浅谈纸质档案和电子档案并存的必要性

文/国家广播电视总局八三一台 赵洁

一、纸质档案与电子档案的对比

（一）纸质档案的优势与弊端。所谓的纸质档案是一种以纸张作为信息存储介质的档案。纸质档案有着悠久的历史却依旧存在我们的工作中，它的优势也是十分明显的。1.纸质档案的原始性和真实性强，可作为原始凭证。最早的纸质档案大多是亲笔书写的纸质文书，字迹与纸张材质的不同可以很快鉴别出档案的真实性，特别是保管期限越久的档案越难被篡改，可作为原始凭证，具有一定的法律效力。2.纸质档案可信度高。纸质档案是从当时工作中形成的文件直接转化而来的，“白纸黑字”客观地记录了当时信息，从记载的信息到纸质档案上的各种标记，如责任人的签署、单位公章、领导批示等都体现着档案最初的痕迹，给人以不容置疑的可信度。3.纸质档案安全性高。虽然目前数字化办公自动化系统（OA系统）在很多企业、政府部门得到了广泛的应用，密级程度不高的文件，都会通过OA系统起草下发，最后到达相应部门形成档案，但一些机密性较高的文件，大多还是采用纸质文件存档，以保证档案安全。纸质档案的弊端：1.纸质档案对存储环境的要求比较高，高温、潮湿、铁锈、蛀虫都会对纸质档案造成不同程度的破坏。2.纸质档案从收集、归档、入档案库都需要大量的人力物力，同时也需要有空间较大的档案室来存放日积月累下的纸质档案。3.纸质档案的共享性较低，同一份只能在同一时间借给一个人或者一部门，不能供其他人借阅。

（二）电子档案的优势与弊端。电子档案是利用计算机技术，通过硬盘、磁盘等作为存储介质的档案。随着大数据时代的到来，电子档案出现了纸质档案无法比拟的优越性：1.电子档案存储介质具有多样性，可以通过硬盘、磁盘、光盘、云存储等多种介质来存储。2.电子档案载体小，不需要较大的存储空间，仅仅一张光盘就可以存储30万页纸质档案，这样一来既可以节约保存纸质档案所占用的空间，也可以减少一定的人力物力。3.电子档案实现了信息的高度共享。只要计算机上有安装一致的档案系统，在档案管理员的授权下，可以在不同的地点、同一时间共享大量的档案信息。信息的高度共享性，既提高了档案的利用率，也降低了档案管理人员的工作强度。4.电子档案依赖计算机具有强大的信息处理能力，使得档案数据的录入、处理、检索等都得到提高。电子档案的弊端：1.电子档案很容易被复制、修改，会使得档案信息被泄露或者篡改，大大降低了档案信息的真实性，一般不具有法律效力。2.电子档案的安全性和稳定性低，依靠计算机而存在，一旦计算机感染了病毒或者档案管理人员的操作失误，都将会对电子档案信息遭到极大的破坏，造成无法挽回的后果。3.电子档案对电子设备的依赖性强，不能直接查阅必须依靠计算机，同时一旦电子设备到达使用年限，或者中途损坏，档案信息将无法被保存下来。4.电子档案的高度共享性是一把双刃剑，在实现档案信息高度共享的情况下，也很容易造成档案信息的泄露，存在一定的不安全性。

二、纸质档案与电子档案并行的必要性

（一）电子档案无法完全取代纸质档案。用发展的眼光看问题，在信息时代电子档案无疑给档案工作带来了极大便利，但是电子档案能否完全取代纸质档案，通过上述多方面的比较，我们可以看出电子档案存在的诸多难以避免的弊端，因为无法完全取代纸质档案。纸质档案和电子档案两者各有优势且两者的优势也不能被替代。1.电子档案缺乏稳定性。电子档案的形成、查阅都离不开电子设备，这种对电子设备的高度依赖性与档案存储要求的稳定性和可靠性不符合。如果我们放弃纸质档案，仅采用电子档案，一旦电子档案遭到破坏，将无法完整地将档案信息保存下来，档案工作会遭到极大的打击，给单位造成极大的损失。2.纸质档案和电子档案都是社会所需要的。纸质档案的原始性强，可以作为原始凭证，在要求出具证明时，纸质档案具有一定的法律效力。对于一些关系到国家秘密的高密级文件，采用纸质档案的方式管理比电子档案要安全很多。另外，电子档案的信息存储量大，检索方便、信息共享性强，大大方便了我们的工作。因此，两者都是当今社会所需要的。3.电子档案的开发和利用需要大量资金支持。电子档案的开发和利用需要大量资金的支持，不管是档案系统的开发、人员培训经费、后期的维护费用等对于单位或是企业都是一笔不小的开支。然而，纸质档案的使用，经过长时间的实践已经具备成熟的流程，管理人员也具有丰富的经验，需要投入的资金相对较少。因此不是所有单位或企业都会花费大量资金使用电子档案。

（二）纸质档案利用效率低。纸质档案形成复杂，信息共享率低。纸质档案是一份公文从接收、筛选、确定保管期限、归档、装盒、整理入库等多道繁琐复杂的的程序形成的，同时人们对需要的档案信息的检索十分耗费时间。另外纸质档案的信息共享低，降低了档案的利用率，跟不上时代发展的步伐。由此可见，若我们还是仅仅采用纸质档案作为档案存储的唯一方式而不运用电子档案，必将加大档案工作人员的工作量、降低档案利用率，影响工作效率的提高。

三、纸质档案和电子档案并存发展的建议

（一）建立两者之间的“相关性”并使用“双套归档制度”。这里所指在纸质档案和电子档案两者之间建立“相关性”是指运用一定的技术和设备以本文或者影像的方式将纸质文件和电子文件信息存储在同一档案软件系统上实现一一对应关系，建立起相应的数据库，实现自动化管理。当我们需要一份文件时，只要在档案软件上检索，点开相应的电子文件我们就可以阅读使用。出于对安全性的考虑，我们可以实行“双套归档制度”，在建立电子档案的同时还对纸质文件进行归档保存，但是此时纸质档案在内容、盒号、存档位置必须与档案系统中的电子档案信息一致。采用两种不同的管理方式，实现了对档案的统一管理，大大方便了档案信息的检索，提高了档案管理的安全性。建立双套归档制度既可以保护纸质档案在使用中不受磨损，又可以提高档案的使用效率与共享性。

（二）加强对档案管理人员的培养。目前很多单位还没有专职的档案员或者所配置的人员依旧是传统的档案员。在实行“双套归档制度”后，整理档案工作量相当于翻了一番，这就需要足够的新型档案管理人员。首先，有条件的情况下可将文件形成部门和档案管理部门区分开，设立专职档案员，加强彼此之间的沟通合作。文件形成部门定期向档案管理部门移交完成的文件，专职档案员及时做好归档工作，采取这样的方式可以降低档案管理员的工作量，也可以提高档案的利用率。目前，大多数单位将文件形成部门和档案管理部门分开存在一定的难度，因而这方面也成为了改革的目标。其次，对于传统档案员只习惯于传统管理模式，不愿操作电子档案，从而降低档案管理效率的情况。各单位可以通过定期课程培训、讲座来更新档案管理员的观念、树立新的档案管理模式。同时，也可以加强档案人员计算机实操，档案软件系统的学习，不断完善自身的综合素质。

（三）更新档案管理设备。电子档案的使用对电子设备、档案软件的要求较高，需要配备相应的设备才行。这是一项不小的花费，很多单位不愿太多投入，自然也不会有很大的效果。因此，需要更新观念，对陈旧的档案管理设备更新换代是保障纸质档案和电子档案并存发展的保证。

四、结语

总而言之，在新的历史条件下，档案工作要紧跟时代发展的步伐，不能一成不变。要更新观念，明确纸质档案与电子档案在目前和今后很长一段时间内都是互为补充，长期并存的。采用双套归档制度发挥纸质档案与电子档案各自优势，推进档案工作的规范化、科学化、法制化。