高校学籍管理信息化建设的重要性与对策

陈森泉

摘   要：高校学籍档案的管理工作较为复杂。学籍档案的发展周期较长，在学籍档案的形成过程中，由于其中涉及的环节较为繁琐，因此对于管理系统和人员责任制比较重视。信息化管理是当前高校档案管理的一种有效模式，在此种模式下，应对信息化建设进行充分利用，通过网上审核制度等进行资料的完善，在专人负责相关项目的基础上确保工作任务有效进行，避免混乱和失误的状况发生。在高校的学籍档案管理中，学校也应加强档案管理人员的培训工作，通过自身技能的提升来适应信息化建设模式的管理。

关键词：学籍管理  信息化建设与应用  重要性  对策

中图分类号：G647.3                                文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2019）07（a）-0191-02

学籍档案包含学生在整个学生时期的各种信息，是对在校期间的材料归纳。学籍档案除了记录学生成长状况之外，也体现了学校的管理能力。因此，科学有效的信息化档案管理能有效展现学校工作的水平，学籍管理系统及教务系统等作为学籍管理的重要工具，其发挥了重要作用。因此，加强学校信息化学籍管理的建设具有重要意义。

1  信息化建设在高校学籍管理体系中的应用功能

现阶段学籍管理系统依靠网络技术等新模式，在网络通信和电子传感技术下进行应用。在软硬件多种功能齐全的平台基础上针对学校的学籍管理需求进行整体的学籍编制。信息化建设在目前的学籍档案管理应用中的首要功能是自动化处理，在充分了解各种资料编制和操作要求的基础上进行应用。下面针对信息化的应用功能进行分析。

1.1 信息化建设中的处理功能

自动化处理是当前信息化建设中的一个重要方面，作为信息化建设的基础功能，对于提升高校学籍档案管理的水平具有重要意义。高校档案管理中的数据处理包括以下几个方面。首先是对于高校学生信息的数据收集和输入，其次是数据传输、存储，在这些工作完成之后，进行学生信息的加工和整理输出，最后根据学校的实际需求进行学籍资料的编制。学籍管理系统通过采用信息覅按资注册方式，实行统一化学籍管理，从而能够在教育平台上体现出来。

1.2 信息化建设中的预测功能

我国高校教学模式一般以开放性教学为主，教师根据学生的专业学习进行个性化培养方案的制定，同时利用学生的学籍信息进行教案的编制。在信息化建设的基础上对学生的发展情况进行有效预测，运用数学模拟、统计等方式，做好教学准备。

1.3 信息化建设中的控制功能

高校学籍的管理过程中通过对学生的详細数据进行检测，同时在执行中比较其差异，同时根据差异进行整体状况的原因分析和比对。信息化建设中的数据控制功能可以通过计算机的程序完成档案的处理工作，降低了工作的难度，减少了人力资源的浪费。同时，信息处理还包括对于学籍的编制、校对等环节，对于学籍的处理效率也有一定程度的提升。

1.4 信息化建设中的决策功能

学校档案管理通过采用数学模型进行数据存储，有利于寻找最优解，同时信息化建设可以帮助管理人员进行决策。在充分利用信息平台的基础上进行学籍处理，促进决策的优化。

2  采用信息化建设对高校学籍管理的重要性

2.1 对于完善信息管理体制具有重要意义

现阶段，信息化时代已经到来，我国高校的学籍管理体制还没有摒弃以往的局限性，大多依旧沿用传统的学籍管理体制。传统的学籍管理体制不能适应当前社会的需求，对于实施效果不明显，学籍管理也没有得到一定的价值。同时目前我国高校学籍管理体制存在一定的弊端，大多存在效率低下和随意等问题。因此当前的信息化建设作为高校学籍管理模式改革的一个契机，具有重要意义。学校也应在信息化建设的基础上加强管理，在适应实际要求和需求的基础上进行功能的发挥。

高校学籍管理一般包含学生的在校成绩和奖惩等多个方面，从学生的入学初始到最后一直贯穿其中。随着新课标的改革，学校对于学生的考察方式也进行了一定的改变。跳出成绩和奖惩情况的局限性，在现代化教育发展的基础上，进行考察手段的更新。因此，学籍管理工作也应进行改善。同时学籍信息作为学生材料的原始凭证，对于学生的意义比较重大。当前信息化建设从多个方面进行改变，利用其自身的功能进行高校管理体制机制的完善，在适应高校变革的基础上进行有效应用。

2.2 有利于促进学校管理思想的变革，提升学籍管理的成效

部分高校对于学籍档案重要性的认知仍存在一定的局限，因此存在传统的思维观念。我国高校教育的重点是教学，学生也对成绩比较注重，因此对于这些管理环节大多都忽视了，这种状态严重暴露了我国高校管理的漏洞，因此进行信息化建设有利于适应学校的需求。

我国高校教学的任务比较重，学生大多也都注重学习。对于高校管理的不重视导致我国现阶段的教育质量不高，因此，信息化建设凭借自身的学籍控制和处理功能加强了学籍工作的建设。在此基础上，能够有效转变学校的管理思想，促进管理成效的提升。

2.3 有利于提高学籍的管理水平

高校学籍管理从初始阶段开始，一般采用人工采集方式，这项工作相对来说比较复杂，同时学籍管理人员水平的高低对于工作完成的质量具有一定的影响。现阶段我国的高校管理人员一般没有经过专业的培训，因此存在专业和技能上的缺陷，学籍管理人员在日常的工作中容易出现遗漏状况，对学籍信息的准确性具有一定的影响。信息化建设方式通过对学籍信息进行有效处理，有利于提升学籍的管理质量，同时提升工作效果。通过信息化的学籍管理系统能够进行统一化的学籍管理，在开通在校生管理模块的基础上保障对学生信息能够进行了解，掌握基本有效的学籍信息。

2.4 有利于和当前教学管理系统相融合，促进信息化管理

我国高校在目前的信息化建设中通过引用一些先进的教学管理系统，例如学籍、师资及其他管理方式，这些先进的数字平台没有专业的人员进行使用，同时没有经过培训，因此对系统使用不熟练的情况仍然存在。对于这些学籍管理系统没有很好的利用起来，随着信息化建设的推进，有利于推进高校学籍管理的信息进程，促进教学管理的结合。

3  促进我国高校学籍管理信息化的策略

3.1 在信息化建设的基础上实行动态化管理模式

我国目前的学籍管理体制存在机制落后的问题，因此为了对此方面进行有效改善，应进行教育手段的创新。对于学籍档案可以采取动态管理模式，对于学生校外学习的信息和其他学历的考取都收入进来。除此之外，还可以进行档案的编码管理。通过利用信息技术，在网络的基础上进行档案资料的分类整理，形成有序的信息化管理。通过明确高校学籍管理的目标方式，保证学籍的有序性入库。

3.2 在信息化建设的基础上完善档案形成机制

学生的学籍档案一般具有一定的顺序，基本上围绕学生的学习状况和学习方案进行开展。但是部分学生会存在提前修完学分或存在休学的情况，因此对于这些学籍管理的方案也应考虑在内。同时，学生一般存在重修、免修等情况，对于这些方面应该进行体制机制的健全。通过对信息化学籍建设机制进行利用，采用网络手段进行机制的编制，保证学籍管理工作的顺利开展。

3.3 充分考量现阶段的需求和实际情况

信息化时代的发展也在促进学籍信息管理的变革，信息化的明显变化为学籍档案不仅仅是对学校和学生个人的信息呈现，其中还包含着毕业后的身份和履历象征。应聘者一般也会对学生的档案进行查看，同时学生可能还会通过中介机构找寻工作，因此，档案的呈现主体增多，档案的管理质量也应加强。用人单位不仅仅对学生的情况进行考量，除此之外，对学生的其他社交及证书的取得也比较关注，对于目前学校的档案中只记录学生的成绩远远不够，因此，学校应根据现阶段的需求进行档案的管理和改革，增添档案管理的内容。

3.4 建立档案管理责任制

档案管理工作中间的环节复杂多样，因此对于档案管理环节中也应进行责任制的落实，保证每个环节的质量和效率。现阶段，信息化建设的利用可以保证档案管理的便利性和系统性，通过利用信息技术进行网上登记制度的创设，在此基础上进行专门的人员管理工作。同时，健全档案管理中的监督制度，通过加强人员培训和档案管理意识的提升促进观念的转变。

学校也应加强人员管理工作的培训，建立档案管理人员考核制度，通过考评进行学习情况的了解，看其是否能适应目前的信息化建设方式。通过考评制度增添档案管理人员的压力，促进专业素质的提升。在自身水平提升的基础上更好的适应信息化建设的整体大方向。

3.5 大量使用互联网信息技术

学籍档案的明显特征就是具有多数量的特征，每天都有着大量的档案信息被编辑进入数据库中，不仅需要将学籍信息进行整理，还要完成查阅、归档等繁琐工序，很多地区中的高校还没充足认清到互联网技术对档案信息建设的重要性，所以其没有跟随时代的步伐，仍采用传统的学籍管理模式，如果所有的学籍信息都需依靠人工完成，那将会是一个庞大的工程。所以针对这种情况，应采取使用互联网计算机技术，通过扫描数据的方式进行档案信息的编辑入库，这样就可极大提升工作的高效率。除此之外，通过学籍管理系统采用网上形式进行学籍信息的查询方式也是非常可取的，对于想要查询学籍信息的学生，只需将自身的学生信息输入系统就可立即得到相关的数据，或者经过网上预约的形式和学籍管理工作人员进行提前沟通交流，这样可极大的节省时间成本。

4  结语

信息化建设是我国目前高校学籍档案管理的发展趋势，也是我们当前沿用的整体大方向和技术。但是，我国受传统学籍管理的影响，在建设中仍旧存在不足。现阶段我们应对学籍管理机制进行改革，同时落实责任制度，在对现阶段需求充分考量的基础上利用信息化基础进行学籍管理的更新，通過加大建设资金的投入，确保档案动态管理模式的有效进行。学籍管理作为高校管理工作的一部分，应树立信息化建设理念，在平台的对接中实现现代化的教学管理。

参考文献

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