加强事业单位人事档案现代化管理的思考

随着我国社会进程的日益加快，人才已成为各行业间的竞争要素。选好人、用好人是每个单位必须面对的大问题。做好干部职工人事档案管理工作，能为单位人事工作的科学决策、规范管理提供重要参考和依据，并为开发人才、使用人才、制定人才计划等工作提供准确的信息。

根据上级组织人事部门统一安排部署的干部人事档案专项审核工作要求，结合本单位开展的干部人事档案专项审核工作遇到的问题，本文就事业单位人事档案现代化管理谈几点看法。

一、事业单位人事档案管理的特点

要做到选贤举能、知人善任，则必须对个人进行历史而全面的考察和了解。干部职工的人事档案，能较全面真实地反映出其本人的思想品德、工作经历、业务水平、个人技能等。通过查阅干部人事档案，能了解其本人的工作经历，个人技能，为岗位聘用晋升、任职考核、挂职锻炼、业绩评价等人事管理工作提供必要依据，从而保障单位选人用人工作的科学化、合理化。

二、事业单位人事档案管理的现状

（一）事业单位人事档案管理跟不上人事改革的步伐。《干部档案工作条例》是进行事业单位人事档案管理的政策依据。目前，事业单位人员的人事档案主要由单位及上级主管单位进行管理。但随着事业单位人事制度改革的深入，事业单位实行岗位聘用制，公开招考、岗位竞聘等过程中形成的考察性材料及相应的聘用合同未能及时整理、按类归档。此外，事业人员流动变得日益频繁，但人事档案未能及时通过保密渠道转递，有的人事档案擅自交由本人自带转递。接收档案时档案员不能及时清查档案是否齐全，极易造成档案材料不全或丢失等严重后果。

（二）事业单位人事档案材料记载缺乏特性。事业单位人员多为专业技术人员，所从事的工作具有较强的专业性和学术性。但目前事业单位干部人事档案的记载，更多地突出干部的学历、工作经历、思想品德等内容，却无法有效地突出职工的科研成果、后续学习进修等内容。在查阅个人人事档案时，无法快速准确地掌握职工的才能、特长，无法让干部职工人事档案更好地服务于选人用人工作。

（三）事业单位人事档案材料审核力度不够。因长期以来对事业单位干部人事档案的管理欠规范有序，致使事业单位人事档案管理存在着不少问题：一是档案材料不齐全。部分档案中反映干部基本情况的个人履历、工资材料、年度考核、学历证明等材料多有缺漏。二是内容记载不准确。有的干部在填写自己的“三龄两历”时过于随意，出生日期、工作时间等在材料填写中存在前后不一的现象，增加了后期甄别的难度。三是材料填写不规范。有的干部填写的材料，或是有遗漏，或是少照片，或是缺公章，造成材料准确性和权威性降低。

（四）事业单位人事档案信息化运用程度较低。现阶段的科技手段日新月异，但在进行干部人事档案的管理时却未得到有效地运用。目前事业单位的干部人事档案管理仍习惯于人工操作、纸质归档，所使用的人事人才系统多用于录入干部基本信息，主管局要调阅二层单位的干部人事档案，也无法通过信息化网络对干部人事档案全面情况进行无纸化调阅，不能及时有效了解所需的干部档案信息材料，信息化运用程度较低。

三、事业单位进行人事档案现代化管理的必要性

身处大数据时代，各个行业都在加强数据信息化建设管理，不断加强大数据的分析利用。现代信息技术正在影响和改变传统意义上的人事档案管理模式。

目前，很多事业单位人事档案管理为纸质档案管理，缺乏先进的档案管理设备及人事档案管理软件。手工整理归档的纸质档案材料，普遍存在分类装订不及时，档案保管易受潮、霉变、虫蛀，影响干部人事档案的完整性和安全性。

单一传统的人事档案管理方法已不适应社会的发展与需要。在人事档案管理的操作过程中，大数据信息分析共享、系统快速检索、动态反馈，让干部人事档案管理工作便捷高效。

全面、立体、直观的信息查询和提取，实现即时化、动态化管理，有效地提升了工作效率。将人事档案管理手段现代化、信息化、无纸化，利用先进的人事管理系统进行录入、分类、生成档案信息，甄别审查前后不一致的档案信息，提醒完善不齐全的档案信息，采集更新个人信息。这样不仅能提高工作效率，减少纸质档案的笔误，方便档案管理，为领导作决策提供方便；还能实现人力资源共享，利于人才管理流动，使人力资源配置更为高效优质。

四、事业单位人事档案现代化管理措施的探讨

（一）建章立制，为事业单位人事档案现代化管理提供保障。单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，将其纳入单位干部队伍建设日常管理工作，成立工作领导小组，定期对人事档案工作进行检查指导。办公室应严格按照《档案法》《干部档案工作条例》，结合中组部的《干部人事档案收集归档规定》及单位实际，建立健全干部人事档案的工作制度，尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度，对人事档案收集、归档、转递严格要求，防止虚假档案入档。不断完善人事档案管理细则，使干部人事档案工作更科学、全面、完整，为单位干部职工的考察任用提供准确、有效的个人信息。

（二）甄别归档，为事业单位人事档案现代化管理抓好关键。根据《干部档案工作条例》要求，无论是纸质档案或是计算机辅助管理，都应对干部人事档案内容做好甄别入档：一是对人事档案原有重要内容核准完善。二是及时增加涉及干部职工基本养老保险、劳动技能、专业特长、学习奖惩等相关档案材料，动态反映干部职工的成长经历。三是注重收集单位需要了解的人员信息，突出本单位人才需求重点。通过定期对干部人事档案进行清理检查，及时补齐补全空缺材料，真正做到材料收集经常化、准确化、规范化。

（三）管理信息化，为事业单位人事档案现代化管理提升空间。在保密工作允许的前提下，充分运用当前的科技成果和管理手段，提升干部人事档案管理工作的效率，推动干部人事档案管理信息化。通过配备利用计算机、扫描仪、云存储等现代化设备及技术，将文字、图片等资料变成数据；使用干部档案日常管理软件进行档案编目、检索、查询等工作，建立完善单位及各部门的干部人事档案数据库，有效实现纸质档案与电子档案的双重管理模式，让二者互补互通，真正实现对事业单位干部职工的动态化、网络化管理。

（四）专人专管，为事业单位人事档案现代化管理做好人员支持。人事档案管理琐碎繁杂、讲究连续性，负责人事工作的同志常常还兼职党建、纪检、督查等多项工作，平时手头事务繁杂，无暇顾及人事档案的管理。人事档案管理工作交由专人负责，更利于纸质档案或是电子档案的归档、整理、更新，真正实现人事档案材料真实、全面、准确、有效。

五、结语

事业单位干部人事档案管理工作，只有准确把握工作要求，积极探索工作模式，让人事档案客观公正、准确真实反映干部职工的实际情况，才能更好地为单位的可持续发展提供人才保障。