被转发文在文书档案管理中的处置方法

郭筠

【摘要】笔者从事档案管理工作很多年了，其中有部分内容是文书档案组卷，因此，在整理被转发文时会存在部分问题。笔者认为，需要进一步强化文书档案整理工作，认真把握细节等各方面。本文主要探讨了处置被转发文的方法，这为档案管理提供了依据。

【关键词】被转发文;文书档案;管理;处置方法

一、转发文、被转发文、文书档案的定义

笔者在整理收文的同时，区别转发文、被转发文经常主要包括行政、党群、生产技术、经营四个方面，主要是指所属单位和公司在企业管理过程中和生产经营活动中形成的具备各种不同参考价值的材料文书。具体包括了通知、文件材料、标准、办法、规定、纪要、记录、方案等，均属于文书档案的种类。其中，管理类文件更容易被转发，广东省档案局出台了这类文件，《广东省水运建设项目文件材料立卷归档管理方法》（粤交办〔2003〕842号），被转发文是《广东省水运建设项目文件材料立卷归档管理方法》，转发文便是指〔2003〕842号。

二、企业文书档案整理的重要作用

及时分类、清点、排列、组卷、编制保密室需要接收的各种文件材料，例如《关于做好中央企业棚户区摸底调查工作的通知》，其中文号是船规〔2014〕70号，经过中国船舶重工集团公司的转发则改组函号为〔2014〕38号，而如果需要查找相应的信息时输入“〔2014〕38号”就不能检索到相关文件，因此需要及时整理与分类，以避免“死档”现象。相关企业单位的生产、经营、科研保管、利用开发的重要内容便是该企业的文书档案。开发利用和案卷质量直接关系着企业文书档案的整理，这是案卷存在的必要性，这关系着文书档案的安全、实用、准确等，为企业的工作和决策提供了依据。因此，积极整理文书档案，可以促进文书档案的后续开发和具体分类，能提高文书档案的利用率，这是做好文书档案的重要凭证，能积极运用文书档案。而文书档案主管责任部门是行政部（或总务办公室），主要负责订立各单位档案文书管理制度，组织各类考核和实施效果。文书档案责任人主要负责文书档案制度的管理实施，接受行政总部的考核和业务指导。企业可根据实际工作需求设立兼、专职文书档案工作人员，工作内容包括整理、收集、归档、立卷、检索、保存、销毁、统计等各方面。各单位专门制定兼（专）职档案人员，直接上报行政部门备案。

三、我省水运建设的基本情况

改革开放后，随着市场经济的发展，珠江航运发生了翻天覆地的变化。在更新船舶、建设港口、导航通信、整治航道、管理航务等各个方面都有了进展。截至2018年，我省全水系共有通航里程15222公里，拥有大量的一类、二类口岸。

四、整理被转发企业文书档案的具体情况

（一）分类原则。可以以年度-问题为标准合理分类水运文书档案，参照这些文件的具体内容具体分类。行政管理、生产技术管理、经营管理、党群工作这四类共同组成了文件內容。每一类下面都包含着几小类，例如，行政管理类可表示为A类，其中的收文可表示为A1类;A1类下面又有子分类，A1可表示为收到上级转发文类，A12可表示为收到平行部门或下级上报的转发类文件。对于归档文件而言，需要以“件”为基础，合理分配整理文件，整理归档文件时最主要的内容便是确定“件”数的多少，更需要把握好“件”的尺度，防止过松或者过严，具体可以参考一份文件。可以按内容、时间、来源的不同对各个方面实行归档文件，作为整理归档文件的基本步骤，将其分成若干类别或层次，这样便能构成有机体系。

（二）整理规则。不同单位的“同类”文件中包含着主要联系和共同特征，方便将其组合成一个案卷。卷内文件可以遵循整理归档的方法，每份文件为一件，定稿和文件正本为一件，附件和正文为一件，复制和原件为一件，被转发文和转发文为一件。会议记录一本为一件，例如：涉及具体项目的工程资料档案，施工方和管理单位的会议记录、项目前期和施工过程的会议记录、监理方往来会议记录、项目竣工前会议记录、通航核查会议等，将会议记录一本为一件，如项目竣工前会议记录或项目前期和施工过程的会议记录等，区分成套的会议材料用件，重要文件的历次修改稿和正文都能为一件。文件处理单和正文也能为一件。复文和来文（批复或请示、复函和函、批示或报告）都为一件。各种名册、图表、成册的编写需要按照原来的装订方法，一册就是一件。相同样式未装订好的表格，必须以具体的时间或部门为单位，装订在一起也就是一件。可以积极整理和积累文件材料，带入相关管理制度，引进具体工作流程，相关单位的档案人员可以实行岗位责任制。积极采取“四同时”步骤，实行下达任务计划、审判、鉴定结果、奖励考核等多种方法，完成归档目标，才能收集到完整、齐全的资料。企业单位的档案人员应遵循“办理完毕随时收、及时收发会议文、定时收发常用文件、合理调整人员变动、人员变动提前收、约束时按时收、跟踪重要文件、检查时集中收、盖章时立即收、落实到人头督促收、催促收‘账本外文件、整理前全面收。”整理这些基础文件时，应遵守文件的基本规律，加强各文件之间的联系，按照不同的种类，积极区分整理，加强对这些文件的利用和保护。

（三）政府类企业单位的档案记录方法。例如水运工程档案记录方法多种多样，内容形式十分广泛，记录方法也多种多样。各种报告、来往文件、说明、批文这部分资料以铅字印刷为主，施工流程、工程内容、施工方法、竣（下转第20页）

（上接第11页）工结算以表格、图纸为主。材料检测记录、保证原始记录的隐蔽记录各种资料采用手写的方法。当前科技不断发展，为了表达出工程的具体效果，可以使用音视频等资料记录工程档案。

（四）收集原则。整个过程中需要做好各项收集工作，等到办理流程结束后，可以将这些具有保存价值的文字材料集中收集起来。在具体的收集过程中需要保证材料、内容的真实、完整。装订文书档案“件”数时，需要规定“件”，方便其利用和保管。装订前，可以及时修补那些已经破损的文件，积极复制易褪色或字迹易模糊的文件或者加固处理字迹，不破坏文书档案的情况下复制、修整文件。修整件时，及时修裱破损文件，及时复刻易褪变或字迹模糊的文件，去掉文件上易腐蚀的金属物。及时拆卸不方便的文书档案，一般来说，金属物被密封在封装箱内，一旦拆钉容易损坏原貌，因此最好不重装拆钉。当其文件较大时，折叠这些文件时应该减少折叠次数。

五、整理被转发文书档案的方法和顺序

（一）笔者所在企业整理文书档案的步骤（改进前）。笔者参考企业文书档案的整理步骤（改进前），具体设计到卷内目录格式、组卷工作力度、电脑输入界面等几个方面。就输入界面而言，就广东水运档案管理来说，转发的《广东省水运建设项目文件材料立卷归档管理方法》（粤交办〔2003〕842号》这一文件，文件填写的是〔2003〕842号，作者可以这个文件为依据，具体整理企业文件时，根据自身需求分类。

（二）政府类企业单位整理文书档案的顺序（改进后）。改进后翻开电脑输入界面，档案管理系统中可以增加被转发文的名称、文号，在管理系统中可以录入转发文，在档案管理系统中可以搜寻“主题词、文号”等词语，方便查阅转发文所在的案卷。检索编制文号时，同样可以处理转发文和被转发文这两种类型，这样便直接解决了转发文号的盲点问题，自然也不存在死档问题了。运用此项方法，便能优化文件查找速度，提升文件查准率、查全率，档案管理人员便能准确、迅速调整其中的步骤。基于此种方法，整理档案文书必须加大档案管理人员的工作量，同时要求档案管理人员具备高度的责任心和意识，然后积极仔细地完成各项活动。

六、总结

本文浅谈了转发文在档案管理中的作用，并举例说明了涉及水运的企业档案文书的管理，提出了加强档案管理的方法。具体整理档案文书时，应遵守文件的基本规律，加强各文件之间的联系，按照不同的种类，积极区分整理，加强对这些文件的利用和保护。作为档案管理人员，更应该树立高度的责任感，养成认真仔细的习惯。

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