浅谈医院档案信息化建设

文/吉林省人民医院 张凤娟

传统的方式保存整理医院的档案会造成档案的信息比较混乱，没有条理性，如果我们运用合理的科技手段对档案加以整理，就会让医院的档案在内容上较为规整，对以后的寻找或者提取都会节省很多的时间，简化很多的流程。所以，对医院的档案实现信息化建设十分必要。

一、关于医院档案信息化的概述

医院的档案信息化建设，就是对医院保存的纸质版文书档案以及医院的信息档案进行整理归纳到计算机当中，运用计算机强大的计算功能和发达的网络技术，最终达到医院档案资源的共享化。让医院档案信息具有更加智能自动化的操作方式，可以对医院档案信息化管理提供必要的基础条件，包括系统的安装和信息化的范围，与档案有关的制度的制定，扩展到对医院档案信息建设的人才引进等各个方面，都会对医院档案的信息化建设有一定的影响。

二、医院档案信息化的现状

如果医院对电子文件的调取功能较弱会导致文档容易丢失，存在无法查找的问题。目前，医院的电子档案最常见的问题是存在极易丢失的问题。发生的原因是在实际工作中，操作者在操作的过程中对电子文件采取人为的修改，造成了电子文件数据的真实性有所变化。如果医院对电子文件的监控出现漏洞，也会造成文档的丢失。

另一个问题是医院对档案管理系统没有规范的制度和标准。在医院档案管理系统中各个档案种类多样，医院在这个时候缺少管理系统的软件，甚至在管理系统方面没有十分明确的标准。

从现在的状况不难看出，我们对医院档案网络平台也没有起到很好的维修保护作用。有人认为，医院档案的信息系统在很大程度上不确定因素十分大，所以在复杂程度上也就高于其他单位。在网络系统方面，整个系统的兼容性较弱，容易受到外界环境的干扰和侵犯。现如今每个医疗机构中都缺乏专业的网络管理员，导致医院档案的归纳与整理受到阻碍。由于部分网络管理人员缺乏专业的知识去维护我们的信息化档案，当外界病毒医院档案网络进行攻击时，没有积极的应对措施和专业的操作素养，给医院的档案信息安全构成很大的威胁。

医院各种档案材料的内容质量不太完善，医院许多档案质量不高，缺乏利用价值，同时在档案中能较详细地反映大概情况的多，真正反映细节情况的少，尤其是一些材料定性结论多，定量描述的少，内容的缺乏显空洞，导致实际情况和档案要求十分虚无，这样就无法全面公正地评价某份档案的真实情况。在医院档案信息化的管理当中，我们可以深入分析研究，一些传统的思想与观念深刻影响着医院的档案信息化建设，无法摆脱这种传统观念的束缚，无法做到真正意义上的医院档案的信息化建设，单纯地使用计算机进行档案的归纳与整理也无法实现智能化的档案信息化建设，必须要在设备以及人员配比方面充分配合，才能在真正意义上实现我们医院对于档案的信息化管理，在信息化建设方面才能真正做到领先于其他机构。

三、如何加强医院档案的信息化建设

（一）我们要加大对电子文件的监督管理力度。我们要针对加大对医院电子文件监管的重视程度，彻底杜绝因人为的改动而造成医院档案信息不准的现象发生。医疗机构的领导者也应该加强对档案信息化建设工作的了解，只有了解才能提高对信息化建设的重视程度。实现对档案信息化的建设，可以参考其他医院在建设档案信息化过程中的相对成功经验，总结分析医院档案信息化建设对提高医院综合实力和提高医院运作效率的重要作用。我们也要让每一位工作人员明白，医院的档案是极其重要的，一旦出现丢失与管理不当，造成的后果是十分严重的。

（二）在制定管理制度方面，我们要按照标准严格制定，也要在实际行动中严格按照标准去施行。在医院档案信息化的建设过程中，要想达到对有限的信息资源的共享，就必须以标准化的管理制度作为信息化运行的前提条件。通过科学合理可行的管理制度，确保档案信息建设能够保持在先进的水平稳定地发展。我们可以通过医院的档案管理部门，对医院的所有电子文件负责，在进行制度的设定时，我们可以从各个科室在向档案管理部门递交电子文件资料的过程出发，通过对自动化管理系统和规章制度的运用，保证对电子文件在处理过程中具有较高的可实施性。我们也应该制定相关的操作技术规范，就可以对在管理软件的选择上使用兼容性以及应用性相对都比较好的软件，对软件的相关技术参数也应该有一定的标准，以此来达到进一步的规范化。

（三）在提高医院档案管理者的综合素质上，我们也要制定适当的培训措施。医院档案信息化建设对提高医院的综合实力方面发挥有着很大的作用。随着网络系统的运行环境也越来越复杂，对于管理档案信息资料的工作人员也是一个极大的考验，它考验着工作人员的耐心和专业素养。所以每一个医疗机构都应该适应发展的趋势，积极加强对医院档案管理人才的培训措施，通过定期以及不定期的方式，对医院的相关人员进行系统的专业化培训，我们也应该加大管理医院的每一个部门，各司其职，提高专业化的工作素养。这样才能在档案管理的工作中，根据各个科室的实际情况提供有针对性的档案服务。

加强对医院档案网络平台的保护与管理也是我们的有效手段之一。防止档案信息网络被病毒或各种黑客所攻击而造成重要资料的泄漏，是我们的主要档案管理工作之一，我们医院应该按照各类资料的类型及其保密级来对其进行安全层次分类，资料文档的综合价值决定了这份档案的加密等级。首先对档案进行等级的大概划分，再根据文件层次分类的不同对用户设置访问权限。对于档案信息管理，我们的医院工作人员还应对医院的敏感信息进行同步的监控，定期对档案信息管理系统的安全性进行仔细的检测，发现有安全隐患时要及时采取有针对性的防控措施。我们如果在档案管理系统的网络安全方面能有进一步的安全保证，医院的管理者可以采用物理隔离这种较为传统的方式，结合先进的科学技术来进行合理的档案管理与分类。我们可以通过防火墙、身份认证以及加密的方式进行登陆系统的操作。通过限制内部区域的工作人员意外进入系统，发生同外部互联网连接的危险点以及危险服务，避免档案信息存在网络方面的安全隐患。

我们可以通过加快医院的文书档案管理的信息化建设来达到先进的档案信息化管理。在信息采集方面，我们具有了先进的信息收集系统之后，就要使采集到的信息具体化，这样可以让我们的信息系统更加完善，在查找信息方面我们就可以做到快速且准确。我们完全可以通过文书的信息化管理，让每一步的业务处理流程、行政规章、管理制度以及工作日志、文件、会议纪要、工作计划、总结、报告等具有规范化的流程。我们也应该让现成的档案管理按照严格的制度和管理规范档案的收集与处理。

四、结束语

我们所处的时代是一个信息化的时代，为了把科学技术运用到我们的实际生活当中去，给我们的生活带来方便与快捷，我们不仅要把信息化技术投入高精尖领域，在医疗、教育、日常生活当中都应该加以利用，在医院实现档案的信息化，可以让档案更好地保存，这是每一位档案管理人员都要具有的一种对历史负责任的态度，也是我们对自身工作态度的一种提升，同时将档案进行信息化建设也是对医院整体的一种技术提升，对医院在社会当中的声誉建设也有十分大的好处。