新形势下教育人事档案动态管理浅析

文/贵州省兴仁市教育局 申倩

随着社会的不断发展，档案管理工作也在不断地改进和提升。但是，目前的档案管理工作仍然存在着不少的问题，严重制约了档案管理的进一步发展。同时，档案管理工作的质量将直接影响着教育部门的可持续发展。因此，我们很有必要对档案管理工作存在的问题进行分析，并提出适当的改善意见。

一、教育人事档案动态管理存在的问题

（一）缺少一套完善的系统化的管理模式。由于档案管理的工作量过大，且其中的结构相对繁琐，因此如果单纯依靠人工进行分类整理的话，势必会产生一定的工作误差。当今世界是一个信息化水平高度发展的社会，大量人工进行的工作将会逐渐被淘汰，因此教育部门在进行教育人事档案管理工作时，需要将信息化管理加入到管理工作中，但是由于目前的信息化管理水平相对较差，使得利用信息化的管理手段也同时存在以下的问题：首先，由于对档案管理进行研发的投入不够大，使得和管理工作相匹配的硬件设施跟不上，对目前先进的管理模式不能很好地适配，因此很有必要对硬件设备进行加强，使其能够跟上管理的发展节奏。其次，由于软件公司对信息管理模式的软件研发的投入不够大，使得目前市面上流通的软件已经被时代淘汰，之前的设计软件是根据以往的管理模式编程的，在当时可能很先进的技术在目前看来还是存在很多的缺陷，使得对目前的管理方法不能共同工作，对目前的信息管理工作的发展造成了一定的的阻碍，落后的软件对信息的查询有很大的困难，使得信息的管理对今后的适用没有帮助。由此可见，在当代的管理技术发展还相对落后的前提下，对档案管理不能一味采取过去不合时代发展的管理软件进行管理，对档案管理进行信息化的建设需要找到能够适应目前社会发展的信息系统帮助完成，由于当时的硬件和软件不能完全满足时代的发展，因此需要投入更多的资金进行软硬件的研发工作，只有加强了基础设施的研制，才能为后来管理水平的现代化提供前提条件。

（二）目前的信息管理缺乏一定的时效性。当今社会讲究的是工作的时效性，只有信息管理工作的时效性问题得到解决，才会真正推动信息化管理的正常发展。然而由于目前对信息化的管理工作没有足够的规范，使得信息管理的内容与实际问题的解决所需要的信息可能有一定的误差，而出现误差的原因主要在以下几个方面有充分的体现：首先，由于对信息化管理模式的接受程度不是很高，使得负责信息管理的工作人员对自己的工作没有充分的认识。员工工作态度的消极使得工作的进行受到一定的阻碍，对信息化管理的现代化进程造成了一定的影响。另外，由于目前负责管理的工作人员负责的管理职责并没有那么明确，有些甚至是其他岗位的员工偶尔兼职做信息管理工作，因此，使得信息管理工作的时效性明显降低，使得有些工作的档案信息管理没有在最短的时间内做好归档工作，这直接造成了档案管理的延时性，对档案管理模式建设造成了一定的阻碍。

（三）负责档案管理的工作人员技能水平有限。虽然管理部门对所有信息化的档案管理工作提出了管理理念，但是由于管理人员的工作能力不能够完全胜任这份工作，对信息化的管理模式不能有更加清楚的认识，使得信息化的管理造成了一定的阻碍。从现代技术的角度看，虽然目前总体技术的发展速度较快，发展的水平也较高，但是由于对信息管理的投入一直都较低，因此，目前的先进科技能被转化为信息管理的方法目前还比较少，并且相关管理部门没有投入经费安排管理人员进行培训学习，使得管理人员对专业性的管理方法不能掌握。因此，这就需要管理部门对信息的管理投入一定的经费，派遣员工参加档案管理专业技能的培训，使得整个管理部门的员工档案管理水平得到较大的提高。

二、完善人事档案动态管理的方法

对于不同的管理部门来说，管理方法并不是一样的，由于管理方法与各个部门的具体情况有着直接的关系，因此在制定管理方法的时候，需要根据教育部门的具体情况进行制定，使得新的管理方法能够完全适应教育部门人事档案动态管理的需求。在对档案管理方法使用的过程中，需要注意对方法的及时更新，并且根据实际的发展状况进行实时的调整。此外，需要对档案管理人员进行一系列的约束，使得他们能够兢兢业业完成管理工作。管理部门的管理决策者需要及时了解管理工作的更新动态情况，使得档案管理人员及时对档案管理的方法进行适当的调整，并符合当前运营情况及未来发展状况，及时对管理方法进行更新。

三、结语

综上所述，我们可以看到，由于技术的发展速度十分迅速，因此在进行管理的同时需要多注意外界新方法、新技术的更新，对新的方法进行学习，并且由于一些教育人事档案比较特殊，管理人员需要仔细筛选这些档案，进行分类个性化的管理。管理人员需要不断提高自身的素质，使得教育人事档案管理机构在员工的有序管理下，部门的总体业务能力得到提高。