关于企业费用报销中存在问题及应对措施

谢志园 顾楠 闵仕慧

扬子江药业集团有限公司 江苏泰州 225321

对一个企业而言，财务报销工作是企业财务管理中一项十分重要的内容，直接影响着企业的利润及未来发展。目前我国绝大部分企业都十分重视财务报销工作，而费用报销过程中涉及到的原始凭证等由于各种原因存在着不少问题，这会直接关系到费用审核的准确性。

1 企业财务报销工作中存在的问题

1.1 费用报销凭证填制不规范

在进行报销时， 对于报销的单据有着严格的要求，如报销单填制须字迹清晰、完整，不允许以任何方式进行涂改、变动，必须按照企业一定的要求进行逐项填写，不可以漏填或不填。我国企业最常出现的问题就是报销单填制不规范，填写时较为随意，凭证上的相关内容例如，金额、摘要、费用项目以及收款单位信息等表述较为模糊或直接不填，有的甚至出现了涂抹的痕迹[1]。这些问题一定会影响到财务报账的工作质量，会计信息的准确性也会大打折扣。

1.2 凭证信息缺乏真实性

报销的原始凭证不真实，这一点是我国很多企业在报销中都会存在的问题。这跟企业的财务报销管理缺失存在相当大的关系。有些企业的员工在报销时，由自身利益出发，会在报销凭证上虚填一些与实际支出不符的业务项目，伪造相关凭证，编造相关业务内容以获取个人利益，这是企业报销过程中普遍存在的问题，甚至有些员工会将个人的消费计入到财务报销中去，并对凭证进行伪造，将这些支出列入办公用品或差旅费等项目中[2]。也会有一些员工利用私人关系在外虚开发票，利用这些票据给自己带来额外收益，这会给企业带来一定的经济损失。这就要求企业必须严格要求报销的凭证具备真实性，消费的时间地点都要确切可取，绝不可存在假冒，伪造的情况发生。

1.3 报销的凭证不合法

报销的凭证不合法是指报销所描述的事项与实际的业务相符，但报销时所附的单据不符合法律规定。这主要体现在利用一些过期作废的发票、假发票、收据等进行报销，这是属于严重的违法行为，不仅会给企业带来严重的经济损失，同时也会让员工个人信誉受损甚至可能面临牢狱之灾，更会造成国家税款流失。

1.4 管理机制不够健全

当前我国很多企业对财务报销工作重视度并不高，认为它只是财务部门管理工作的一部分，忽视了它会对整个企业带来的影响，从而非常片面的制定相关的财务部门管理规范及相关的报销制度，并未将其列入到公司日常的监管工作中去。这就使得企业有一些员工有机会浑水摸鱼，通过虚假的报销凭证得到额外的收益。有些企业的财务部门管理人员只对报销的单据进行表面的核对，并未真正仔细逐项核实，从而使得财务报销工作真实性低，导致企业大量资金外流[3]。

2 解决方法和应对措施

2.1 制定操作性更强的费用报销制度

在运转高效的财务系统中，每一个环节都不能脱离制度。费用报销制度是公司上下使用频率最高、使用人员最广的制度之一，如果内容不详实、不具体，那就对日常报销工作无指导意义。可以采取流程图的形式明确审批人、审批步骤和审批内容，以工作清单的形式明确各费用所需原始单据类型等。明确财务报销所涉及工作人员的责任和义务，严格规范工作流程，强化财务报销工作的管理力度。

2.2 优化网上报销系统，增强用户的体验感

开通网上报销系统与财务核算系统的会计科目的自动匹配功能。在财务核算系统的相关会计科目出现变化和新增时，自动更新网上报销系统相关费用大类及小类，减少财务人员维护系统的工作。增加“拍照上传附件” 功能。网上报销系统最烦繁琐的工作是需要扫描上传所有原始凭证。若可以外置拍照工具与网上报销系统连接，拍照后自动上传至系统，必将节约大量人工成本，提高工作效率。随着制度更新及时调整网上报销系统的界面和窗口。如《差旅费管理办法》多次调整补助标准，增加“乘坐公共交通补助” 项目，删除“超长乘车补助” 项目等，网上报销系统中“差旅费报销” 却并未按照制度及时更新，报销人在填写系统时出现错误，费用会计需要手动修改并向报销人做出解答，增加了费用会计的工作量。增加“模糊查询” 功能。费用会计在应对各类审计、监察、巡视时，需要翻阅大量原始凭证，网上报销系统可以利用网络优势，对关键字进行查询和整理，节省翻阅凭证的时间，提高工作效率。网上报销系统与OA 系统关联，有未完成单据邮件通知审批人，以便及时完成审批，避免单据积压。

2.3 加强工作人员的培训

财务人员对会计知识、税法知识以及相关制度的掌握程度影响着费用报销质量。应定期对费用报销会计进行培训，及时学习最新的税务政策、会计准则和政策法规，提高工作人员的业务能力，并进行职业技能的培训和考核，使工作人员在实际的工作过程中时刻以制度标准为准绳，提高工作质量。向没有专业财务知识的报销人定期讲解报销管理制度中的具体条款，使其了解、熟悉应该注意的事项。

2.4 加强财务监督体系的构建和完善

加强费用报销的事前、事中审批力度，并不是要延长审批流的长度，而是提升审批人的审批质量和审批效果。企业相关负责人以及财务人员要在工作中做到各司其职，加强对报销内容、原始单据等内容的审核，提升自我监督与互相监督的能力。财务部门可采取内部定期交叉互查的方式，及时发现问题并整改，降低纠错成本，提高工作质量。

3 结语

费用报销管理工作于企业而言极为重要。建立健全财务报销制度，规范费用报销审核流程，加强对相关人员的培训，改进费用报销方式方法，一方面，它能够有效解决在报销过程中出现的一系列问题，加强依法治企工作力度，建立费用管控长效机制；另一方面，通过这些报销的凭证数据可以对现阶段企业的财务管理状况进行一个大致的了解，让企业能够提升财务基础工作管理水平，进一步防范经营风险，从而做出正确的经营决策，实现利润最大化的目标。