事业单位档案管理信息化建设有效策略浅述

李庆新

吉林省水利水电勘测设计研究院 吉林长春 130021

社会的进步与发展对人类的生活方式及沟通方式发生了一定的改变，信息技术的进步及网络的应用，使人类生活的每一个环境都进入了科技时代，给人类与社会的发展带来了前所未有的进步，其中在我国事业单位的档案管理中，信息化建设及网络技术的应用已经成为重要的管理方式，通过科学的信息技术的整合与统计，分析事业单位发展的方向与前景，在薄弱的地方提升自己的管理能力及政策补充，完善事业机关对社会的引领与服务，在减少管理人员繁琐的工作程序中，提升整个单位的办事效率及办事水平，但是由于部分事业单位对信息技术的普及和认知有一定的局限，所以无法全面的完善单位的管理职能及管理方式，为此本文将针对这一问题进行深入的分析与讨论。

1 事业单位档案管理现状

1.1 管理机制相对落后

部分事业单位对档案管理这一部门并不是十分重视，导致单位的档案管理机制一直遵循很久以前的机制模式及管理模式，管理跟不上事业单位的发展及社会的发展水平，对于细化分享、信息整合及综合分析没有明确的分工，导致档案部门对于整个单位来说就像是档案的库房一样，仅仅相当于存放档案的地方，并没有真正的发挥部门职能与作用[1]。

1.2 领导层对档案管理认识不足

档案管理的功能远远大于档案储存，一些事业单位的领导与人员档案及单位相关资料的档案管理并不了解也不重视，没有意识到档案管理的作用以存在的意义，因此档案管理部门形同虚设，其中很多事业单位在年度考核评比中没有档案管理的内容采集及评比，使事业单位档案管理流于形式，导致单位缺乏档案管理相关工作的落实及信息的采集功能，严重阻碍了事业单位档案管理的发展与进步。

1.3 科学的信息化建设方式没有得到普及

档案管理部门职能的易被忽视导致档案管理方式的陈旧与落后，许多事业单位对档案管理投入方式的资金与经历较少，档案管理的发展条件也受到了影响，缺少必要的管理措施及管理技术的支撑，事业单位对档案管理部门的认识程度并没有达到一定的水平，致使先进的信息化建设方式不能有效的进入到实际的工作应用中，严重阻碍了信息化建设的效果与发展。

1.4 管理人员专业度不够

在整个事业单位的发展中，档案管理的综合性与基础性发挥着重要作用，因此档案部门的管理人员要有一定的专业性与较高的工作能力，只有高素质的管理者才能将档案管理发挥出最大的作用于效果，然后在实际的操作中，许多单位的档案管理人员的专业素质普遍不高，甚至有的没有一定的专业水平与专业知识，对档案的管理、分类、整合、分析等各个方面的功能有严重的影响。

2 事业单位档案管理信息化建设的有效策略

2.1 提高档案管理人员的专业素质及认知水平

为了有效的促进事业单位档案管理工作的良好效果，提高管理层对档案管理的认知程度是重中之重，明确档案管理在事业单位中的地位与性质是基本前提，对事业单位管理人员提高档案管理的重视程度，定期对档案管理部门的管理人员进行相关专业的培训与提升，加入考核制度和考核标准，提高对档案管理部门管理人员及工作人员的业务水平及专业能力，确保档案管理部门的职能作用发挥到最大的限度。

2.2 加大科学信息技术的投入

随着现代市场的发展脚步，科学技术已经完全占领了人类的生活与行为活动，信息技术在很多领域中被广泛的应用和实践，为了提高事业单位中档案管理的水平与发展速度，加大科学技术的应用使必要途径，只有科学、有效的技术管理与档案分析，才能了解一个单位的基本状态与信息详情，在信息采集的前提下进行数据分析，为事业单位的发展方向和发展趋势进行有效的政策制定，在引领事业单位有效发展的同时提升事业单位发展水平。

与此同时，高水平的技术投入可以大大的加强信息管理的保密性，使档案管理的信息与人员基本资料得到有效的保障与维护，保障了事业单位工作人员的人权，促进了事业单位在科学技术领域的发展与提升。

2.3 加大资金投入保障信息化建设

任何事物在发展前进的同时不仅需要精神引领更需要物质支持，事业单位的的发展与服务工作之所以能够更好的建设与发展就需要对档案管理部门进行一定的资金支持与技术提升，大量的资金投入可以使档案管理的设备及时更新换代，提高管理人员与工作人员的工作效率与工作效果，在数据得以保存、分类的前提下进行有效的整合与研究，使事业单位在档案管理中发挥其本质性的作用，建立起完善的管理机制与技术支持[2]。

2.4 加强事业单位档案管理的数字化建设

大数据是现在科学技术领域中重要的发展方向，在社会前进与发展的前提中，大数据的出现大大提高了事物的发展效率与发展能力，在档案管理中数字化的建设就是必然的发展趋势，尤其对于纸质版的资料与信息要进行数据输入与电子留存，通过有效的数字化处理不仅可以加强保存的时间还能提高保存的效果，并为资料库节省了足够的空间去留存更多的档案与资料，在这个过程中档案管理人员不但要对纸质版的资料进行分类留存，还要进行相关的详细标准注，防止发生资料丢失、数据错误的情况出现，数字化的信息建设有效提高了事业单位档案管理的能力，更是事业单位档案管理信息化建的设前提与保障。

3 结语

综上所述，信息化建设不仅在档案管理中心起到了重要作用，在其他领域的事物发展与企业管理中也是主要的前进因素，档案管理信息化建设是事业单位发展主要因素之一，为事业单位的发展与进步做出重要的贡献，保障力事业单位发展方向的正确性，为未来事业单位各个部门的发展奠定了坚持的基础。