大数据时代加强合同档案信息化管理的有效措施

文/上海市堤防（泵闸）设施管理处 徐燕

在事业单位管理中，合同成为其经济活动的重要凭证，为事业单位经济活动提供了重要保障，作为经济活动中各方权利和义务关系的重要凭证，是事业单位商业经济信息记录的直接载体，直接决定着合同档案管理水平，对提升事业单位经济活动水平有着积极的促进作用。在大数据时代，加强合同档案管理应树立正确的信息化意识，在分析加强合同档案信息化管理重要作用的基础上，将大数据技术应用到合同档案管理中，改变传统的合同档案管理模式，全面促进合同档案管理规范化、标准化，以便更好地服务于事业单位经济管理活动。

一、加强合同档案信息管理的重要作用

（一）创新合同档案管理模式。传统的合同档案管理往往围绕合同的类型、作用范围对档案类型进行划分，这种传统的答案划分方法使合同档案呈现分散性特征，各种合同档案信息资源难以有效集中，由于一些事业单位缺乏合同档案集中管理意识，并没有成立单独的业务部门针对合同档案实施统一管理，难以提高合同档案管理效率。以笔者所在事业单位为例，主要工作是负责一些水利档案及相关资料审核工作，采用传统档案管理方法，效率较低。伴随着信息技术的发展，很多企业部门将信息技术应用到合同档案管理中，借助信息管理系统对合同档案实施统一管理，以信息技术为主要手段实现档案信息数据的有效对接及系统集成，以合同档案管理集成化系统对各种合同档案信息资源实现统一分类，针对合同档案的不同类型将其存储到相应数据库中，实现电子合同与纸质合同的集成化应用，使传统档案信息化管理模式得到有效创新。

（二）保证合同档案内容完整可靠。依靠信息技术创新传统合同档案管理模式提高了合同档案管理的有效性，并使合同档案得到更广泛的应用，合同档案管理系统也实现了高度集成。规避了人工管理中无法有效分析合同档案类型，将合同责任人的资信证明材料与合同签署有关材料归档环节忽略掉，影响合同档案内容完整性的风险。对合同档案实现信息化管理，借助档案信息管理系统对合同经办人职责清晰界定，通过相关的资信证明及合同签署有关材料的功能模块设置，能及时报送合同责任人有关信息材料。在合同签署后，借助可视化系统上传电子印章，进一步对数字合同数据进行完善，确保合同档案管理系统电子合同数据内容完整。在保证合同数据完整基础上对纸质文本合同及时归档，将相关电子合同数据存储到相应数据库中，纸质文本合同存储到档案保管室，以保障合同档案内容的完整性。

（三）推进纸质合同档案及时归档。将信息技术全面应用到纸质合同档案管理中后，建立相关的数据分析系统针对数字合同信息进行有效的采集分析，尤其设置相关传感器对档案系统的入库信息及时采集分析，要对系统采集信息数据及时追踪处理。将合同档案信息通过数字信息系统及时与事业单位管理系统对接，使纸质合同文件能及时归档并及时促进报账。档案管理人员对纸质合同进行归档后，激活合同报账流程，并通过经办人发起合同报账，确保纸质合同档案能及时归档，防止信息泄露。

二、大数据时代合同档案信息化管理模式构建

（一）全面推动大数据合同档案信息资源建设。大数据技术应用到合同档案信息资源管理中要注重以纸质文献为主的资源利用主体建设，包括档案记录、档案信息采集及特色档案资源建设等。档案资源建设面向不同的服务人群提供资源支持，在自身职能发挥过程中要发挥出特色档案资源的优势，使特色档案资源符合人们的使用需求。考虑到档案管理部门有限的人力物力，以合同档案信息资源为核心的档案管理模式建设，首先要满足档案信息查询需求；其次要满足档案文献查询需要，对于不同部门的档案信息查询需求可协同其他信息服务机构和政府部门为相应的部门使用档案资源提供保障，面向档案信息使用者提供开放获取服务，与社会其他领域的档案信息化服务相区分，满足不同需求用户的资源获取需求。

（二）大数据合同档案信息数据库建设。大数据档案管理模式逐渐以信息使用者的开放获取资源服务为核心，档案管理部门作为档案资源体系的重要支撑部分，在面向不同部门提供相关档案信息查询服务的基础上，着重于档案资料存储数据库建设，以相关的存储数据库面向用户提供优质的档案资源服务，为了满足不同用户的档案资源使用需求，在整合大部分开放性数据资源的基础上建设档案数据库，针对不同方面的档案资源提供长期保存服务，与社会科学网络对接，既发挥档案资源的时效性价值，也着力扩展相关的档案资源服务，使档案更能满足用户的个性化需求。

（三）档案资源进行大数据采集、加工、存储。对分散的档案数据资源采集、加工是档案管理的重要组成部分，主要是针对大量资源的集成与应用开展服务活动。大数据管理模式的构建更应侧重对各个层面分散的档案资源采集、加工、存储，尤其是针对大量开放的合同档案资源进行采集，并从海量的档案资源数据中提取出高价值的信息，使用大数据算法对档案数据进一步加工整合，使档案数据成为有价值可供用户参考咨询的档案信息。这点可借鉴英国政府的档案管理经验，使用数据采集技术针对分散在各个网络空间及领域的档案资源进行采集，采用分布式数据库技术进一步存储，建设大量的档案资源数据库丰富馆藏资源体系，为用户提供大量专业的合同档案数据，并构建专供用户使用合同档案信息的数据共享网络，与档案管理者共享档案资源，使大数据分析技术与资源共享有效结合。

三、加强合同档案信息化管理的有效措施

（一）全面加强大数据合同档案管理系统建设。在当前基础设施建设还未完善、网络制度还不健全的环境下，使用大数据技术构建档案管理模式还存在一定困难，而且档案资源管理系统建设也绝非一日之功，不仅需要大量的人力、物力投入，还需要建立完善的信息化基础设施。随着网络信息技术的快速发展，档案信息管理系统也面临越来越多的安全风险，要求档案管理部门要从根本上重视新技术、新标准的使用，注重结合不同的网络技术及时更新系统平台。在开放的网络环境中，为了对档案管理系统后期进行有效维护，可以考虑由政府、互联网科技公司以及不同资本财团合作开发的模式设计档案资源管理系统，可以发挥各自的功能优势，根据我国档案管理行业发展情况，开发出适用于本行业使用的档案管理系统，并结合数据挖掘、采集、存储、分布式处理技术，对合同档案信息做数据分析，提高合同档案资源的使用价值。政府和科技企业可以作为合同档案资源管理系统的资源提供方和资金供给方，除了给予必要的指导之外，企业可以积极引进优质的IT资源，及时利用新技术降低研发成本，使大数据技术与合同档案管理有机结合。

（二）使用大数据技术提高合同档案管理系统的风险预警能力。在当前合同档案信息化管理中，促进大数据技术与合同档案管理有机结合，要保障合同档案管理系统具有一定的信息风险防范能力，有效应对各方面的风险。要从加密技术与信息安全管理两个方面入手，提升自身的风险防御能力。首先是信息加密技术方面，档案资源管理部门注重应用不同的算法挖掘工具对重要合同档案进行加密，在用户登录信息系统时，对用户身份进行认证。档案管理部门可以采用生物识别技术、区块链技术、层级加密技术对重要的合同档案资源层层加密。生物识别技术可以应用到用户的身份验证方面，可以采用指纹识别、面部识别、虹膜识别等方法对用户的身份进行确认，当系统识别的生物特征与系统存储的用户身份相符时，才能赋予用户系统登录的权利，档案资源管理系统还要赋予用户查询重要档案信息资源资源的权限，当用户的身份与系统的备案资料不相符时，系统不能赋予用户登录权利，用户也不具备查询与下载档案资源的权限。区块链技术与层级加密技术针对重要合同档案以电子代码或是数字代码的方式进行加密，区块链技术适用对档案资源加密分析，将不同的信息资源分割成独立的信息模块，以一种隐性代码的方式确定各个不同信息模块间的数字关系，进而防止重要档案资源泄露；层级加密技术可针对各种结构的档案资源进行加密，包括重要的图片、影音资料等，通过建立不同叠层的防护机制保障信息安全，为大数据系统对档案资源的有效分析提供保障。

（三）大数据时代应着力健全合同档案管理法律体系。虽然我国大数据技术近年来快速发展，但是有关大数据技术的合同档案立法工作、法规制度建设、系统构建及标准还处在探索中。由此，政府及相关领域机构要意识到大数据档案管理模式构建的重要意义，将推动档案资源管理系统建设提到议事日程上。要以政府为主导携手社会各领域力量，积极推进档案资源管理系统建设，在确定建设模式基础上，尽快根据档案资源信息系统模型，构建相关的标准体系，根据档案信息系统在不同领域的使用标准完善法规制度建设，要对档案资源信息化相关的监督、管控、惩戒予以明确，要明确合同档案资源管理系统的标准化问题，确定系统的使用规范，保障大数据技术与档案管理有机融合。与此同时，作为档案管理者在推进政府立法机构完善大数据情景中法律体系健全的基础上，将根据立法机构表达的法治思想协同本单位领导、法律工作者着力完善本单位、本部门的合同档案法律管理制度建设，根据本单位实际情况出台相关的管理制度，并做好制度管理工作，推进本单位合同档案管理水平提升。

四、结语

大数据时代，为全面提高合同档案信息化管理水平，档案管理者应认识到合同档案信息化管理的重要作用，结合大数据技术建立大数据合同档案管理模式，根据合同档案管理的特点、类型、使用范围，采用大数据技术找到推进合同档案管理的有效措施，通过完善合同档案信息管理系统建设、强化合同档案抗风险能力、健全法律保障体系、推进合同档案管理信息化管理水平提升，使大数据技术在合同档案管理中得到充分应用，使合同档案信息化管理技术得到提高。