高校文印管理信息化系统开发研究

【摘 要】本文分析高校文印管理信息化系统开发的必要性，基于系统需求分析，论述系统数据库设计，并详述普通用户、普通管理员、高级管理员三个界面的详细设计，最后分析如何进行系统测试。

【关键词】高校  文印管理  信息化系统  B/S结构  开发

【中图分类号】G  【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2019）08C-0189-04

21世纪，Internet技术、云计算、“互联网+”的发展及计算机应用等日益普及到社会生活的方方面面，高等职业院校各项管理也逐渐进入教育信息化管理时代，信息化技术广泛应用在教学、教务、学工、后勤、财务等方面。教育信息化的快速发展，使得高校文印管理转型为无纸化管理迫在眉睫。

一、系统开发的必要性

随着“互联网+”的普及，广西机电职业技术学院（以下简称学院）各部门各项工作已陆陆续续实现信息化管理。学院文印工作主要由学院办公室负责，设置文印室，由两名文印员负责日常工作。文印员的主要工作有打印、复印资料，购买设备、纸张等物资，设备维修上报等。对于高校而言，无论是科研还是教学，都存在大量的打印复印工作。这些日常工作均采取传统的手工方式。传统的手工工作方式下，系部师生需要印刷文件，必须填写审批单，由部门领导或者办公室主任审批签字，才能拿去文印室印刷。文印员根据审批单先后顺序进行排队印刷，印刷好后师生将文件取回，文印员将各部门文印资料情况登记在本子上，并按月手工统计使用量。由于印刷时间往往不能确定，便导致教师经常往返多次文印室查看是否印刷好方可领取文件，严重影响教师的工作效率。传统手工方式严重阻碍了信息化建设的发展，违背了国家所提倡的无纸化会议和无纸化办公理念，不符合时代的发展。实现文印管理信息化，势在必行。

为了实现学院文印信息化，减轻文印员的工作负担，方便全院师生，经过多方学习，学院将通过建设文印管理系统网站，实现师生网上请求、领导网上审批、文印员网上统计及发布信息和管理文印物资等功能，既能方便广大师生合理安排时间印刷资料，又能节省大量的人力物力。本系统架构采用B/S结构，师生可在校园网络覆盖的任何一个终端登录进行相关操作，相关管理员进行审批，文印员对师生的请求进行处理并做出回应，同时将反馈信息发布到网站上。

二、系统需求分析

需求分析是软件生存周期中的一个重要环节，在此阶段我们要分析系统要“做什么”，而不是“怎么去做”。开发信息化环境下的文印管理系统网站，主要实现普通用户数据填写和查看信息、普通管理员审批文印单、高级管理员审批和修改数据状态及统计数据等功能，实现学院文印信息化管理，让所有师生均可通过校园网络操作。由此，本系统需要解决的问题如下：普通用户在线填写复印、打印单，领取物资审批表，上传文件，提交审批表，查看状态;普通管理员在线审批师生的请求，同时具备普通用户的所有功能;高级管理员在线终极审批请求，修改状态，同时统计物资、发布信息等。根据需求分析，可画出系统流程图如图1所示。

三、系统功能设计

从以上需求分析和图1系统流程图，结合系统的设计目标，文印管理系统必须实现以下几大模块的功能：

1.系统首页。首页是所有用户登录系统之后必须访问的页面，发布与文印有关的信息，让师生进入网站即可查看最新信息。

2.消息中心。对于普通用户而言，此模块用于查看文印进度。文印员处理好文印资料，将信息发送给普通用户。普通用户通过该功能查看进度。

3.文印申请。这是客户端最重要的模块，用户通过此模块申请文印，包括复印、打印等。而根据资料的保密性，又分为特殊文件和普通文件。根据纸张类型，可进行细分。根据文印类型，可上传附件。最终提交给管理员审批。

4.申请记录。用户所有申请记录，均显示在此模块中。用户可查看个人文印申请历史。

5.后台管理模块。此模块的使用权限是高级管理员，包括文印列表、数据统计、申请审批、资产管理、公告管理、用户管理、通知领取等。高级管理员可进行审批清单、修改状态、发布公告、增加和删除用户、查看数据统计等操作。

由以上系统必须实现的功能模块，我们得出系统功能结构如图2所示。

四、系统数据库设计

构建文印管理信息化系统，可依托校园网络，根据目前学院的人数分析，本系统搭建数据库必须满足两万人或者几万人同时访问数，由此本系统采用中小型数据库MySQL作为后台服务器数据库。MySQL是一个小型关系型数据库管理系统，其体积小、速度快、开放源代码、总体成本低，搭配PHP和Apache可组成良好的开发环境，被广泛应用在中小型网站开发中。在数据库表的设计上，必须充分考虑数据的准确性和完整性。本系统的使用对象是全校师生。教师使用教工号登录，学生使用学号登录。教师工号位数与学生学号都不同，我们要设置编码规则进行校验，当出现位数不对，或者登录码有非法字符，均不被接受。

本数据库中主要的表包括tb_asset、tb_dept、tb_msg、tb_notice、tb_print_daim、tb_print_compelete、tb_print_file、tb_print_info、tb_print_roval、tb_print_state、tb_print_type、tb_semester、tb_teacher、tb_user、tb_user_group、tb_user_power等。其中tb_print_info表設计如图3所示。

五、系统详细设计

文印管理信息化系统，将文印管理从传统的手工操作方式中解脱出来，实现文印信息化。系统的工作流程，可从使用系统的不同人员所获得的不同权限来分析。本系统主要的使用人员是在校师生。师生为普通用户，各部门审批者为普通管理员，全院文印员为高级管理员。因此，首页设计只需登录界面即可。如图4所示。

普通用户为在校师生，系统高级管理员导入基础数据，包括教工号、学号和所对应的师生姓名，设置初始登录密码。普通用户输入教工号、学号和初始密码即可。普通管理員为部门具有审批权限的领导，用个人教工号登录后即可执行功能。最高级管理员即文印员，拥有最高权限，可以执行审批功能等。

（一）普通用户界面设计。普通用户拥有系统最基础功能，包括个人信息查看与修改、系统信息查看等。此模块最重要的是文印申请功能，此外还包括查看高级管理员的反馈信息，以加速完成文印过程。因此此模块包括系统首页、消息中心、文印申请、申请记录和个人中心等功能。普通用户登录后界面可设计成如图5所示。

文印申请功能是整个系统最重要的功能之一，也是用户使用最多的功能。文印部分包括打印和复印。对于打印，我们设计成必须上传文件方可提交申请。而复印，只需要填写数量，师生再把复印的资料线下拿给文印员即可完成。因而，复印的线上功能是申请和统计用量。界面设计如图6所示。

（二）普通管理员界面设计。普通管理员主要为每个部门的管理者，每个部门可设置多人拥有审批权限来审批部门成员的申请单，并将申请单提交给高级管理员。此模块主要在普通用户功能基础上增加【申请审批】功能。界面设计如图7所示。

（三）高级管理员界面设计。高级管理员是系统最重要的模块，也是功能最多的模块。此模块不但拥有普通用户和普通管理员的所有功能，而且要拥有整个系统管理员的权限。高级管理员要对所有文印申请进行最终的审批，同时将结果发布给普通用户通知领取，还要登记普通用户对设备的使用量。系统最终给出总的数据统计。因此此模块功能还要包括数据统计、资产管理、公告管理、用户管理、通知领取、审批记录、文印列表和系统配置等。界面设计如图8所示。

系统后台管理功能采用目前主流的PHP语言来实现。PHP是Hypertext Preprocessor的简称，又叫超文本预处理器，是一种HTML内嵌式的可创建动态交互性站点的强有力的服务器端脚本语言，常与MySQL数据库配合使用。它的源代码是免费的，对于系统开发人员来说更简单，它的使用也更广泛，主要应用领域是Web网站。此外，PHP语言独特的语法，可加快动态网页的执行，获得更高的执行效率。

六、系统测试及运行

系统运行过程为：普通用户填写文印申请—部门领导审批—文印员审批—文印员执行文印过程—文印员修改文印完成状态—文印员发送站内信息通知领取—普通用户查看文印信息—普通用户领取文印材料—文印员执行领取登记，将数据提交到数据库—完成整个过程。

所有刚研发出来的系统，无论由多高级的开发人员来编写代码，都可能存在一些不可避免的错误，要保证系统能正常运行，必须经过一段时间的无数次的测试，因此系统在正式运行和使用前都要进行测试。系统测试是软件生命周期中非常重要的一个组成部分，开发人员需要在有限的时间通过各种不同的测试方法，模拟各种可能出现的问题，尽可能多地找出错误和缺陷并修正，以期保证系统正式运行后能正常运行。

（一）系统测试。对于网站系统来说，一个系统的测试，要从功能上、性能上、界面上等进行测试。也就是功能测试、性能测试和界面测试等。

1.功能测试。主要是指根据需求分析，所开发的系统各项功能是否达到，能否满足用户对功能的需求。功能测试是检测系统质量的试金石，必须位于整个系统测试的第一位。

2.性能测试。所有功能的完成，都是由一条一条的指令来完成的。本测试要确保所有指令运行正常，用来检验系统的性能。

3.界面测试。一个友好的访问界面，能吸引浏览者停留在网站上，增加网站流量。良好的可操作性，能最大限度满足用户的使用要求。通过界面测试，开发者要善于发现系统的不足，同时改进。

文印管理系统的功能模块很多，以下是测试系统功能、性能和界面等的过程。

测试一：模拟不同的用户身份登录系统。

具体操作：输入用户名（教工号或学号），先以普通用户的身份登录，并进行在线填写文印申请（包括打印和复印申请），提交给服务器。再用普通管理员身份登录，执行审批功能，将结果提交给高级管理员。接着再用高级管理员身份登录，执行最高级审批和文印过程，并修改文印状态，发送站内信息给申请者。申请者接到高级管理员发送的领取通知，执行领取过程，完成整个文印申请过程。高级管理员修改领取登记状态，系统自动将此次文印任务记录进数据库。此过程执行多次，用不同的账号登录，查看不同的结果。

结果：当用户输入用户名不是系统导入的用户名时，阻止用户登录。普通用户申请文印操作时，必须填写完整的信息，否则无法执行提交操作。高级管理员必须修改文印状态并发送站内信息给申请者，才能继续执行任务。

结论：系统各项功能正常执行。

测试二：组织多个用户同时访问系统并向数据库提交数据，查看和测试系统能否正常运行。

具体操作：用多个账号多种浏览器同时访问文印系统，对系统发出各种请求，测试和查看系统各个页面和各项功能是否正常执行。

结果：系统能保证多个用户同时访问，页面显示正常。

结论：系统运行正常。

（二）测试结果。文印管理信息化系统的构建，系统前端采取Abode Dreamweaver CC设计，后台结合动态PHP技术，使用My SQL数据库技术，通过对系统功能、性能和界面等测试并加以改进，系统的安全性和可靠性均得到了切实有效的保证;系统操作简便易行，各项功能基本达到了需求分析的要求，也符合用户的需求，在网络上运行正常。

（三）系统运行。文印管理系统所有开发文件和源代码经过调试，在Windows7、Windows8、Windows10等多种操作系统环境下全部通过，能够正常稳定地运行。目前该系统已可以投入使用。

本文研究的是高校文印管理信息化系统的开发，以Dreamweaver CC和PHP为开发技术，结合MySQL数据库技术进行设计，采用B/S结构模式实现文印管理系统的开发和建设。目前，文印管理信息化系统已通过测试，已达到可运行和使用的标准。但系统还需要在实际应用过程中不断完善。

【参考文献】

[1]秦霞.基于B/S结构的NCRE管理系统的设计[J].广西教育，2015（10）

[2]马勃.基于项目成本管理的文印整合管理研究[D].北京：北京邮电大学，2009

[3]高效文印管理[J].办公自动化：综合月刊，2014（2）

[4]付凯.自助打印绑定校园卡系统破解高校打印服务难题——佳能校园自助文印管理解决方案服务校园师生[J].中国教育信息化·基础教育，2014（1）

【基金项目】广西高校中青年教师科研基础能力提升项目“基于信息化的文印管理系统的研究与开发”（KY2015LX689）

【作者简介】秦 霞（1983— ），女，广西博白人，广西机电职业技术学院讲师，硕士，研究方向：数据库技术。

（责编 苏 洋）