工作

①项目开工前，项目档案部门要举办项目档案培训班，对建设单位各部门有关人员、参建单位档案工作人员就项目文件形成、收集及预立卷方法等工作进行培训。

②施工过程中，项目档案部门要定期组织由建设单位工程管理人员、档案工作人员、施工单位工程技术人员、监理工程师组成建设项目平推检查组，对建设单位各部门、参建单位项目部、工区形成的项目文件进行现场检查指导，提出问题、制定整改措施。

③项目竣工前，项目档案部门要指导参建单位做好整理立卷工作，对项目文件进行检查，及时发现存在问题，并要求相关责任单位限期整改，并指导参建单位做好项目档案归档工作。

3 项目档案工作要与项目建设同步进行

建设项目文件的收集、整理、编目、归档、移交，应做到“三同步”，即：在布置施工任务时同步安排项目文件编制任务;在布置工程施工进度时同步进行项目文件的收集工作;在工程验收时同步做好项目文件的交接工作。坚持档案工作与工程建设同步，是保证项目文件齐全完整、真实有效的重要手段[1]。一是项目建设前期阶段就应及时明确档案工作职责，加强对前期管理性文件的管理，在施工、监理合同中要明确提出对文件材料的编制、整理及流向等要求。二是在检查项目实体建设过程中，要同时检查档案工作的编制情况。三是在工程竣工验收时，要同步验收项目档案完成情况。

4 按照科技档案案卷质量要求，做好项目档案整理工作

①建设项目文件整理应遵循其形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理。

②竣工图应完整、准确、规范、清晰、修改到位，施工里程已变更为竣工后的统一里程，图标内相关人员签字完备，能够真实反映项目竣工时的实际情况。竣工图要将图纸先折成210mm手风琴式，然后再折成297mm。为使图标外露，叠图时应从图标处往后叠。

③建设项目档案装订厚度控制在15～20mm，装订前先除金属物、塑料物，检查文件材料是否齐全，空白页是否去掉，有无颠倒、错页、重份，表格文头是否一律向上或向左，小于A4纸是否粘贴在A4纸上。

④卷内文件以卷或件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。单面书写的文件页号编写在文件正面右上角，双面书写的文件页号分别编写在文件的正面右上角、背面左上角。各卷、件之间不连续编页号[2]。

⑤卷内目录要原文抄录卷内每份文件的题名、责任者、日期、页码等，卷内目录排列在卷内文件首页;备考表要标明卷内全部文件的总页数、不同载体文件的数量以及在组卷过程中需要说明的问题。卷内目录和备考表不编写页号，装订在软封面内。

5 明确项目档案归档程序和时间

①施工文件组卷完毕经项目负责人审查后，依次由监理部门、建设单位工程管理部门、档案部门进行审查签字后，向项目档案部门归档。②监理文件组卷完毕经总监理工程师审查后，依次由建设单位工程管理部门和档案部门进行审查签字后，向项目档案部门归档。③建设单位各部门形成的文件组卷完毕，经部门负责人、主管领导审查合格签字后，向项目档案部门归档。④建设项目档案按项目归档，前期文件在工作结束后及时归档。管理性文件一般按年度归档，同一事由产生的跨年度文件应在办结年度归档。勘察设计、施工、监理等文件应在项目竣工后3个月内完成归档移交。

6 结语

建设单位在项目文件管理过程中只有加强组织领导、建立健全档案工作相关制度，实施过程控制，强化档案业务培训指导。注重对项目档案收集、整理的审查把关。将项目档案工作纳入合同管理、工程管理、財务管理，实行预立卷制度。定期开展档案专项检查，及时发现项目档案收集、整理过程中存在的问题。配备满足档案工作需要的设施设备，才能更好地开展铁路建设项目档案工作。

【参考文献】

【1】梁启华.重大工程项目档案规范化管理途径探讨[J].城建档案，2018（4）：45-47.

【2】郭丽青.工程建设项目档案管理创新探讨[J].城建档案，2018（5）：42-43.