大数据背景下民办高校档案管理与优化研究

文/万青

对于各个行业甚至国家来说，档案管理是非常重要的，引起了各个企业的高度关注，因为大数据里面包含着对经济、科学研究等大量有效的价值数据，但根据以往的传统模式，对大数据处理的方式是通过人工来整理数据、速度慢、降低工作效率、人工整理的数据。

1 大数据及高校大数据特点

1.1 大数据

大数据顾名思义称之为大量的资料、大量数据、很多大规模的数据和数量无法让人工在短时间内、进行有效的整理、读取、管理的数据，并且这些数据没办法让人类短时间内了解到自己需要的信息。

1.2 大数据的特点

（1）数据量巨大；

（2）数据生成的非常快；

（3）生成的数据数量大，价值数据很多；

（4）内容多，阅读频率高。

2 目前高校档案管理存在的问题

2.1 人才培养问题

由于档案管理工作内容的繁琐以及重复工作，使很多人都不愿意学习，并且成为档案管理方面的人才。目前，档案管理人员整体管理水平和素质也不高，现在，所有的行业都有专门的档案管理人员，但是管理人员的专业水平不是很高，不能有效准确的对档案进行管理工作，目前为止，我国十分缺乏管理档案专业知识方面的人才。

2.2 档案管理流程问题

现在，很多企业和单位、甚至学校，对档案专业的管理存在很大的问题。首先，档案没有档案编号；其次，每个档案的标题设置的不规范，然后所有档案随意乱放，卷宗缺少目录。传统档案管理模式存在很多不足，使用的是照片和手写记录等方式，繁琐档案管理方式，导致档案管理工作效率降低、也存在很多的不便利。

2.3 高校档案管理缺少硬件设施

这些年来，随着科技技术的发展与进步，信息化时代已经来临，很多人都在广泛使用电子计算机网络技术进行档案的管理。但是，很多高校却存在一个问题，使用电脑技术档案管理的学校少之又少，并且很多高校档案管理人员都是退休的教师，老一辈人员还在使用传统的方式整理档案，人工收集、人工整理档案。传统整理档案的方式，严重影响工作效率，而且很多高校档案室环境设施非常简陋、缺乏标准化，以上这些方式都不利于保存和管理档案。

3 在大数据背景下，怎样做好高校档案管理工作

3.1 用科技化技术手段对档案进行安全管理

在大数据时代，需要提高档案管理的安全问题，使用科技技术对大数据档案进行管理，在用计算机进行档案管理时，需要在管理的基础上，引入安全防火墙技术，外网和内网隔离技术、来保证档案管理信息的安全系数。大数据技术的管理方式提高了档案管理方式的工作效率，并且降低了人工成本，为我国的档案管理方式创造了新的机遇。现在电子计算信息化技术存在一定的安全风险问题，因此，用电子信息技术对档案进行管理的时候，应该做好档案管理保密工作，以防止档案数据泄漏出去、或者损坏。因此，档案管理人员应该有档案管理保密的安全行为意识，以便做好档案管理保密工作。

3.2 提高档案管理人员专业和技术水平

随着大数据时代背景影响下，目前越来越缺乏档案管理方面的人才。因此我们要发展大量的人才培养计划，档案数据时代来临，电子计算机计算机使用的比较广泛，因此对档案管理人员要求越来越高，档案管理理念需要有所改变，要有档案管理的安全意识。大数据时代，要熟悉档案信息专业知识，还要熟悉计算机信息化技术，成为兼具档案学与计算机知识的专业人才。将档案管理、海量的大数据以及计算机技术应用三方面相结合，更好的去开展档案管理工作。

3.3 档案管理数据系统备份

计算机进行档案管理时，需要不定期对档案进行数据备份，目前，计算机应用备份应用的十分的广泛，备份的好处是能够在源数据丢失的情况，还有所数据档案准备，在备份的过程中，如果出现计算机技术档案备份问题，应该及时找出问题关键点，及时有效的去处理备份问题，备份系统选择也很重要，好的备份系统能够保障数据之间的共享工作。也能实现数据备份的数据准确化和智能备份化，对档案数据备份，不仅要对硬件进行备份，还要对软件进行备份。

3.4 规范档案管理的流程和高校档案室设施的建设

健全并规范档案管理流程，档案管理在使用大数据的情况下需要有所凭据，如果没有标准化的流程，管理人员也不知道从何下手去做好档案管理工作，所以高校必须要在大数据背景下，制定标准的档案管理的流程，让管理人员按照标准化的流程严格的去执行，更好的做好档案管理工作。其次在大数据背景影响下，应该大力建设软硬件的设备设施，大数据技术设施的更新与改善，不仅能提高档案管理的水平，还能提高工作效率和保证数据的准确性，所以，软硬件设施设备的建设对档案管理有着关键的影响作用，也为档案管理人员有效的管理好档案信息提供了有效的保障工作，让档案管理员更好的为档案工作所服务。

4 结束语

社会在进步与发展，我们应该跟上国家发展的脚步，不应该拖后腿，对于高校档案管理，我们应该提倡使用电子信息化技术去管理，并且要大力宣传这种档案管理方式，丢掉传统的人工档案管理办法。因此，各类高校应该重视起档案管理工作，规范档案管理工作的流程，根据学校实际情况去充分开展档案管理工作，并且充分利用现代化电子信息技术，提高工作效率，并且在大数据背景下，电子信息技术使得档案管理工作更上一层楼。