新时代档案“强化收集”及“深化利用”组合化管理创新实施——以徐州市新盛投资控股集团有限公司为例

文/徐州市新盛投资控股集团有限公司 孟艳丽

一、实施背景

徐州市新盛投资控股集团有限公司（以下简称“新盛集团”或“集团”）为市属大型国有投资公司，注册资本40亿元，主要负责徐州市棚户区改造投融资、定销商品房建设、商业及城市功能性项目开发建设及运营管理等工作，集团针对不同业务板块，先后设立子公司32家。集团规模大，业务类型广，形成的档案资源重要程度高，利用性强，因此集团加大投资力度，组建了业务精、重实干的档案管理团队，重点开展集团档案管理工作，实现集团档案集中统一管理，并不断创新档案管理模式，加强档案收集管理，实现档案资源深化利用。

二、创新做法

档案室建立并不断完善档案集中管理体系，结合集团实际自主研发符合行业标准的网络版“档案管理系统”，实现了与OA及各业务系统的无缝对接，搭建了档案在线收集平台和利用平台，同时要求各部室及子公司通过收集平台将各类文件材料一周内全部移交至集团综合档案室，对同步收集的各类文件进行数字化扫描和格式转换并整合至利用平台，供各用户端在线查询利用。集团目前实现了档案工作在线移交、整理、审核等智能办公和信息资源的高度整合，强化了收集管理，实现了资源的深化利用，取得了显著效果，并成了当地优秀标杆档案管理单位。主要做法如下：

（一）健全档案收集管理体系。2011年以收集为重点，开展全面调研，创建档案收集管理体系。1.建立组织机构。集团成立了综合档案室，配备9名高素质专职档案管理人员，每个部门及子公司均配备兼职档案管理人员，共计50余人，成立了档案收集小组，明确各自管理职责和工作任务。2.加强业务培训。组织档案收集成员共同学习档案法规制度、基础知识、信息系统等专业知识及操作管理，强调管理职责，明确管控要求，为正式启动档案收集工作做好了充分准备。3.完善收集制度。根据国家及省市档案相关规定，并结合集团实际，编制和完善了集团《档案管理制度》《文件材料归档范围及保管保期限表》及《分类方案》等相关制度12个，并通过集团网站、档案系统、宣传展板、专题会议等形式进行宣贯。4.搭建收集平台。自主研发了符合行标的“档案管理系统”，并与各业务系统建立了无缝对接，搭建了各类文件收集管理平台，实现了电子文件直接在线归集和实体文件的人为在线归集，确保了收集的规范性、便利性和可控性。5.创建收集渠道。创新收集渠道，采取管控措施，确保各类文件及时、齐全、完整归集。（1）内部用印文件。用印控制管理部门指定专人负责用印管理，明确其职责，负责收集所有用印类文件，在文件形成一周内统一移交至集团综合档案室。（2）外部非用印文件。各兼职档案员负责收集，已办理完成的各类文件材料及时跟踪收集，并在文件形成一周内统一移交；未办理完毕的文件材料，跟踪业务办理，待业务办理完毕后，及时收集所有文件材料并在文件形成一周内统一移交。（3）电子文件。各业务系统与档案管理系统建立了无缝对接，形成的电子文件直接流入档案管理系统“接收平台”，格式转换后直接转入档案管理系统“利用平台”。6.采取催交管理。档案管理系统挂接了各项工作标准化业务阶段及归档范围，专人负责跟进各项工作进展情况，实施动态催交收集，确保了室藏档案与各项业务进程保持一致。使档案工作真正融入业务，并促进业务的高效开展，切实发挥档案资源利用价值。7.建立考核机制。明确考核细则和检查标准，每月对各责任单位、责任人移交归集工作进行检查和考核，通报检查结果，提出整改要求，依据相关标准实施处罚，并与当月工作绩效挂钩。加强了移交归集管理，确保了移交的及时性、规范性和完整性。

（二）创新利用做法。利用是档案工作的根本出发点和落脚点，近年来，集团始终遵循这一精神，创新利用做法，完善利用途径，促进了集团各项工作的顺利开展，在集团经营、管理等各项活动中发挥了显著效果。1.公共信息共享利用。建立公共信息利用平台，引导员工通过档案管理系统“关键字查询”“高级查询”“全文检索”等强大的检索功能，实现公共信息共享利用，全面了解相关信息，推进各项业务的高效开展。2.重要信息主动推送利用。建立信息推送库，专人负责跟进各业务过程，按照集团档案推送利用管理办法，及时将接收到的重要信息、专项信息主动打包推送给相关人员供学习和利用，打破传统的被动利用模式，真正实现档案工作取之业务、用之业务的创新做法，切实发挥档案的实效价值。3.专题编研深层利用。充分挖掘室藏档案资源，结合各项业务推进情况，编制了大事记、制度、合同、人事任免等各类专题汇编，并跟进业务推进情况，主动提供专题专用，且利用效果显著，目前利用满意率达98.7%。4.同类工程借鉴利用。（1）项目组通过档案信息系统，查考标杆项目建设情况和工作流程，分析利用价值，借鉴先进经验，提取优秀做法。同时利用规范的操作流程，套用相关的标准模板，提高了同类工程工作效率。（2）档案工作人员参加项目组每期的专题会议，了解项目建设情况，主动分析项目出现的问题，积极收集相关档案资源，为项目提供利用，及时解决项目建设中出现的问题。加快了工程进度和质量，节约了人财物等成本。5.专业知识在线学习利用。将相关业务标准、操作规范及业务知识等信息传输到系统“档案专栏”平台，提供在线学习和操作演练，加快了集团业务人员的工作能力和管理水平。

三、健全保障措施，确保创新工作实施

（一）机制保障。集团对档案工作十分重视，在队伍建设、软硬件配置、硬件设施等方面给予大力支持，并有效地解决了档案工作中遇到的实际问题，确保了档案收集工作的高效开展。同时，加强对专兼职档案人员业务培训，并制定科学管理和考核措施，为档案工作奠定了重要的人力资源保障。

（二）技术保障。档案收集平台的搭建，信息技术的保障，打破了传统的线下收集和利用局限，实现了在线智能办公，规范了收集流程，提高了收集效率，实现了纸质、声像等各类载体档案信息资源的在线检索及专题编研专项利用，深化了档案资源广泛利用，满足了各业务人员的实际利用需求。

四、效果及影响

近年来，新盛集团持续在收集管理、资源整合、远程利用等方面实施创新，达到了先进的管理水平，屡获省市档案局及上级职能单位高度评价，2015年成功创建了江苏省四星级档案室，此后陆续多次荣获了徐州市档案工作先进单位、“十二五”期间全市档案管理先进集体、徐州市第九届“五一文明岗（班组）”、江苏省档案资源利用案例三等奖及二等奖、江苏省首届档案职业技能竞赛徐州赛区优秀组织单位等多项荣誉。徐州市档案管理部门对新盛集团档案收集及利用管理模式给以充分肯定和高度评价，并作为优秀管理案例向本市区各单位推荐学习。近年来，徐州市轨道公司、新城区国资公司等当地知名单位陆续至集团观摩学习、交流经验、分享优秀做法并借鉴采用。不仅提高了集团的美誉度和社会影响力，而且对档案事业的建设发展发挥了积极推动作用。

五、结论

作为一项基础性工作，规范化、高效率的档案管理，有效支撑本集团及社会的快速发展，作为档案管理者，后续将继续秉承“服务员工、服务企业、服务社会”的档案管理理念，紧扣社会发展形势，贴合工作需求，不断创优管理模式、深化资源利用，使档案工作产生更多更好的显性效能。