高校学生档案工作管理探究

文/南京大学金陵学院 李升阳

一、学生档案工作概述

档案的含义是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。我国于2008年9月1日起施行了教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》。高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学生档案工作是高校档案工作重要组成部分。档案定义告诉我，档案应具有社会性、后时性、真实可靠性和原始记录性。高校学生档案是记录学生从高中到大学学习期间的录取、学习、生活、思想等方面的情况，这些档案材料是高校档案的重要组成部分。学生档案材料中包括高中时期的档案材料、高校的入学登记表、个人的体检表、学籍档案、本人的奖惩记录、党团组织档案等，学生档案也是在其毕业后随毕业去向而转走的人事档案。学生档案与学生未来的就业和发展息息相关。随着信息化时代的到来，虽然社会对于高校学生档案的要求越来越高, 但是，目前高校学生档案管理中依然存在一些问题，只有及时改进，才能实现高校学生档案管理的高效化，并为社会提供真实、准确的人才信息。

二、高校学生档案管理工作中存在的问题

（一）高校对学生档案工作不重视。目前很多高校普遍对学生档案工作，甚至其他档案工作重视程度不足，认为学生档案的管理工作仅仅是学校运营中的一项普通学工工作。学生档案管理意识淡薄的原因：一方面，高校领导和档案管理员们认为，学生档案平时很少使用，没有必要投入过多的人力、物力；另一方面，学生档案工作不是面子工程，学生档案工作的好坏对学校的教学、专业评估、学位评审没有影响。做好了看不出效果来，不能及时展现在社会的面前，无法突出成绩。

（二）缺乏专业的管理队伍。高校学生档案管理部门视各个学校自身情况而定，有的是放在院系，有的是放在学生工作处，还有的放在档案管理部门（档案馆、档案室等）。大部分高校是放在各个院系，按照现在高校的实际工作情况，院系没有配备专职的档案管理人员。大部分是要求辅导员来做相关的工作，或者由教学秘书甚至办公室人员来兼职。这些工作人员中大部分没有接受过专业的档案管理培训，缺少专业的归类、存放和管理的相关知识，而且这些人员本身还有其他繁重的工作，对学生档案工作投入的精力有限，导致一些问题频发。同时管理人员对学生档案工作不很重视，高校学生众多，无法切实去检查相关的档案工作，这样也让档案管理人员无法保质保量完成学生档案工作。加之这些人员流动性强，工作调离后交接手续不及时，有的基本没有交接。学校对档案员的考核不到位，也可以说学生档案管理的好坏直接取决于兼职档案员的个人素质。

（三）学生档案管理制度不规范。高校学生档案管理制度在各个高校没有达到相对的统一，学生档案中，哪些材料是必须放的，哪些材料是可以放的，哪些材料是没有必要放的，没有相应的规章制度来规范。这样也造成了学生档案厚度不一，有的缺材料，有的放了一些冗余的材料，这样给学生档案材料在今后的管理中造成了不必要的麻烦。学生毕业后，去向多样，目前学生档案的管理并没有明确的规章制度，毕业生的档案有存放在学校的，也有放在生源地的。这就造成后面学生在需要使用档案时，查找不到相关档案，甚至造成档案丢失的情况。

（四）档案管理方法缺乏创新。高校档案管理工作目前还停留在纸质材料的收集上，没有适用智慧社会的发展。多数高校还没有利用互联网、大数据来进行学生的档案管理。学生档案记录在纸上。不仅不容易保存，而且也容易丢失，更不利于档案的系统化、科学化管理。不能及时对资料进行查找和使用，不利于学生的日常管理工作和今后的就业。另外，纸质记录也极容易造成信息的更改，对学生档案材料的真实性造成影响。

三、高校学生档案管理工作的方法探究

（一）转变传统的管理观念，充分认识学生档案管理工作的重要性。高校学生档案工作是高校众多工作中必不可少的组成部分，它对于学校的管理来说至关重要。虽然现在很多毕业生有弃档行为，但是学生档案对于学生本人的重要程度与日俱增，因为学生档案是真正能证明个人学习经历的材料。企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据。办理工作调动时需要档案；参加公务人员招聘考试，需档案确定身份；办理个人退休手续时，要查看档案记录，否则无法顺利领取养老金，另外社会保险（如失业金等）也与人事档案有关；专业职称晋升的参考依据；出国政审和公证时，需要查阅个人档案。办理职称评定、出具各种相关证明等也都需要人事档案。自2016年1月1日起，人事档案管理费由财政拨款，这也说明档案工作在我国的重要性在提升。做好高校学生档案管理工作，是社会发展的结果，各高校要顺应社会的发展潮流，努力做好学生档案管理工作。

（二）培养专业的管理队伍，促进业务能力的提升，适应实际工作需求。高校要配备专业的学生档案管理队伍，定期进行培训，提升业务能力，适应实际工作需求。任何行业的发展离不开专业的人才，档案管理工作也一样。高校要培养一支专业的档案管理工作队伍，让学生档案能够得到专业的管理。兼职档案员要给予一定的待遇、奖励，建立一支相对稳定的档案管理队伍。学校要给予一定的资金投入，做好包含档案在内的档案库房的管理工作，添置和更新计算机，采用科学、先进的应用软件来进行档案信息的存储和利用，为确保档案资料完整和安全提供硬件保证。

（三）建立健全高校学生档案的管理制度，使管理工作有章可循。建立健全高校学生档案管理制度，不仅要从学生档案的要求工作抓起，也要从学生档案管理人员考核做起。管理制度要明确高校学生档案管理的工作内容，学生档案在各个时期产生的材料需要记录在档案中。要做到规范档案中归档的材料，材料的标准、格式、内容、纸张等内容。严格审查学生档案的各项内容，明确规定档案的使用方式、方法，规定哪些人员可以接触、使用档案。在对学生档案的管理人员进行考核时，要从业务能力，专业技能等方面考核，更要对实际的工作效果进行考核。学生档案目前有很多问题，包括档案转接、弃档档案等工作的记录情况，要对容易出现问题的环节进行考核，查看学生档案管理人员对工作热爱情况和态度。对学生档案的重要性进行宣传，也考验一个档案管理人员的业务水平。不仅要让和学生有转接联系的人员重视档案工作，也要让高校的领导重视这块工作。档案工作要耐住寂寞，静下心来踏实做事，这样才能将档案工作做好。

（四）利用信息化技术创新档案管理方法，让学生档案管理更高效。为了加强对高校学生档案管理工作的创新，进一步提升学生档案管理工作的技术性，要引入先进的信息化等管理方式。现在很多高校学生的数量非常庞大，因此学生档案管理工作任务繁重，而且学生的流动也比较快，档案的保存期相对较短，随着科学技术的不断发展，将电子档案引入高校的学生档案管理之中，是顺应发展潮流。目前，党员信息管理系统相对比较成熟，从党员的信息录入，到后面的党员流动，在党员信息管理系统中都能实现。这个系统是从无到有，从初始阶段到成熟。学生档案信息管理系统也可以借鉴党员信息管理系统的经验，逐步发展。学生档案的信息化，有助于引入先进的技术，可以进行大数据分析，能细化、完善学生档案；也可以发挥新媒体的优势，对学生能够进行实时、准确的管理，学生的在校各类数据都可以进行搜集，如学生的学籍变动、成绩信息、在校的生活情况、学习情况、身体情况都能及时反映。有助于高校对学生的管理。

学生档案信息管理系统还能提高效率，降低人员成本，促进专业化队伍建设。对学生的在校情况建立预警机制。在此同时，补足传统纸质学生档案的缺点，能够优化档案管理模式，实现网络查询与实体档案的结合，真正发挥学生档案的作用。

建立学生档案信息管理系统也可以让学生及时查阅自己的档案，对学生档案进行AI学习，系统可以对每一个学生的在校学习、生活提出规划和建议，对学生的学习生涯起到促进作用。让每一位学生有一个专业的人生导师，这些数据也可以帮助学校的管理人员制定适合学校的管理办法。学生档案反映了学生的基本情况，能更加直观地展现学校的教学、管理水平。

四、结语

在现代信息化时代，智慧校园的建设是大势所趋。利用“互联网+”技术加强对高校学生档案管理工作的创新，实现校内信息共享，推进高校学生档案管理工作的信息化管理，不仅能够有效地提升档案管理工作的效果，还能充分利用档案资源，方便高校管理者、辅导员以及任课老师对学生有更全面的了解，扬长避短，全面培养学生。而且对学生学习和就业、对高校的工作改革和发展起到推动作用，也有利于全社会的发展。因此需要高校在建设过程中不断地采取措施进行完善，更好地推进学生档案管理的现代化发展。