探究事业单位人事档案信息管理的数字化与网络化

杨睿

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）9-182-01

摘 要 现如今，我国事业单位中越来越重视人事档案信息的管理，而且随着信息技术的不断发展，我国已经步入数字化阶段，因此，事业单位人事档案信息管理以及计算机信息技术的不断融合成为未来发展的趋势。面对我国当前事业单位人事方面调动的现状，要充分利用数字化与网络化的技术，充分发挥数字化与网络化管理的优势，避免人事档案信息管理中出现问题影响事业单位的人员的正常变动，从而对事业单位人事档案信息实现高效率的管理。

关键词 事业单位 人事档案信息管理 数字化 网络化

当下社会中，人们越来越重视人事档案信息的高效率管理，在个人的人事档案信息中一般包含了在职经历、德能勤绩以及工作表现等信息，能够为事业单位的评价以及人事调动提供可靠的依据，但是当下的人事档案信息管理方面仍然存在很多问题，使得现代数字化与网络化管理无法充分地发挥其作用，因此，加大事业单位人事档案信息管理的数字化与网络化的研究对于提高档案信息的利用率有些非常重要的意义。

一、明确划分档案管理工作的责任

因为事业单位的人事档案信息非常的冗杂，单纯依靠人力对纸质档案进行管理，对于相关的管理人员来说是一项非常漫长而繁杂的工作，也不能保证人事档案信息管理的高效性和准确性，不能使人事档案信息得到充分地利用，大大降低了人事档案信息的作用，而在事业单位的人事档案管理中融入现代数字化、网络化的管理模式可以很好地解决这一问题。现如今，我国事业单位人事档案信息不断增加，而且随着事业单位的人事变动也使得事业单位的人事档案信息管理的难度不断加大，因此，为了确保人事档案信息的内容划分详细、管理周密，就要改变传统的人工管理模式，避免人工管理模式中存在的工作人员工作压力大、管理不科学、档案信息利用率不高的问题，事业单位可以安排1～2名人事档案信息的管理人员，对事业单位的人事档案信息进行专门的管理，明确划分档案管理工作的责任，将各个部门的档案信息进行统一整理，将人事档案信息根据不同的类型、种类进行集中地编辑与划分，从而方便日后对各种档案信息的利用，不断提高档案信息的利用率，使事业单位的人事档案信息管理更加规范，能够得到更加充分地利用。

二、建立人事档案工作管理系統

在事业单位中，建立健全人事档案信息管理系统对于推动事业单位工作有些非常重要的意义，而要想高效、科学地建立健全人事档案信息管理系统，要根据实际情况进行单独的分析，将完整的人事档案信息按照不同的分类和编号储存到相应的计算机数据库中，方便日后的应用与管理。除了要确保人事档案信息系统的规范化和科学化，还要保证人事档案信息的完整性和安全性，使人事档案系统更加完善，因为人事档案信息包含了在职经历、德能勤绩以及工作表现等信息，是事业单位人事评价及调动的重要凭证，因此，保证人事档案信息的完整性以及安全性对提高人事档案信息管理系统的管理能力有着非常重要的意义，所以，为了避免档案信息的丢失或者泄露，相关的管理人员要对各个单位的人事信息进行统一地整合，并在本单位的计算机管理系统中安装杀毒软件、密钥验证等，并对单位的人事档案信息进行整体的备份，防止数据丢失。

比如：事业单位可以通过应用系统管理、花名册、档案查询和统计等方式不断加强事业单位人事档案信息管理力度，应用更加安全、稳定的系统管理平台，通过应用功能表单中的各种指令对人事档案信息实现数字化的管理，使工作人员的管理更加方便、快捷，能够及时的发现管理中存在的问题，不断提高人事档案信息的管理力度，使人事档案工作管理系统更加完善。

三、统一规范档案数字化管理标准

在事业单位的人事档案信息数字化、网络化管理当中，一般有两种形式记录档案信息，一种是对各个部门的人事档案信息进行整体的扫描，并将扫描后的信息进行统一的整合与分类；另一种是绘制整体的表格、记录、归档并保存，但是不管应用哪种档案信息记录方式，都需要应用统一地数字化管理标准，使用统一的管理格式，这不断能够加大人事档案信息的应用率，还能减少人事档案信息的重复管理，避免信息管理资源的浪费。在事业单位中建立科学、完善的档案管理规章制度是非常有必要的，相关的管理人员要根据档案信息不同的类型与来源，统一单位的人事档案信息管理的标准，并将其充分应用到实际人事档案信息管理当中，从而提高事业单位人事档案与数字化、网络化管理的兼容性。

比如：事业单位可以参照《电子文件归档与管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》等相关的规定，根据单位档案信息的实际情况，统一单位档案信息数字化、网络化管理的标准，并要求相关的工作人员严格按照制定的标准进行制作和管理，统一应用0.13mm的彩板纸，正确地标注档案名称、目录、存档与保管时间，从而为档案数字化、网络化管理奠定坚实的基础。

四、结语

事业单位人事档案信息管理中存在的漏洞会严重影响档案信息管理的正常运行，使得人事档案信息无法充分发挥其作用，而在事业单位的人事档案信息管理中应用计算机网络技术，可以很好地解决单纯人力管理所存在的问题，也可以降低工作管理人员的工作压力，在以后的查阅时也能高效、准确地找出目标人事档案信息，从而使事业单位人事档案信息得到充分地利用，使人事档案信息得到统一规范化的管理。

参考文献：

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