居民健康档案管理问题及改善对策

文/山东省龙口市城市社区卫生服务中心 解玉雯

在当前的时代背景和医疗环境下，居民健康档案不仅囊括居民个人健康的基础信息，同时也是社区全科医生对辖区居民医疗服务的动态记录，全面反映了社会基层医疗体系在全民健康、就医体系中的作用和功效，并为构建更加立体、全面、科学和规范的全面监看医疗体系提供重要的数据信息支持。

一、当前居民健康档案管理中的问题分析

（一）居民了解不多，认知程度较低。以社区为单位的居民健康档案管理面临的首要问题是，居民个人对健康档案了解不够，认知程度较低。根据相关试点地区对该区域内的居民健康档案管理情况调查表明，试点地区的老年居民健康档案管理效率不高，尤其是农村、城郊社区的居民对于建档和档案管理的认知程度较低。这种现象主要和该地区健康档案概念、意义宣传缺乏力度不大有一定关系。而且部分老年群体存在讳疾忌医、缺乏基本的健康档案建档意识，对自身健康、疾病情况持有回避态度。

（二）管理人员专业性不高，整体管理水平低下。首先，居民健康档案管理水平直接和管理人员的专业程度相关。当前我国以社区为单位的居民健康档案管理主要采用非专业档案管理的工作人员进行，而这类管理工作人员在档案管理尤其是医疗档案管理方面，无论是理论水平还是实践能力都有较大不足，部分地区完全采用没有档案管理经验的临退休工作人员负责，而且在薪资水平、岗位设置上存在很大的随意性，因此档案管理人员流动性较大。其次，在医疗档案管理方面并没有凸显医疗属性，而是和其他档案一样简单等同于文件管理，轻视医疗档案的建立和完善，在管理过程中管理模式呆板，管理理念落后，管理方法保守。

（三）现代化和技术化水平较低。在传统的档案管理理念指导下，居民健康档案的管理更倾向文档资料保管，一般是在特定时间要求选取一定空间进行资料保管。部分地区存在档案信息不全面，个别档案遗失、丢失、损毁，相关电子档案有可能存在数据信息输入错误、数据误删无法恢复的情况。当前虽然大部分地区采用计算机来管理档案，并积极建立电子档案，但是管理人员信息化操作水平较低，对基于信息化要求的公共卫生档案管理并没有完全得到落实。

（四）档案利用效率不高。居民健康档案管理不仅要求档案的完整性、全面性，更要求档案的高效利用。当前随着社区医疗卫生服务水平的提高，大部分从事基本公共卫生服务的单位会投入一定的人力、物力为居民建立健康档案，但是居民自身对健康档案的认识不足，体检积极性不统一，导致部分居民的档案信息长时间无法更新，而部分居民因为工作流动性的关系，导致个人健康档案成为死档。这些无法及时更新的档案占据公共空间和资源，长时间无法得以利用，导致居民健康档案整体利用效率不高。

二、居民健康档案管理的相应改善策略

（一）有针对性地加大宣传和教育力度，提高不同地区社区居民的健康档案管理质量。在社会范围内要加大宣传和教育，利用现代健康和医疗观念改变传统落后的健康观念，发挥社会舆论功能，借助信息化技术，如，微博、微信、社交网站以及社区宣传栏、广播站等载体加强针对社区的健康档案宣传工作，以切实提高居民对社会卫生医疗服务工作的支持和认知，帮助居民了解健康档案，认同健康档案在个人健康管理和医疗管理中的作用和价值，减轻居民对健康档案的抵触情绪。另外，要根据不同群体特点，有针对性地进行宣传和引导。尤其是老年群体，可以通过健康教育大讲堂对辖区老年居民进行知识普及，耐心细致地讲解健康档案构建的意义，让他们自动自愿地参与到居民健康档案建立活动中。同时社区医疗卫生服务中心依据自身特点与二级以上医院建立信息共建共享合作体制，要加大双向转诊制度的建立和执行，借助医共体的构建，合理引导社区病患分流，加强社区卫生服务中心和大医院的无缝衔接，同时加强对社区居民的引导和科学普及工作，提倡居民小病到社区医院，大病到大医院的医疗观念。增强社区居民对社区医院的信任度。

（二）社区卫生服务中心加强对居民健康档案建立和管理工作的重视度，增加人力、物力投入。其一，配备专业的档案管理人员，加强对医疗卫生档案管理的意识教育，提高工作人员档案建立、档案更新和管理的质量和效率，改变档案管理模式和方法。其二，加大档案管理工作中的资金和物力投入，利用计算机建立电子档案，加强档案信息管理的安全性和私密性，对档案管理人员的计算机操作水平进行针对性培训，合理使用档案管理软件。其三，结合档案管理系统和平台，采用智能手机APP和微信平台等，组织居民积极参与到档案建立和管理活动中。

（三）构建完善和合理的健康档案管理体系，严格执行管理制度。当前居民健康档案管理的主要问题在于缺乏统一的，标准的健康档案管理体系，尤其是缺乏严谨的管理制度，不同地区采用不同的管理方式导致地区之间的居民健康档案管理质量参差不齐。因此可以基于当前的社会公共医疗体系建设，构建完善而统一的健康档案管理体系，借助不同地区的社区卫生管理模式构建基于个人的健康档案管理，基于家庭的健康档案管理，基于慢性非传染疾病的健康档案管理，基于特殊群体的健康档案管理，利用现代信息技术构建不同理性的档案信息模块。首先，以家庭为单位构建家庭健康档案，社区卫生服务人员在各类体检和医疗问询活动中，建立居民个人和家庭的纸质健康档案，并进行定期更新和补充。其次，使用社区电子档案系统进行电子录入处理，方便居民检索和查询。另外，针对社区中的重点人群建立健康档案，如，老年人、0-6岁幼儿、孕产妇以及慢性非传染病，如心脏病、高血压和糖尿病等病人，在各个信息模块间加强关联与沟通。在建立健康档案的同时，也要依据健康档案中的具体情况提供针对性的服务和管理。

（四）转变档案管理工作认识，完善和提升健康档案管理的内涵。在部分地区的居民健康档案管理中存在着单纯追求建档率而忽视档案质量的现象，针对这一现象，社区卫生服务中心要明确和树立健康档案管理工作的意义和价值，尤其是基层的卫生医疗机构要将建档就是为了完成工作任务这种意识彻底消除并进行转化，工作人员要意识到健康档案建立和管理对于医疗卫生体系改革、优化医疗卫生资源、改善就医环境的积极作用，并将健康档案作为居民健康管理的实施工具，让居民健康档案真正为保障居民的医疗权益发挥作用。居民健康档案的高效管理不仅能让居民收益，为居民提供更加高效高质量的医疗服务，提高医疗服务的准确性，合理配置医疗资源，实现平等、公平、透明的就医环境。

（五）利用信息技术，实现居民健康档案的数字化管理。首先，立足信息技术，构建社区居民信息档案管理平台和系统，构建不同的信息模块，保持各个模块的相互独立和关联，将各种健康数据、疾病信息分成不同的应用数据和管理数据，如，家庭数据、保健数据、残疾数据。其次，利用信息技术增加各种数据录入、管理的私密性和安全性，如，采用数据访问的权限限制，采用双密码模式，保护居民个人、家庭以及特殊群体的健康信息安全。最后，利用信息技术提高档案数据管理的信息化和现代化水平。如，改变人工管理模式，利用专业软件管理档案，对档案中的数据进行挖掘、整合和分析，对不同类型的健康档案进行不同性质的管理。利用信息技术可以从档案管理平台上提取所需的实用数据，整合并输出形成EXCEL文件，对其中数据进行分析，并整合为报表。

总之，居民健康数据的建立和管理都需要朝向科学化、现代化和信息化的方向发展，为社区卫生服务中心、医生和各级医院提供真实准确而及时的健康数据，对于提高居民身体保健、保障居民医疗权利、节约就诊时间、减少医疗各方面都有重要意义，同时也可以实现医疗资源的优化配置，提高社区基层医疗机构和医院之间的合作和交流，提高社区卫生服务水平，推动我国医疗体系的深入改革。