事业单位档案信息资源云共享服务分析

张静

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）9-093-02

摘 要 计算机技术作为当前经济社会发展中应用最为普遍的技术，计算机技术的发展促进了其他先进技术的衍生和发展，为人们的生活和工作提供了极大的便利。目前我国的科技领域中，随着计算机技术和信息技术的不断发展，出现了云计算和云存储技术，这些技术在信息资料的分析、整理和存储中占据着很大的优势，所以在很多的企事业单位和个人用户中已经得到了基本普及。目前我国的事业单位在开展工作时，云技术的应用能够为事业单位的档案信息资源管理提供便利，能够提高工作的效率和质量，这就构成了档案信息资源云共享服务，对于事业单位的发展有着积极意义。目前我国企事业单位在开展档案信息资源管理时，云共享服务还存在着很多问题，导致其作用得不到充分發挥，所以本文就对事业单位档案信息资源的云共享服务进行探讨。

关键词 事业单位 档案信息资源 云共享服务

云共享服务是随着我国计算机技术和云技术发展而出现的服务模式，该服务模式与传统的档案信息资源服务模式相比，其智能化和自动化水平更高，在信息数据的处理质量和效率方面也存在着显著优势，还能够有效实现资源的共享，在当前我国的大数据时代和信息化社会的环境下，这种云共享服务的开展能够有效推动企事业单位的发展。事业单位在我国经济社会中所处的特殊地位，使得其档案信息资源管理工作十分重要，利用云共享服务，能够实现对档案信息资源的有效管理、存储和共享，提高资源的利用率，这对于新时期事业单位的发展有着积极的推动作用。

一、档案信息资源云共享服务的内涵

（一）提供档案信息资源

档案信息资源云共享服务主要针对的是档案信息资源，而档案信息资源从广义和狭义上又各有不同的内涵，对于事业单位而言，其主要指的是狭义的档案信息资源，也就是事业单位在成立和发展以来产生的所有档案信息资料，涵盖了事业单位的资金、人才、技术和发展历史等，云共享服务主要是对这些资源进行共享，为其提供服务。在开展档案信息资源云共享服务时，相关工作人员需要根据用户的查询需要和阅读习惯，为其推送类型相似的档案信息资源。

（二）共享

档案信息资源的云共享服务中，该服务模式与传统服务模式最大的差异就在于共享性上，云共享服务模式极为强调共享性，也就是要求事业单位内部所有的档案信息资源都能够实现有效的传递和共享，这就要求事业单位内部的其他部门及其与档案管理部门进行沟通和合作，帮助档案管理部门进行档案信息资源的有效收集和整理，保证资源的真实性和完整性。在对档案信息资源进行共享时，共享本身是公平的，也就是说只要用户满足了相应条件，就能够对档案信息资源进行查阅和使用，所有的用户都能够在平等的基础上进行资源的使用，以此来满足用户的需求。

（三）服务

在事业单位档案信息资源的云共享服务中，服务也是其强调的一个重点，在该过程中，要求档案信息管理部门必须要加强对信息技术和互联网技术的研究和应用，并对档案信息资源进行有效的统筹和规划，提高资源的利用率，提高服务质量。

二、档案信息资源云共享的意义

（一）实现档案信息资源增值

自从我国计算机技术和网络技术发展以来，其在我国社会生产生活各个领域中就得到了有效的应用，目前我国已经逐渐进入了信息化的社会，而在信息社会中，信息所创造的价值与日俱增，所以信息的共享和利用本身就是信息价值的一种体现。在我国传统的档案信息管理和服务模式下，所有的信息都是零散的、碎片化的，基本上在应用时是很不便的，资源的整合和共享也不方便。但是如果能够对档案信息资源进行云共享，那么首先就能够提高信息资源的收集和整合效率，而档案信息资源在得到整合之后，其本身的完整性会增强，无论在信息的分享还是使用上都会更加便利，云共享模式也避免了档案资源的重复建设，提高了档案资源建设的效率，降低建设成本，便于其共享和利用，所以实现了档案信息资源的增值。

（二）提高档案资源建设水平

档案信息资源在实行云共享的过程中，必须要对其进行有效的收集和整合，需要加强对信息资源的有效处理，而在该过程中，档案信息资源就会进一步进行建设。为了推动档案信息资源的云共享，首先需要加强对信息资源的开发，同时还要通过技术层面上，对档案信息资源进行整合，建立档案信息库，这整个过程都是档案信息资源建设的过程，最终的档案信息资源更加完整也更加丰富，所以建设水平会提高。

（三）提高档案信息安全

传统的档案信息资源共享和应用过程中，纸质的档案资料本身容易发生丢失或损坏的情况，存在着档案信息安全威胁，但是在云共享的服务模式下，档案信息资源的整合和维护是其最基本的要求，所以技术人员势必会加强对档案信息资源的有效收集和整理，并做好信息资源的保护，因此档案信息安全性会显著提高。

（四）完善社会信息资源体系

最后，档案信息资源与共享服务的普及，对我国社会信息资源的服务和管理体系带来了重要的影响，该服务使得信息资源的收集和整合愈发受到重视，使档案信息资源能够更好的融入到社会信息资源体系中。

三、当前事业单位档案信息资源云共享服务存在的问题

（一）共享意识差

目前我国事业单位在开展档案信息资源的云共享服务时，首先管理人员的共享意识比较差，大部分管理人员仍然沿用着传统的管理理念和管理思维，认为档案信息资源的管理就是进行纸质文件的整理、分类和存储，却忽视了资源的共享，在开展工作时不能积极提供资源共享的服务。这样在开展档案信息资源管理工作时，事业单位各部门仍然比较独立，彼此之间不能进行有效的合作和沟通。

（二）制度不完善

事业单位在我国经济社会发展中处于一种十分特殊的地位，其发展水平会影响到我国的社会和谐和稳定，还会影响到国家相关职能的有效落实，这也就意味着事业单位的档案信息资源大多比较敏感和重要，就要求开展云共享服务时，必须要为其制定一个完善的管理制度。可是目前我国大部分事业单位并没有建立起档案信息资源共享服务的管理制度，这样整个工作流程就很容易出现混乱，在开展云共享服务时，也经常会出现各种违规操作，甚至还会造成档案信息资源的泄露。

（三）共享方式落后

事业单位的档案信息资源与共享服务是在信息技术、计算机技术和各种技术的基础上衍生而来的，所以在开展云共享服务时，各种技术的应用是十分必要的。可是我国很多事业单位的档案信息资源管理人员在开展资源共享时，其共享的方式仍然比较落后，大部分管理人员并不具备云共享相关技术的熟练操作能力，其共享观念也比较落后，所以大部分事业单位只是对数据档案进行了电子扫描和电子备档，但是想要对数据资源进行调取和查阅却比较复杂，这影响了档案信息资源的共享。

四、事业单位档案信息資源与共享服务的实现

（一）提高管理者的共享意识

事业单位在开展档案信息资源的云共享服务之前，首先要对管理者进行培训，提高管理者的共享意识，这是共享服务开展的基础。目前事业单位的管理者大多在工作理念和工作意识方面存在着欠缺，不具备共享意识，所以工作的流程和方法也就比较落后，这就要求事业单位对管理人员进行针对性的培训，加强管理人员对云共享服务的理解，使其正确认识到云共享服务对事业单位发展的重要性，从而从思想意识上使其重视云共享服务的开展。想要提高管理者的共享意识，事业单位还可以定期组织专家开讲座，对其进行相关知识的宣传，或者聘请一些经验丰富的工作人员对其进行指导，以此来促进云共享服务工作的有效开展。

（二）健全相关管理制度

事业单位在我国经济社会中的特殊地位，使得其档案信息资源也具有极强的保密性和极高的重要性，而想要在此基础上对其进行云共享，首先就必须要对于共享工作进行管理，制定相应的管理制度，健全管理体系，这样才能够保证事业单位档案信息资源与共享服务的有序开展，防止数据资源被泄露或被损坏。一个健全的云共享服务管理制度中，首先必须要对云共享服务的架构和相关流程进行规定，要规定工作人员的工作流程和工作规范要求，提出明确的工作人员行为准则，保证工作的规范性，同时也促进云共享服务工作的有序开展，防止出现混乱，提高共享的效率。

（三）创新共享方式

在当前的大数据背景下，事业单位档案信息资源的共享必须要对共享方式进行创新，因为档案信息资源的种类和数量都会显著增多，传统的共享方式只能满足基本的查阅需要，但是却根本无法进行有效的资源共享。因此要求我国事业单位必须要加强对云技术和计算机技术的应用，建立起事业单位档案信息资源云共享服务平台，在该平台上对所有的档案信息资源进行有效的分类、整理和存储，然后对该平台进行拓展，丰富其功能，使单位内部员工能够利用该平台充分进行资源共享，提高共享的有效性。

五、结语

综合上文内容可知，云共享服务是近几年来随着我国信息技术和计算机技术发展而出现的，该模式是在云计算和云存储等相关技术的基础上衍生出来的，主要针对的是数据资源信息的存储和共享。在该模式下，所有的档案数据信息都能够得到高效处理，同时其共享程度也更高，资源的利用率更高。只是目前我国事业单位在开展工作时，对于档案信息资源管理的重视程度不足，也缺乏共享意识，数据相对比较独立和闭塞，加上云共享服务的相关制度体系和共享方式方面还比较落后，这些都会影响到共享的效果。所以要求事业单位必须要增强管理人员的共享意识，并对相关的管理制度进行健全，创新共享的方式，促进云共享服务的有效落实。

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