如何提升办公室档案管理的效率

蔡林

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目前，我国的档案管理工作还比较落后，正在向电子档案和计算机检索过渡，这使得档案管理工作极具挑战性。因此，在管理文件的过程中也需要现代技术。只要我们有高度的职业责任感，加上我们对待日常文件管理的较强的专业性，我们就能够推动文件管理的规范化、科学化，从而促进办公文件管理的健康发展。

1 提高办公室档案管理工作效率的重要性

办公室档案管理工作对于资料的收集和保存、客观记录事物发展具有很重要的纪念作用，并且具备查询功能。传统的档案管理查询需要多重步骤，兼以档案的种类相当复杂，纸质档案所占区域大，不利于档案管理工作的开展，档案的管理人员也不容易很好地做好管理工作。传统的档案管理工作形式影响员工的工作热情，工作效率低下，工作方式落后，管理意识薄弱，对于档案工作的发展有很大影响，部分办公室档案管理工作仍然采用业务部门的工作思路和方法。加强对办公室档案工作的管理，就保证了单位的未来的发展。

2 办公室档案管理目前普遍存在的问题

2.1 档案管理意识淡薄

在办公档案管理工作中，相关人员的管理知识相对薄弱，已成为影响档案管理质量和效率的主要因素。现阶段，档案管理人员大多不是专业的管理人员，有的甚至是临时工。对于这样的员工，没有对他们进行常规的文件管理工作的培训，这对于办公室文件管理来说是很难做到重要的。全面了解性，在特定的文件管理的过程中，由于缺乏意识领域的文件管理，有漏洞的多样性，例文件管理不规范等，这些问题在办公室文件管理的效率带来非常严重影响。

2.2 工作人员的专业素养有待提升

档案管理人员专业素质不高。现在是网络信息时代，电子档案可以节省大量的人力、物力。所以电子档案成为档案管理的发展趋势。如今从事档案管理工作的人员大多数都还是一些门外汉，他们很少有人受过专门的培训，以至于他们的业务水平很低，缺乏必要的档案管理信息知识，还有相当一部分人员不能很好的运用计算机等自动化档案编制与管理，导致这些档案管理人员很难跟上时代的步伐，档案管理工作效率非常低。

2.3 办公室档案管理办法缺少合理性与规范性

我国进入了信息化时代，并且信息技术被广泛应用在各行各业中，其能够有效提升办公室档案管理工作的合理性与规范性。但是，对于某些单位来说，其在档案管理工作中没有使用先进的管理办法，仍然使用纸质档案进行管理，很难与社会发展步伐相适应，导致办公室的档案管理工作出现了一系列的问题[1]。

3 提高办公室档案管理工作效率的对策

3.1 加强对档案管理人员的培训，提高档案管理人员的专业水平

单位可以聘请专业人士对档案管理人员进行培训，提高管理人员工作能力，重视办公室档案建设重要性和必要性，积极配合档案管理体系建设，帮助工作人员更好地开展档案管理工作。单位可以定期组织相关技能培训课程来增加工作人员对档案管理工作的学习，提高档案专业素养，加强理论知识和实践培训，注重普及业务知识，做好资料收集、存档等各项管理工作，减少工作失误，自觉提高自身专业素养和职业道德水平，在工作要求上明显改进自身不足之处，提高自身的工作能力，提高管理人员的职业道德，严格遵守相关规章制度，最大程度上提高档案管理工作。

3.2 网络电子化技术应用到办公室档案管理中

我们知道办公室档案管理工作不仅复杂而且非常琐碎。档案管理人员每天都要面对堆积如山的纸质版的档案，怎样才能准确而又快捷地把办公室大量杂乱无章档案分类标识存放起来？提高办公室档案管理效率呢？只有将网络电子信息化技术充分应用到档案中，利用电子化的方式对档案文件进行处理。才可以真正意义上提高办公室档案管理效率。如今是网络时代，网络技术非常发达。如果我们将网络电子信息化，成功运用到档案管理中时，那么这种快捷而又准确档案管理方式，除了比传统的纸质版档案更加容易储存以外，还可以不费吹灰之力就可以对各种文档进行查漏补缺。对于一些急需的档案来说，可通过电脑迅速查找的[2]。

3.3 改变传统管理理念，创新思路，创新方法和措施。

创新思维要具体落实到当前的经济和社会发展形式上，要进一步打破传统办公室档案的管理理念，从经济角度来分析和宣导，其办公室档案管理工作，所带来的不仅是巨大的社会消息，还有十分惊人的经济效益，所以必须要把档案看作特别珍贵的物质资源，积极提高管理人员的服务意识和服务质量，切实提高档案的利用率。

3.4 确保管理制度执行

单位在对办公室档案管理技术和制度进行了大幅度修改后，必须强调其执行力，不仅要加强对档案管理部门的管理方面的培训，还要加强对管理人员工作经验的培训，管理人员要执行档案管理制度，就要建立适当的奖惩制度，加大对档案管理工作的落实情况的监管。管理人员要根据当前的实际发展情况，更新工作理念，对照先进的管理模式和对相关法律法规的了解，创新管理机制，积极参与单位组织的相关培训和讲座。单位要设置专门的档案管理的岗位，积极招聘专业人员，在今后的工作中要保证信息保密性，做好相应的技术设计。

总而，办公室档案管理工作和每项工作息息相关，并且在办公室工作过程中产生着十分重要的作用，需要不断提升办公室档案管理工作的质量与效率，增强办公室档案管理工作的信息化建设，能够有效提升档案工作的使用价值，进而推动办公室档案管理工作的健康可持续发展。