OA办公系统在医院档案管理中的建立与应用

文/福建省立医院 孔凡丽

近年来，随着现代化技术在医疗领域的应用，医院管理系统智能化管理发展趋势日益明显。国家工业和信息化部关于《信息化发展规划》中提出建立医疗机构管理信息系统，以提高医疗机构和医疗人员精细化管理和绩效管理水平。要求各地不同等级和类别的医疗机构建立使用自动化管理模式。OA办公系统主要是利用互联网技术和各种现代化办公设备，广泛收集工作中的资源信息，并将其加工整理，以确保工作人员可以更为便捷的使用。

一、OA办公系统的设计原则

（一）安全性原则。安全性原则要求OA办公系统的设计标准应当立足于良好的数据基础，包括数据的收集、整理和存贮。

（二）先进性原则和智能性原则。先进性原则和智能性原则要求系统的设计应当与时俱进迎合新时代医院的发展和较强的兼容性，便于工作人员的操作，实现自动化和人工操作的双效合一。

（三）易维护性原则。易维护性原则利于办公系统遇到问题时，能够快速有效的修复系统，保证医疗秩序的正常进行。

二、OA办公系统的功能设计

医院OA办公系统以纵向划分为最高的技术基础层、中间的设计支撑层和最低的应用功能层，应用功能层包括收文、发文、议事中心、院内培训。

（一）收文管理模块中包含有收文管理、公文流程管理、公文信息查询等内容。其中流程管理在收文开始阶段就对整个文件流程进行实时监控，准确了解公文流转过程，便于及时督办。

（二）发文管理包括文件的起草、拟办、流转和汇总查询等功能。医院经办人员在OA办公系统中完成文档办理后，将被OA办公系统按档案管理要求自动归档到相应模块中，同时，有管理权限的人员可以进行查询。

（三）议事中心包括交办事项、待办事项、逾期督办事项等。其主要功能是通过对应办事项进行全程监控，解决涉及需多科室协调配合办理工作事项的协作办理问题。

（四）院内培训。此版块包括院内各种培训的通知、签到、课件贮存及课后答疑、讨论等内容。

三、OA办公系统在医院档案管理中应用成效

（一）明确权责。在日常应用中，OA办公系统是各个科室信息收发共享的信息通道。鉴于前期的个人信息采集，系统会根据收集到的个人资料对每个员工的业务工作做出明确的分工，明确责任和义务，规范工作流程，需要协同办理的任务也会标明协同对象，这样就极大地减少内部的推诿和扯皮。同在一个局域网下，各科室也可以通过系统求助他人，增加科室的沟通力和凝聚力。

（二）提高办公效率。1.OA办公系统有别于传统的办公方式，它采用电子数据替代有形耗材，节约资源，实现消息传递无障碍，缩短公文批示、传阅等工作时间，大大提高了信息的传递效率。2.医院档案管理工作比较复杂繁琐，福建省立医院OA办公系统依附于原有的档案管理系统，渗透至医院档案管理的各个环节，减少了文书档案归档中分类、录入等重要环节，节省了人力，提高了工作效率，也满足了现代化的办公需求。

（三）提供科学化建议。OA办公系统对每一个步骤都进行了详细设计，规范了工作流程，减少了人为因素导致的错误，使得档案管理工作逐步规范化、科学化。同时，医院档案信息以及事务执行进度均有记录，医院管理层可以通过OA办公系统的功能模块查询到各科室的运作状况，同时实现实时监控工作进度，对可能出现的问题及时发现、纠错，为医院的可持续发展提供科学化的建议。

四、OA办公系统应用存在的问题

（一）OA常见的安全风险。现代信息网络技术为OA办公系统提供了技术开发和支撑环境，然而信息技术和数据的高度集成化使得OA办公系统所要面临的安全风险也更为复杂多样。一是黑客对通信线路上网络数据包的截获，存在信息的盗窃、修改、假冒等各类威胁。二是网络病毒的感染，病毒使医院系统中大量数据受到威胁，院区网络系统容易瘫痪。三是OA办公系统的软件程序自身在开发时存在的漏洞，在恶意的系统入侵下，系统的安全性有待考证。

（二）缺乏对OA办公系统重要性的认识。OA办公系统作为现代优秀的数据档案管理平台，它把所有的电子文档都纳入其中，在方便客户使用的同时提高办公效率。但是由于传统观念的影响和传统办公方式的使用，纸质文件更具保存价值和法律意义的思想观念仍旧挥之不去。这也是为什么目前很多使用医院一边用OA办公系统，一边使用纸质文件。这种情况最终会阻碍OA办公系统在医院各类公文数据的收纳功能，很大程度上影响了该系统在医院数据管理中的有效使用。

（三）专业技术人员稀缺。OA办公系统功能的有效实现，就必须立足于足够的专业网络技术人员的基础上，但是目前医院OA办公系统的开发和使用都是委托外部团队，外部的网络技术人员具备高水平的OA办公系统知识，可是对医疗专业不熟悉，很难在相关业务管理过程中做到合理安排和控制，反过来亦然，医院的医疗管理者同样无法做到网络技术人员那样得心应手的操作系统，终会导致整个医院OA办公系统的效率低下。

（四）应用和操作的可及性。OA办公系统的操作平台存在简易性和易操作性问题，每位医务工作者要是没有经过专业的培训，他们对OA办公系统的操作必然存在困难，系统平台的界面布局和操作流程的简便性直接影响了使用者的使用意向。

五、建议

（一）领导重视。加强医院领导对系统建设和使用的重视，OA办公系统的牵头科室和使用科室要保持密切配合，共同商讨实施系统的管理制度，牵头科室应与系统提供方共同编制系统相关的使用说明，使用前做好各级人员的培训，让全体人员充分认识到OA办公系统运用的重要性和必要性，做到规范化办公和电子文件的归档，培训和演练也能帮助各部门快速有效得掌握OA办公系统的使用，使得OA办公系统能在使用中发挥其应有的功能作用。

（二）强化管理。针对OA办公系统常见的安全风险，应当注意加强人为性威胁和环境威胁的安全管理，一方面加强对物理硬件的安全管理，如火灾、水灾、电路故障、设备丢失和电磁辐射等因素的影响会导致数据丢失和信息泄露，定期开展物理硬件安装环境的维修和检查；另一方面可以加强系统和对软件应用的安全管理，针对不同层级的网络建立不同的安全防护系统，部署对应的安全策略，如对用户的身份验证和数据加密等方面进行安全监控等。

（三）设岗专职人员。针对技术人员匮乏问题，医院可以设置专职人员，让其专门负责OA办公系统的开发维护和管理工作。一方面，通过对网络工程师进行相关的医疗理论和知识上的培训，使得他们能适应医疗工作环境，如对医疗档案的管理工作能贴合医院的实际；另一方面，医院通过公开招聘或内部招聘选拔具备网络知识与办公管理能力的复合型人才，作为专门的系统管理人员。该类人员具备相应的计算机网络操作技能及一些基本的医疗知识同时对办公管理的理论知识和技能有所了解。在设置专职人员的基础上，医院应当定期不定期开展有关系统的使用培训，从而完善医务人员的系统维护、系统管理能力，逐步改善办公管理的环境。

（四）平台构建。OA办公系统的可及性、高效性需要在医院通过投入资金并搭建网络平台的前提才可能实现，系统的运行必不可少的涉及网络平台的使用和客户端的配合。OA办公系统的信息提交、检索、共享等功能的高效率和高质量的实现应当建立在一个安全、稳定和便捷的网络平台上，网络平台的构建有利于个人办公和各部门的协同办公，既能在运行中推广使用也能不断完善OA办公系统的不足，保证OA办公系统在管理层面发挥重要作用。

结合实践证明，医院办公自动化系统实际应用还是比较高效的。以物态发展眼光审视医院办公自动化系统应用，医院办公自动化系统将信息技术作为基础，用数字化的管理模式，对医院建、管、用等方面实现多面掌握，使医院管理逐渐趋于智能化，医疗信息趋于数字化，办公实现自动化，最终保障医院管理的优化，数量的增长，品牌的拓展还有质量的提高，为提升医院竞争力与综合实力而努力奋斗。