浅谈医院专业技术档案的建立与管理

【摘 要】最近几年，我国经济发展引起了发达国家的大力关注，我国公民的经济收入日益提升，对医院专业技术提出了更高的要求，而建立专业技术档案有利于提高医院管理水平，为社会民众提供高质量的医疗服务，本文结合当前医院个人专业技术档案建立中存在的不足，提出了医院专业技术档案建立与管理办法。

【关键词】医院;专业技术;档案

个人专业技术档案是记录技术人员学习、工作、研究、获奖等各种情况的材料，建立個人专业技术档案有利于提高医院管理水平。第一，可以促进医院实现人力资源的最佳配置，防止出现人员闲置问题;第二，为医院培养专业性人才提供参考，明确了专业人才培养目标，有利于实现医院的稳定运行[1]。衡量一所医院的管理水平，医院个人专业技术档案占有重要指标。本文主要研究了医院专业技术档案的建立与管理方法。

一、建立医院专业技术档案的重要性

医院建立专业技术档案有利于加强专业技术人员管理。专业技术档案是记录工作人员成长过程的材料，自员工进入医院开始一直到目前为止，其获得的各种奖励、参加的各种学习与研究均记录在案。再有，利用建立专业技术档案还可以促使员工发现自身缺点，从而主动开展针对性学习。建立专业技术档案为人才晋升提供了有力依据，专业技术档案记录着专业技术人员各个方面的内容，因此遇有人员晋升时，可以在专业技术档案中进行选择，这是最易于操作、实用性最强的方法，不但表明医院在人才晋升方面公平公正，而且有利于选拔出高素质人才。

二、当前医院个人专业技术档案管理中存在的不足

1.医院个人专业技术档案管理人才短缺。当前，医院专业技术档案的管理人员不具备较高的能力，在管理专业技术档案过程中存在着大量不足，不能制订完善的档案管理制度与工作方法，不具备丰富的管理经验，管理方法过于陈旧。档案管理人员大多属于兼职人员，他们处于不断的更换当中，大量档案管理人员根本没有参加过档案管理培训，不懂得档案管理专业知识，转岗人员较多，不具备专业管理技能，专业观念过于保守，在实际管理过程中不懂得操作流程[2]。

2.医院个人专业技术档案管理设施陈旧。大量医院不具备专业技术档案管理设施，导致专业技术档案与其它档案混合在一起存放。虽然有的医院建立了专业保管库房，但却没有配备专业管理设备，室内温度与湿度不达标。不能及时引进计算机管理手段，不能及时更新管理软件。由于存在上述各种因素，导致个人专业技术档案管理面临着大量困难，其安全性得不到保障。再有，要想查阅专业技术档案还需人工进行翻找，导致其不具备较高的实用性。

3.医院个人专业技术档案资料不完善。大量医院在过去较长时期内不重视个人专业技术档案管理工作，大量专业技术档案散放于各种材料当中，要想查阅存在着大量困难，不能配备专业档案管理人员，通常情况下，在遇到内部员工职位晋升或调离工作岗位时，才会紧急查找，这种管理模式极易造成档案材料丢失与损坏，导致大量专业技术人员的档案不完整，档案管理过于混乱。因为专业技术档案包括大量内容，有的材料易于收集，如年度考核材料、职位晋升材料等，但有的材料却存在着收集不完整的情况，如专业技术人员的学习情况、著作发表情况、科学研究情况等[3]。

三、医院个人专业技术档案的建立

建立个人专业技术档案对员工个人发展有利，所以必须要及时做好收集与整理工作，防止员工个人专业技术档案材料丢失。第一，每一名员工一个档案袋，有利于随时查找或添加。第二，排列时依据科室、姓名的顺序进行，遇到检索时可以立即找到。第三，整理完全后摆入档案架，档案袋侧面注明人员姓名。第四，专业人员退休后将其档案归入退休人员当中，新招聘人员，要认真审核其档案材料，一旦发现材料不完整要与原单位立即联系，力求在最短时间内补充完全[4]。

建立个人专业技术档案能够促使当前医护人员加强学习，由于我国就业政策不断创新，为人才流动创造了有利机会，利用建立个人专业技术档案能够为医院人力资源管理部门提供人才招聘依据。

个人专业技术档案管理还需重视引进计算机技术，实现信息化管理，逐步淘汰人工操作的管理模式，有利于提高操作效率，使专业技术档案发挥更大的作用。

四、医院专业技术档案管理措施

1.做好宣传工作。医院要大力宣传人力资源档案管理工作的重要性，使全体员工意识到专业技术档案管理对自身发展有利，逐步形成良好的专业技术档案管理氛围。如在医院的公共场所与办公室内张贴宣传材料，反复强调专业技术档案管理工作的意义，干部职工要主动参与宣传工作，积极收集个人专业技术档案材料，有效防止个人技术档案材料的丢失。

2.开展管理人员培训。专业技术档案管理人员要积极参加技能培训，努力提高档案管理能力。利用参加培训进修、自主学习等掌握最为先进的档案管理方法，医院要为档案管理人员外出参观学习创造大量机会，提供各种便利条件，保证人员培训工作稳定开展[5]。

3.拨付数量充足的费用。在建设专业管理场所方面加大投入，改善专业技术档案管理环境，及时采购先进的管理设备，保证库房拥有合理的温度与湿度，配备专业档案管理人员，抓好管理措施的落实，防止专业技术档案材料丢失。

4.制订完善的管理制度。只有具备完善的专业技术档案管理制度，才能保证档案管理工作的稳定开展，有的医院在个人专业技术档案管理中积累了丰富的管理经验，可以借鉴这些医院的成功做法，掌握其专业技术档案管理措施，结合自身实际情况引进完善的档案管理制度，并抓好制度的执行工作。

5.实行表格化管理。为了保证医院专业技术档案材料的不断完善，在收集专业技术档案材料的过程中可以引进表格化管理手段，每一名专业技术人员要定期认真填写当年获得的奖励情况与参加的学习情况。

开展专业技术档案管理必须要重视材料的收集工作，这是掌握人员信息的关键环节，是保证专业技术档案材料完整的重要手段，做到这一点才能使专业技术档案发挥更大的作用。在收集材料时要制订工作重点，第一，收集专业技术人员的年度考核材料;第二，收集专业技术人员的学历材料、各种证书材料;第三，收集专业技术人员的著作发表材料;第四，收集专业技术人员的学习与进修材料;第五，收集专业技术人员的职位晋升材料;第六，收集专业技术人员的在校表现材料;第八，收集专业技术人员的科研材料。

在管理专业技术档案时要将在职人员与退休人员区分开，医院专业技术档案管理部门要进行分类存放，已经退休人员的专业技术档案要在规定时间内上报医院档案室，调出人员的个人专业技术档案要随人员及时转出。

五、结束语

进入新时期以来，医院专业技术档案管理引起了人们的大力关注，在医疗制度不断创新的形势下，医院档案管理中必然会出现新的不足，医院只有主动引进高科技管理手段，培养高素质档案管理人才，才能保证专业技术档案管理工作的稳定运行，推动医院的持续性发展。

【参考文献】

[1]张杰.医院专业技术档案管理系统的实践及展望[J].中国卫生产业， 2018（01）.

[2]卢卉，刘玲玲.疾病预防控制机构专业技术人员业务档案管理工作的难点与对策[J].职业卫生与病伤，2017（03）.

[3]冯晓美.浅谈医院专业技术档案的建立与管理[J].办公室业务，2019（16）.

[4]马玉华.医院综合档案信息化建设的应用及体会[J].世界最新医学信息文摘， 2017（43）.

[5]董妍芳.信息化手段管理医务人员专技档案模式探究[J].办公室业务. 2017（04）.

作者简介：阳蕊，女，职称：档案管理馆员，工作单位：广汉市中医医院，研究方向：医院档案管理。