高效、安全、环保——估价档案数字化管理展望

杜一衡

江苏大新房地产资产评估测绘造价咨询有限公司 江苏南京 210000

1 估价档案数字化的背景

随着科技的不断发展，估价机构业务范围不断扩大，业务量随之增长。伴随而来的问题，便是海量的评估档案资料的保管。普通评估档案的保管最低15年起，而根据资产评估法的要求，法定评估业务评估档案的保存期限则不少于30年[1]。那么可以想象，每一个估价项目，都有工作底稿、技术文件、评估对象资料、评估报告等等一系列资料和图纸，文件的线性增长和有限的存储空间是一个巨大的矛盾。与此同时，纸质资料的检索和翻阅都有难度，如何有效的利用这些文件也成为一个问题。

2 档案数字化的优缺点

简而言之，将大量纸质资料数字化之后所带来的便捷主要有：

（1）易于访问，可在电脑上读取、传输，方便查找和阅读，可以提高工作效率和员工生产力。电子化档案后，可以设立更多的关键词，具备高级检索能力，方便对估价工作提供参考。

（2）环保，节省了大量的纸质打印，减少碳足迹。

（3）节省存储空间，数字化后的文件占用存储容量小。

综上，相对于传统档案保管，电子化的档案无疑是有着节省空间和能源的巨大优势。但与此同时，数字化档案依靠的存储介质也有着硬件老化，版本落后导致不兼容，文件损坏，以及防潮、防火的问题，同时也存在被修改、意外损毁、复制传播泄露商业机密的风险，最为重要的是，保证电子数据原始记录的性质，即原始性和真实性的问题，才能实现电子数据在法定评估业务中起到证据的效力。

3 档案数字化的主要过程

3.1 识别数字化的对象

首先要掌握需要转换的文档的特点，采用对应的方法进行数字化。例如计算过程文件，以pdf格式直接存储即可，而工作底稿中的手稿、有签字或签章的文件，则需要扫描成图像方式存储。

3.2 准备文件

对于需要数字化的文档，需要确保其已经准备好进行数字化工作。听上去似乎容易，实际操作中需要细心地进行系统检查，确保文档中没有影响数字化的额外办公用品，例如回形针、便签、大头钉等等。

3.3 进行扫描

能够进行扫描的应用程序和软件有很多，甚至手机上的app也可以完成，这使得文档扫描成为随时随地可以完成的工作。但对于大量扫描而言，大批量的扫描可能会导致卡纸，而若专门购置可以进行大批量工作的扫描仪则非常昂贵，对于机构来说，增加了一笔不小的成本。选择可靠的、成熟的文档扫描专业机构，可以提高工作效率，保证档案数字化的及时和到位。

3.4 数字文档管理体系

这部分是档案数字化的重中之重，能否成功地进行数字化档案建设，很大程度取决于能否建立有效的数字文档管理体系。数字化档案管理有多个步骤

（1）标记。首先需要对不同保管期限的文件进行分类和标记，一定要为档案设立多个关键词索引，方便之后的查询。

（2）存储。第二步是安全和高效的存储。安全存储主要是指存储介质的安全性。档案电子化后的存储文件是一个更为复杂的过程，数字化后的文档可以存储在不同的介质中，例如：U盘，CD/DVD，云盘等等。

在实际操作中可以采用以下技巧来提高文件管理的效率：

①一站式存放所有文件。根据不同年份、不同类型的评估业务进行分类，将属于同种类型的档案文件全部归于一个硬盘中，避免分散存储，将所有文档放在一个“根”文件夹下。并将文档存储在此文件夹内的子文件夹中，方便更轻松地查找内容以及运行备份。

②创建文件夹的逻辑层次。逻辑层次是计算机文件柜的抽屉。对于评估业务，可以按照年份、业务类型、项目地点、编号来进行逻辑层次的建立。

③文件夹内的嵌套。根据需要在主文件夹中创建其他文件夹。目标是将每个文件放在一个文件夹中，而不是列出一堆散放的孤立文件。同时也要注意不要创建过于复杂的深层文件夹结构。

④遵循文件命名约定。由于Windows、Mac、Linux操作系统对于文件名有特别的规定，比如不允许在文件名或文件夹名中使用空格等等。如果计算环境混合使用，需要特别注意避免使用此方法。可以使用下划线作为分隔符（例如2020_秦淮区征收_02号.doc。）。其他字符如/？<>：＊|在Windows下的文件或文件夹名称中也禁止使用。

（3）借阅。第三步是严格档案借阅制度，经过数字化的档案因为传输方便，需要更加注意拷贝的记录。对于不同等级的档案，应设立分级制度，通过授予员工不同的登陆权限，给予不同的查看和拷贝权限[2]。

（4）维护。通过定期的访问和抽查，可以有效的发现存储介质存在的问题，及时进行文档修复和备份。对于超过保管期限的档案，也要进行清理[3]。

4 法定业务数字文档管理的关键

从评估程序的开端，即采集各个环节的原始数据，并通过数据加密等技术，记录对于原始数据的修改、复制、传输过程，保证电子数据的原始性、真实性，都应该符合《民事证据规定》的要求：

（1）电子数据的生成、存储、传输所依赖的计算机系统的硬件、软件环境完整、可靠、正常运行，且具备监测、核查手段；

（2）电子数据被完整地保存、传输、提取，保存、传输、提取的方法可靠；

（3）电子数据是在正常的往来活动中形成和存储；

（4）保存、传输、提取电子数据的主体适当；

（5）可以由记录和保存电子数据的中立第三方平台提供。

（6）可靠的电子数据备份措施；

（7）有效的防范电子数据被恶意复制传输泄露客户商业机密的技术手段。

综上所述，尽管档案数字化对于估价行业来说仍是新兴的方向。但由于其巨大的便捷性和光明的发展前景，完全有理由相信，有了估价行业的全员参与，将原来用于纸质存档的部分成本投入数字化存档的研发，推动行业电子归档规范的建立，迎来评估档案数字存档是未来可期。