勘察设计行业数字化出版及归档管理模式下工程档案管理探讨

文/中国电力工程顾问集团西南电力设计院有限公司 乔俏

信息技术改变了人们的生活和工作方式，给企业的管理模式和生产经营带来了革新，同时也为企业档案工作带来机遇和挑战。数字化出版及归档管理对于勘察设计企业而言，不仅是企业管理工作的创新，也是企业降本增效的重要途径。国家档案局2017年发布的《企业数字档案馆（室）建设指南》中明确要求，“（企业）数字档案馆（室）建设期间应完成办公自动化系统形成的电子文件归档并实现至少一个核心业务系统电子文件归档。”而设计文件数字化是勘测设计行业发展方向，数字化出版将有效解决原有蓝图审查、施工、归档方式存在的沟通共享效率低、出版图纸和归档图纸内容不一致等问题。通过为数字化出版管理系统与数字档案馆系统建立接口，对工程档案进行全过程在线化管理，保证文件自形成伊始就处于可控状态。勘察设计类企业形成的工程档案数量浩繁，管理流程环环相扣且情况复杂多变，签署不全、版次较多，尤其遇到勘测设计成品变更的情况更要严加规范。

一、勘察设计行业数字化出版及归档管理的必要性

勘察设计行业数字化出版及归档管理是对工程设计成品质量控制的有效途径，是提高设计工作效率的必由之路，也是企业降本增效的客观要求。传统的归档模式以难以满足信息化背景下企业高效管理与运转的要求，工程设计成品数字化出版和归档是勘测设计行业发展方向。而数字化交付是贯通工程项目全生命周期信息共享和行业管理的关键，数字化和白图交付将彻底解决原有蓝图审查、施工、归档方式存在的沟通共享效率低、图纸多版次管理难度大等问题，有助于勘察设计企业加强过程管控与内部质量控制，有助于节约资源、提高质量与经济效益。数字化出版及归档管理系统是贯穿电子文件图纸收集、整理、归档、统计、打印等全过程出图管理平台。该方式将彻底取消公司现有的通过打印硫酸纸底图并晒图的模式，以提高出图和图纸归档效率为核心，规范出图和图纸归档的标准为目标，实现项目图纸的批量出图及自动归档。

二、数字化出版归档与传统归档的模式比较

（一）归档流程。传统出版归档模式为：设计输出（PLTPDF）-打印硫酸纸-手工签名／盖章-晒蓝图-归档。这-出版归档模式在勘测设计行业得到了多年的广泛应用。数字化出版上线后的归档模式为：通过设计协同平台编制卷册计划清单-创建卷册目录-进行成品图纸校审（DWGDOCEXCEL）-设计输出（PDF）-委托出版-成品归档。数字化出版及管理系统上流转的电子文件符合电子文件的前端控制理念，从电子文件生成伊始就处于可控状态，保证了电子文件的真实性与完整性。

（二）归档方式。1.传统出版归档模式下的归档方式。将签署齐全完整后的硫酸纸底图晒制蓝图，实体档案分为底图档案和蓝图档案分别归档，电子文件则是通过对底图进行扫描生成，将其挂接至数字档案馆系统内已著录的相应卷册条目下。这种模式因自动化程度不高存在一系列固有弱点：首先，对底图和蓝图归档保管最直观的缺陷在于资源的浪费和高昂的成本。其次，分别管理已归档的底图和蓝图占用了大量的库房面积。传统出版归档模式由于在工程设计产品形成开始阶段不受系统的约束，导致存在设计、校核、审核和批准等签署不齐全和档号重复等问题，不仅影响工程设计成品质量，还给档案管理工作带来相应问题。2.数字化出版及归档管理模式下的归档方式。当某一项目的首个卷册出版及归档同时，在数字档案馆中对应的工程项目类别下自动新建条目，并生成该项目级信息，支持自动新建案卷级条目与案卷信息，支持自动新建文件级条目，即项目级、案卷级条目生成后，将卷内目录导入数字档案馆内，自动生成文件级（含卷内目录、套用图）条目，并生成文件信息。卷内文件级条目生成后，电子文件应自动匹配至所属文件级条目下，套用图自动匹配所属实体文件。而工程设计图纸电子文件经过流转后点击出版即可发送至印制出版部门打印蓝图，档案部门人员收到蓝图后，核字档案馆内相对应卷册信息确认无误便可操作归档。通过协同设计平台流转，打印蓝图归档，节约了高昂的硫酸纸成本同时，还契合了电子文件的前端控制理念；通过系统约束设、校、审流程与图号、档号的编制，有效规避了签署不齐全和标识错误等问题；在数字化出版及归档系统中形成的案卷及文件等信息和数据可以被充分利用，极大减轻档案整编人员等工作量，使得后续的档案管理工作在效率和质量方面都得到显著提升。

三、数字化出版及归档管理的现状及存在问题

（一）数字化出版及归档管理模式覆盖档案类型单一。目前本公司实行的数字化出版及归档系统只能全面覆盖工程设计成品，因工程设计成品自其形成至归档流程相对可控、规范，故基本可以保证其顺利形成、流转直至归档。但对于形成过程较为复杂、类型多样且流程不尽相同的档案类型则难以控制，故数字化出版及归档管理目前无法完全覆盖原始档案、设备档案等档案类型。

（二）设计变更控制流程仍需严格规范。工程设计成品会根据工程的需要进行更改或替换，确认版次的最终性和正确性则是质量把控的关键一环。如何在数字化出版及归档管理系统中严格控制流程以保证已归档卷册的准确性和有效性，给档案工作也带来新的问题。

（三）归档电子文件“四性”控制难度较大。一方面，虽然系统已约束了工程设计成品的流转过程和标准格式信息，但仍存在一些人为误操作导致的电子文件信息不完整、标识错误等问题。在归档前需经过档案管理人员的反复核查确认才能保证归档电子文件的准确性和有效性以及与归档蓝图的一致性；另一方面，电子文件的真实性、完整性、可用性以及案卷和文件的描述信息均依赖于数字化出版及归档管理系统的流程与检测技术，要保证归档电子文件及其元数据的真实性、完整性、可用性与安全性也为数字化出版及归档系统及数字档案馆带来更大的挑战与更高的要求。

四、数字化出版及归档管理存在问题的建议

（一）将数字化出版及归档要求纳入质量管理体系。所谓“无规矩不成方圆”，为保证数字化出版及归档管理模式下的工程档案电子文件与蓝图档案的质量，需要通过将标准固化在系统中、将数字化出版及归档系统中生成的文件要求纳入企业的质量管理体系，建立相关的质量绩效考核，才能更好地予以实现。

（二）推动数字化出版及归档系统的优化提升。事物的发展总是经过量变到质变的过程，通过发现系统在实际运行中出现的问题，不断对问题进行总结和梳理，针对系统不同的问题制定相应的对策，从电子文件“四性”检测、系统架构完善、标准规范的嵌入等方面着手，对系统不断优化提升，以适应档案管理的需求。对于数字化出版及归档系统难以覆盖的档案类型，分析其形成规律、全生命周期过程以及归档要求，建立能够满足企业各类型档案管理需求的高度集成的信息系统，完善数字化出版及归档管理系统。