新时期海事航保档案管理问题与对策

近年来，伴随着我国经济的迅速发展，航运事业快速发展，海事航保事业也处于上升期，因此海事航保档案的重要性逐渐得到显现。当前形势下，如何发挥出海事航保档案的全面性与真实性，成为了海事航保单位相关领导以及主管档案的工作人员首要思考的问题之一。

一、对海事航保档案管理的要求

在从事海事航保档案管理工作时，国家对相关工作人员提出了一定的要求，需要其自身具备优良的职业素养，以确保其在管理档案时，可以保证档案的真实性与全面性。在进行管理工作时，工作人员还需要不断对管理内容进行完善，挖掘出更好的档案信息收集途径等，力争使档案尽力发挥出应有的的服务性与指导性。通常情况下，若想保证海事航保档案的全面性，需要满足以下两点：1.在收集档案时，要确保信息内容尽量全面，不出现缺失的情况。2.要做到有序收集，保证档案内容之间的关联性，防止出现胡乱收集档案的情况。在完成对档案的收集工作之后，相关工作人员还需注意保证档案的安全，相关部门应制定相应的规范，对可能接触到档案的人员进行权限控制，避免其有损档案内容的完整性。为了防止有不法分子恶意损坏档案，也应提前做好防护工作。以上几点都是国家目前对于海事航保管理工作所提的基本要求，需要各级海事航保单位严格遵守。

二、海事航保档案管理工作的现状

近几年，国内各单位在档案管理工作方面都取得了突破性的发展，海事航保档案管理也处于不断进步与完善之中。现如今，已经从早前的纸质档案逐步转化为信息化的电子档案。不过碍于在某些地区仍旧存在缺乏资金、无法配备齐全的电子化设备等情况，阻碍了档案管理工作的发展进程。不过好在国内的大部分地区，已经实现了现代化的电子档案管理模式。与传统化的档案管理模式相比，电子化的档案管理，不仅节约了人力、物力，而且更加可靠与安全。除此以外，海事航保档案管理的相关制度不断完善，交通运输部针对性推出一些管理规定。但是，在海事航保管理工作中也逐渐显现了一些问题，例如大部分地区的档案管理人员不具备相应的海事管理知识，所以在档案分类与收集时经常会出现：信息内容收集不全、顺序凌乱、档案格式不统一等问题。由此也可以看出，当前我国的海事航保档案管理模式尚不成熟，需要提高相关管理人员的工作素养，以期提升海事航保档案管理工作的质量。

三、海事航保档案管理未来发展趋势

现如今，科技技术处于不断发展之中，未来会是一个充满信息化的时代，所以档案管理工作中也会不断迎合信息化时代所提出的各种要求。信息化的管理模式将会为我们带来一些优势，主要表现为：由于我国海事航保事业发展迅速，所以在工作中会出现大量需要管理的档案信息。但是碍于各海事航保单位中的档案管理人员数量较少，所以为管理人员带来了巨大的工作量，如果引入信息化的管理模式，可以为这些管理人员减轻不少工作负担，还可以提升其工作效率与工作质量。在信息化管理模式之下，档案内容具备较高的安全性与可维护性。在管理工作之中，也具备了更为清晰的工作流程，员工之间的分工更为明确，确保责任到人。而且，在传统的管理模式中，需要存放大量的纸质档案，档案极易堆积混乱，若想进行档案查询，则需耗费较长时间进行查找，如果引入信息化的管理模式则可以完美解决以上问题，不仅大大节约了占地空间，还可以提高查询速率。

在信息技术的不断发展过程中，应运产生了数字化技术，该技术有效提高了信息在处理和转换时的工作速率。随着海事航保档案管理模式的不断完善，信息化的档案管理模式也会逐渐向数字化方向靠拢。因此，可以将种类繁杂的各种档案存储于数字档案馆，并且会呈现计算机管理、多种存储方式、使用网络传输所需信息等特点。

四、海事航保档案管理中面临的各项问题

（一）缺乏合理有效的规划。虽然在当前情况下，我国的海事航保档案管理逐渐得到了相关部门的重视，并且提供了诸如政策扶持、提供设备等帮助，可以说当前所取得的管理成果表现较为良好。与传统的档案管理模式相比，的确取得了不小的进步。但是在实际工作之中，部分海事单位的领导人员还是未能尽到相关职责，在管理意识方面具有较强的主观性，习惯将过往的档案管理经验运用到信息化管理模式之中，并未参考现代化的管理理念，对于未来的管理规划目标更是毫无计划性，抱有“走一步，看一步”的想法。因此在这一方面，相关工作人员的意识亟待加强。

（二）信息化进程过于缓慢。近年来，我国在海事航保事业方面所取得的成就有目共睹，加之航运事业不断发展，以至于海事航保单位的档案数量呈现逐年上升趋势。在管理众多档案时，如果依旧采取传统管理模式进行管理，则会带来诸如工作效率低下、工作成果不佳等问题。为了避免出现以上问题，我们应当加快信息化档案管理模式的进程。实现这个目标的主要阻碍在于，当前国内的一些海事航保单位由于专业人员紧缺，信息化设备老化，这将直接影响信息化档案管理模式的建立，也存在档案管理人员不懂如何使用信息化设备的问题。

（三）欠缺先进的信息化档案管理意识以及统一的管理标准。我国各海事航保单位多年来一直沿用传统的档案管理模式，习惯用纸质档案去记录所需信息，因此深受习惯影响，并未将信息化的档案管理模式纳入单位未来规划之中，间接制约了信息化档案管理的发展。并且，我国也并未出台海事航保档案的相关管理标准，致使各单位在进行管理时均存在较大的随意性，不同单位对于档案的分类编号并无统一标准，可能在同一类别的档案之中出现了完全不相同的编号，内容也不尽一致，在这种情况下，导致了档案的利用性差，使档案无法发挥其应有的效用。

（四）缺乏专业的高素质工作人才。近年来，由于海事航保单位在招聘相关工作人员时，门槛逐渐提高，但是人员的数量却逐渐下降，致使许多海事航保单位内从事档案管理工作的人员都身兼数职。这些人员当中相当一部分并没有受过专业的知识培训，他们在对档案进行管理时的一些行为，多是凭借过往工作中积累下来的经验。但恰恰因为他们不具备专业的管理知识，以至于文件内容杂乱无章、摆放也不尽规整，甚至在工作中可能会出现漏收档案、遗失档案的情况。个别的海事航保单位，甚至会将这个岗位工作交由临近退休的人员完成，将其视为退休前的过渡岗位。即便某些单位设立了专人管理，但是这些人的年龄普遍偏大，以至于存在知识老套等问题，导致他们可能不懂得如何使用先进的信息化设备，以上原因都制约了海事航保单位档案管理的发展进程。

五、解决海事航保档案管理问题的对策

（一）制定合理有效的长期发展规划。当前，各单位应根据自身的实际情况，制定好未来的档案管理规划。面对现如今的新形势，档案将会在收集途径以及后续的利用中，迎来新的改革。制定新的档案管理规划，明确日后一段时期内的档案管理工作目标、流程等，促进档案管理工作的有序发展，如今已经成为了一项任务。在制定新的档案管理规划时，应当遵守下述原则：1.依据实际，合理规划。档案管理规划要时刻包含于单位总体发展规划之中，并且要立足当前单位所拥有的人力以及物力进行考量。2.注重当下，放眼未来。既要把目前的档案管理工作做好，又要细致考虑未来工作的发展方向，需要将当前问题与日后发展结合在一起进行规划。3.具备可行性。应当依据各单位自身的实际情况，做出适合本单位的管理规划。做到因单位制宜，因人制宜。

（二）加速信息化进程。必要的信息化设备，是各海事航保单位实现信息化档案管理模式的基础，所以各海事航保单位应当在财政支出资金上给予支持，用于购买这些设备。首先，对于从事档案管理的工作人员，应定期为他们举办相关器材的使用培训，做到物尽其用。其次，将各类与海事航保管理有关的系统软件对接档案管理系统，从而可以将工作中产生的各档案进行电子化归档，保证了档案的规范性以及安全性。除此以外，为了提高海事航保档案管理中的模块化管理水平，在日常办公后，应将需要归档的文件分类存放至公文库中。

（三）提高管理意识，制定统一管理标准。从海事航保单位的领导做起，就应当认识到信息化的管理模式，对于单位的未来发展存在较大好处。在信息化的档案管理模式中，不仅减少了查询档案用时，而且保证了档案的全面性，为海事航保单位日后工作的发展奠定了良好基础。各海事航保单位也可以定期举办宣讲活动，意在使工作人员提高档案管理意识，敦促每位工作人员为加快信息化档案管理工作贡献自己的力量。由于目前各海事航保单位所实行的管理标准各不相同，所以导致档案出现利用性低下的情况，针对此现象，各单位应联合出台统一管理标准，这样一来不仅方便本单位内部对档案的查阅与利用，还可以实现不同单位之间的信息共享。

（四）提升档案管理人员的工作素质。各海事航保单位可以通过扩招或略微降低录取标准，从而招聘一些年龄较小且具备专业档案管理知识的人才。在其入职后，应对他们进行一个较为系统的海事航保知识培训，使其了解到海事航保档案中所应覆盖的相关内容。海事航保单位还可以定期组织相关工作人员前往同行单位参观学习，以增强自身在档案管理方面的工作水平。在日常工作中，要鼓励他们积极学习信息化档案管理模式的相关知识，提高信息化技术水平。除此之外，对于在日常工作中表现突出的人员，可以给予一定奖励，从而调动大家的工作积极性。只有不断推动人才队伍的建设，才可以为信息化的档案管理模式提供强有力的人员保证。

六、结语

综上所述，海事航保档案管理工作应当立足当前，放眼未来，尽力满足海事航保事业的发展状况。这同时要求各海事航保单位积极解决在档案管理中出现的各类问题，采取针对性的解决措施，全面推动信息化档案管理模式的发展进程，力争从根本上解决阻碍海事档案航保管理事业发展的各项问题，从而促进海事航保档案管理事业的蓬勃发展。