电力企业档案信息化建设初探

文/浙江启明集团有限公司电力安装公司 吴以琳

电力企业档案是企业的一种无形资产，其在电力事业的发展中发挥着极为重要的促进作用，是企业顺利运行的重要组成部分，为企业提供了重要信息，因此在电力企业管理中档案管理工作极为重要。新形势下，信息资源为企业更好参与社会生活和市场竞争提供了重要保障，在企业档案管理中应用和推广信息化，革新传统的档案管理模式，不断优化办公软件环境，实现企业档案管理效率和质量的有效提升。新时期电力企业档案管理信息化建设的开展，是企业正常运转的必然趋势。

一、电力企业档案信息化建设的意义

（一）电力企业和其他行业存在一定的区别。其主要生产的是电，而电是一种十分特殊的商品，在人们的日常生活和经济活动中存在，是重要的资源，和国计民生息息相关，在社会经济生产中不可或缺。实现电力企业档案信息化，不仅可以为企业的管理工作提供帮助，实现工作效率的提升，同时可以对电力企业的各项工作进行科学分类、汇总和统计，并有序形成文书管理，确保电力企业设备维护、优质服务和节能减排等工作有据可循，电力企业借助构建信息化的档案体系，可以和各方建立良好合作关系，包括合作企业、相关管理部门以及客户，利用网络相互分享信息资源。档案管理信息的数字化、管理工作的精细化、信息传递的网络化、利用服务需求的扩大化，以电子文件管理的方式开展档案工作。

（二）电力企业内部借助档案信息可以归档整理相关资料。资料包括人力资源、财务核算、控制管理、绩效考核、设备维护、岗位操作等，以给予各部门帮助，方便查找使用，实现工作效率的最佳化。同时作为企业正常运作的第一手信息资料，展开保管、整理和收集，把传统纸质档案所占据的时间和空间减少，有效确保电力企业经济效益的最佳化。电力企业档案信息化建设和新形势的需求相符，是电力企业持续、稳定发展的需要，电力企业档案信息化建设应做到与时俱进，可以给予电力企业帮助，使其在最短的时间内获得电力市场行情、现代化管理经验以及行业科技知识，顺利实现资源共享的目标。

二、加强电力企业档案信息化建设的措施

（一）加快企业档案信息化标准规范建设。在档案信息化建设中，建立健全的档案信息化标准规范体系发挥着极为重要的作用。为了能够促使档案管理真正实现信息化，应严格遵照国家有关制度与标准，结合电力企业实际情况，建立健全完善的、可操作的规范与标准。首先，以高瞻远瞩的眼光进行科学规划，并用心考虑到企业实际情况及信息化建设标准，在企业发展规划中纳入企业档案信息化建设，对发展目标予以明确，在规范化、科学化的发展道路中纳入企业档案信息化建设。其次，要对档案信息化标准体系予以完善，在最短的时间内将电子文件归档制度、档案信息整合、采集以及安全管理等方面的标准制定出来，把现有的标准严格落到实处，对现有标准规范体系予以总结完善，将信息化建设中的技术标准统一，从而真正实现可持续利用数字档案资源，有效解决电力企业档案信息化建设所存在的不足，促使有限的资源得以充分、合理利用。

（二）完善档案信息化的基础设施建设。目前，电力企业档案管理存在各种缺陷，因此，电力企业应立足于自身具体情况，选取恰当的档案管理模式促进企业可持续运营。在信息技术的不断发展下，电力企业档案管理信息化已成为一种必然趋势。除此之外，计算机技术和信息技术的日益成熟，进一步强化了信息储存能力，使企业档案管理真正实现高效、便捷管理与统计信息，有力地提高信息化管理水平。

（三）注重优秀档案管理人才的引进和培养。电力企业要想将现代化管理的目标顺利实现，就必须对档案的信息化管理引起重视，这就要求电力企业在档案信息化管理中，注重优秀档案管理人才的引进和培养，确保电力企业档案信息化管理工作的完善性，竭尽全力在最短的时间内将电力企业档案的信息化管理目标实现，为电力企业的稳定、持续发展奠定坚实的基础。因为档案管理人员的综合素质、专业素质和企业档案信息化建设的进程息息相关，若是电力企业忽视优秀档案管理人才的引进和培养工作，既使具备再先进的设备也无济于事，同时电力企业还要严格要求档案管理人员，使其在工作中积极主动促进自身综合素质和专业技能的增强，这就需要电力企业积极构建切实可行、有效科学的档案管理人才培训体系，从人才上大力支持电力企业的档案信息化管理。

（四）加强业务建设和信息资源共享。电力企业应高度重视档案业务建设，设立专业的管理机构，组织开展系统、全面的档案培训活动，以此来确保档案管理实现信息化。同时，电力企业应注重信息的对接，尤其是部门之间、上下级部门、企业与客户之间，确保可以共享信息资源，保证电力企业可以及时获得有价值的信息资料，如：电力施工项目单位借助档案信息化离线客户端就能不受时间和地点的限制轻松归档上传相关施工资料，同时还能第一时间获取上级相关部门的信息资源，从而做到共享信息资源。

（五）加强档案信息数据安全管理。安全保存档案信息是档案归档整理的重要基础，数字化档案信息通畅是在计算机中存储，因此要加大计算机防火墙设置力度，避免感染病毒，使档案信息存储位置的安全性得到保证。特别是电力企业的诸多档案信息属于国际电网建设的保密性信息，电力企业必须对数据的使用权限以及安全级别予以确立，同时把档案信息化管理法规严格落到实处，在最短的时间内把内部档案数字化管理的混乱状态解决。把问责制度有效落到实处，针对归档错误行为，应及时将责任落到相关管理人员头上，以此使档案数据的安全得到保证。

三、结语

总之，对于电力企业发展而言，档案信息化建设尤为关键，但现阶段电力企业档案信息化建设缺乏均衡性，仍有诸多问题存在。基于此，电力企业必须进一步强化档案信息化建设。基于自身现状，对电力企业档案信息化建设的进程进行合理安排和规划，把统一和规范的标准制定出来，以促进电力企业档案信息化建设水平的提升，实现企业档案信息利用率最大化。