毕业季学生档案转递问题分析

一、毕业生档案转递是学生档案向人事档案转变

学生档案是指本校在学生管理活动中形成的，记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。根据“档随人走”的人事档案管理原则，高校档案管理部门要及时向用人单位、人才中心等部门转递学生档案。学生毕业后若不选择继续求学深造，其所在高校将在其学生档案中放入该生的报到证，并将档案转递至该生就业单位或人才交流机构，此时的学生档案正式成为人事档案，后期还有可能成为干部人事档案。

由于国家相关政策，规定学生毕业后若暂时找不到就业单位，其档案可由学校免费保管两年，两年内可开具报到证。部分毕业生将档案留置学校，即使找到工作也没有及时办理转档，错过了办理报到证的时间。然而学校保存的是学生档案，像转正定级、职称评定等相关事宜只有依托人事档案才能办理。高校通过毕业生档案转递完成学生档案向人事档案的转变，为学生走向社会传递好交接棒。

二、毕业生档案转递工作特点

（一）转递时间紧。每年7月是高校毕业生档案转递的高峰期，学生毕业典礼一般在6月中下旬举行。毕业典礼前存在学生学籍信息变化、学籍材料更新的问题，毕业生寄档工作往往从6月中旬开始。由于很多单位的工作报到时间是7月，工资、工龄的计算也从7月开始。关系到学生的切身利益，高校在7月初必须寄出学生档案。因此毕业生档案转递准备工作时间只有20多天，学生档案管理部门要完成应届毕业生的提档、毕业生材料的接收、档案袋的密封、档案寄送信息的审核等系列工作。

（二）接收材料多。档案转递过程中一个重要的环节是毕业生材料的归档。毕业材料主要包括成绩单、毕业生登记表、报到证、学位授予材料等，研究生还有学位论文评审材料，党员有组织发展材料，部分学生还有奖惩材料、资格证登记材料、体检材料等。大部分高校的毕业生人数在几千人次，“211”“985”类高校本科、硕士毕业生达到上万人次。笔者所在的华中科技大学每年本科、硕士、博士毕业生将近1.8万人，毕业生接收材料近7万份。

（三）信息更新快。档案寄送信息是档案转递中的重要要素，主要为寄档单位、寄档地址、联系方式等，一般由院系或学生自己填报，高校就业部门统计并确认。该类信息有着极大的不确定性，例如学生先填报档案暂缓寄送，等收到公务员、选调生录用通知后需要将档案寄送至报考地。部分毕业生存在就业单位改变的情况，随之要更改档案寄送地。还有部分学生的档案寄送地址不详或错误，需要补充或者更改。这些工作都将集中在档案转递工作的后期完成，往往需要修改多个版次才能满足学生需求，同时需要保证信息准确无误，对档案管理工作者是个极大的挑战。

三、毕业生档案转递工作应对措施

由于各高校之间学生档案的管理机构不同，管理水平差异，毕业生档案转递工作存在不同程度的问题。笔者根据转递工作的特点，并结合和自身所在高校的工作经验总结如下几点应对措施：

（一）加强档案转递宣传。学生档案工作通常是高校的非核心重点工作，然而该项工作涉及学生就业，在维护学校稳定、保持学校就业率、提升学校社会影响力方面起到一定的作用。高校档案机构应该充分利用这些特性，争取校领导对档案工作的重视，获得院系及相关行政部门的配合与支持。档案机构可以通过校园广播、校报、网站、微信公众号等媒体平台，普及学生档案知识；可以通过举办特色档案日活动，强化公众档案意识；可以制作小视频，利用生动的案例，让学生了解学生档案的作用与重要性；可以通过参加就业部门举办的毕业生辅导员沟通协调会，向院系解读毕业生档案转递工作要点，为在毕业季顺利完成学生档案转递工作打下基础。

（二）材料归档责任到人。毕业季院系归档材料时间紧、种类多、基数大，容易出现材料错装、漏装的问题，给毕业生后期带来麻烦。档案机构必须制定专人负责毕业生档案转递工作，统筹安排材料归档时间，解决突发情况。由于毕业生材料大多产生于院系，材料归档由辅导员完成，然而毕业季院系需要处理的事情多，辅导员有时将档案工作推后完成，或者不积极配合，有的甚至交给学生处理，再加上辅导员的频繁更换，对毕业材料归档造成极大困扰。档案机构应该设定院系学生档案管理员，选择人员相对固定的学工组长、办公室主任等，并将学生档案工作纳入考核考评范围。档案机构尽量要求学生档案管理员现场督促材料归档工作，并在归档清单上签字。归档材料环节由档案专员及院系学生档案管理员负责，尽量做到零失误。

（三）规范填报转递信息。2015年4月，人社部联合中国邮政集团公司发布文件，学生档案寄送方式由机要通信改为EMS邮政快递。机要与快递的邮寄方式有很大的不同，机要由机要专员转递，专员一般比较固定，因此只要单位准确就可以顺利送达。而EMS邮寄方式接收人员不固定，代收、滞留快递点的情况时常发生。面对转递方式的改变，档案机构要规范毕业生寄档信息要素，与就业部门联合对院系及学生个人普及档案转递信息的填写。保证单位详细到部门，地址详细到街道，并提供接收人及接收电话，以此杜绝因寄档信息不全而发生的退档、档案遗失情况。

（四）建立学生档案管理系统。目前市场上可选择的高校档案管理系统很多，但是大部分高校档案管理系统都是根据《高校档案管理办法》中归档门类来设计的。学生档案不同于综合、科研档案，系统需要记载学生个人信息及归档材料情况，具有信息更新频繁、痕迹管理突出的特点，对于学生档案材料的归档、利用、转递过程要有清晰的记录。尤其对于档案转递记录都要有效保存，这就需要一套专业系统化的管理软件。该系统需要与学校的就业部门管理系统对接，采集毕业生寄档信息，并对院系和学生公布，以便院系批量审核及学生本人核对，减轻毕业季档案管理员核实寄档信息的压力。学生档案属于个人隐私，建立系统还应充分考虑数据安全问题，防止数据泄露给学生及学校带来不必要的麻烦。

（五）督促落实送达情况。由于毕业生数量庞大，工作周期短，难以做到万无一失，管理人员也无法一一落实档案送达接收情况。大部分高校档案机构都开放了寄送查询系统，公布档案接收单位、接收地址、接收人、接收电话、寄档时间、EMS快递单号或机要号信息。然而毕业生往往缺乏档案意识，忽略了档案送达情况的落实。因此，档案机构要借助通讯平台，给毕业生群发短信，或通过关注微校园，给毕业生推送消息，提醒学生主动查询档案是否安全抵达接收地，对于错寄、漏寄等问题及时发现，及时补救。此举能有效降低档案失效、档案遗失等问题的概率，确保学生档案安全抵达。