档案管理信息化建设对策思考

刘燕

衡东县吴集镇人民政府 湖南衡阳 421400

1 档案信息化建设基本内容概述

档案信息化建设，是指对档案资源进行信息化管理和利用的一种新方式。档案信息化建设是一项系统工程，包含的内容较多，主要分为档案信息资源建设、档案基础设施建设、档案标准化建设三个方面的内容。档案资源建设，主要是对档案信息整理归档形式和内容等做出的要求。档案基础设施建设，主要是开展档案信息化软件和硬件设施配置，从而更好地提高档案信息资源开发利用效率，实现高度共享。档案标准化建设，主要是对档案信息化建设提出的一些具体要求和规范，从而更好的便于电子档案规范化管理[1]。

2 档案信息化建设方面存在的问题分析

2.1 对档案信息化建设重要性认识不到位，缺乏科学全面的认知

档案信息化建设，是对传统档案管理方式的一种创新，是新形势下顺应时代发展的一项重要应用技术，长期受到思维、环境等影响，档案管理人员对信息化建设重要程度认识不到位，对信息化建设基本认识缺乏全面的了解，没有认识到开展档案信息化建设的优势，从而影响了档案信息化工作的有序开展。

2.2 对档案信息化建设资源利用方面存在错误的认识

档案信息化建设最终目的是为了加强档案信息的利用，提高档案管理规范化水平，将有价值的资料进行分类整理，运用电子化的形式进行保存，从而提高保存的规范性，更好地帮助应用。但是目前在档案信息化建设方面往往比较注重档案资料的管理和保存，对档案资料如何进行深度应用等方面缺乏积极探索，从而影响了档案信息资源的有效利用，难以体现档案信息化建设的实质意义。

3 完善档案信息化建设与档案管理工作的对策

3.1 健全档案信息化的工作系统

第一，管理机制需要具有明确性，并且在运行中需要进行持续的完善工作。在实行有关的档案管理办法的前提下，还需要建立不同部门相互配合的电子型的档案管理制度，保证电子档案的全面管理工作。另外，在我国规定的有关法律法规的同时，还需要给予档案部门一部分的行政方面的管理职能，采取有效的方法，在档案管理的工作中加强信息化方法的运用，并促进档案信息化建设工作的协调配合，促进和谐的合作系统的形成。同时，应该注意档案信息化建设工作在电子化政务工作中的安排，通过这种方式促进档案信息化建设与政府的电子政务工作，同时进行；第二，需要深入的完善和规范有关的法律和法规，以此使档案工作更加科学。有关的工作人员应该策划档案信息化建设工作的具体方案，制作日常工作的职责列表，同时还应该明确规定任务型的工作目标，工作的时间以及负责的企业等。另外，需要构建健全的绩效评价系统，应用评价促发展的方法促进档案信息化工作的顺利进行。立足于绩效评价系统，进一步的完善现阶段的法规、条文以及相关的制度，加大监督与检查力度，以此保障档案信息化的工作步入正轨[2]。

3.2 促进档案管理的数字化，实现资源的共享

第一，需要逐渐的促进档案管理的数字化工作。按照有关的原则，制定适宜的工作方案，并且需要加大监督的力度，保证档案工作的数字化。另外，还需要在满足人们日常使用要求的前提下，制作一套完善的档案数字化的文件目录，投入大量的人力、物力、财力予以支持。同时，还应该实施纸质档案与电子档案相结合的管理机制，采用二者双归档的形式进行档案的管理工作。值得注意的一点是，有具体规定的文件与图片类文件需要遵循关联储存的制度，以此来达到全文检索的目的。第二，应该逐渐的促进档案资源的共享工作。按照国家新近颁布的有关规定，建立一套完整的档案信息管理体系，并且采取有效的措施促进这套管理体系能够与办公使用体系之间完美的结合，这种做法有利于促进信息的生成、分类整理与归档的工作，并且一系列的操作是在网上进行的。应该按照先易后难的顺序，制作档案信息系统的文件目录，并注意利用好档案管理机构的职责内容，采用条块结合的方法，确保档案资料的实时性，进一步促进档案信息化建设的工作。

3.3 完善技术支持与资金保障

第一，应该采取措施完善有关的基础设备。建议把档案的信息化建设中投入的资金算在财政方面的预算里，并按照年度加入基本建设和维护的费用。同时，还应该利用合作开发与服务外包相结合的方法，实现档案信息化物质支持机制的创新，并大力支持不同的档案机关研究管理技术；第二，更新应用的硬件与软件设施。不仅需要配置有关的设备，还需要不断的更新正在使用的有关设施，给档案信息化的工作创造足够的工作条件。对于档案信息化管理与应用软件，应加大相关软件的研发力度，在全国构建统一的技术标准。

3.4 创新档案信息服务手段

档案信息化建设的最终目标是提高档案的利用效率，为此，应当对档案信息服务手段不断创新。提升档案信息远程查阅利用服务能力。建立档案信息资源网上公开评估体系。各级档案部门可以采取链接的方式对相关资源进行整合，逐步完善档案信息资源网，以此来实现一站式的档案信息网上查阅。

4 结语

在现代化的建设过程中，档案管理部门应该加大对档案信息化建设工作的重视度，采用改进档案管理的方法和档案处理的步骤，扩展档案信息资源的开发领域，合理的利用档案信息资源，积极主动地促进档案信息化建设中应用的各种硬件和软件的建设工作，不断地更新档案信息化管理的方法等有效的方法，逐渐地促进档案管理工作的数字化和信息化的发展[3]。