浅议工程档案对工程结算的重要性

工程项目档案包含内容非常多，包括施工记录、施工工艺、设计图纸、经济签证、隐蔽签证、组织设计、材料价格、检测报告、设计变更等等内容。可以说工程档案包含了整个工程的所有信息，而这些信息多少都会与工程成本挂钩，从而对最终的工程结算造成极大的影响。工程档案就是让专业的档案人员收集工程信息资料，并对信息资料进行分析、跟踪、分类归档，最后编制成为结算书。工程档案管理会直接影响工程结算质量，也是衡量工程建设是否达标的重要标准，这就需要加强工程档案管理的认知，确保工程结算质量。

一、工程档案对工程结算的重要性

（一）施工设计档案。施工设计档案是工程结算中首要的审查文件，施工设计文件涉及内容广泛，包括经济、技术、管理等文件，是工程建设的主要档案文件。只有保证施工设计档案的合理性，才能够被行业、政府认可。设计档案是否符合建设标准，与工程建设利益直接挂钩。由于工程建设周期长、风险大，这就需要档案管理部门对施工设计档案进行深度检查，对于不合标准的地方要提出改正建议。施工行为与过程所生成的档案信息是否精准会直接影响结算精准性，需要对施工设计档案进行整体规划，方便在结算中快速查找，同时还需要对各项档案资料进行排列，罗列出总目录和子目录。档案信息是否完成、合理是工程结算的保障，良好的档案管理工作能够确保结算工程顺利完成，这就需要确保档案的有效性，避免出现后续问题。

（二）工程联系与变更档案。工程建设中所遇到的不确定因素往往会对工程结算造成影响，这就需要结合工程实际情况对档案信息进行调整，才能够确保结算工作顺利展开。工程项目联系资料是工程施工活动展开的数据资料，通过技术人员检查、监督可以生成联系单，通过联系单可以纠正施工错误问题，如果出现工艺不规范、材料不合格需要有效取证，以便于直接掌握有关资料。在工程结算当中，工程联系单内容记录了工程变更信息，以及突发事件的发生费用，所以在工程结算中占据着重要地位。

（三）工程材料质检档案。工程项目部门负责人的首要任务就是加强工程材料质检工作。在检测当中需要将不合格的材料及时上报给上级领导，之后再请示决策人的建议，并保存好质检材料，将质检材料上交给档案管理部门，从而为工程结算提供相应的依据。

（四）隐蔽工程档案。隐蔽工程作为工程建设中的重要组成部分，确保隐蔽工程资料的科学性、合理性，可以延长工程整体的使用寿命。隐蔽工程要求施工方、设计方有连带责任，同时也是工程结算的重要组成部分。首先，隐蔽工程资料中要明确记录施工费用、工程预算费用，从而找出工程的额外花费。其次，在隐蔽工程施工完毕后，监理人员、技术人员需要对隐蔽工程进行验收、签字，表示对隐蔽工程施工质量的认可，也是工程竣工结算的必要依据。最后，质检人员、设计人员需要对特殊工程进行验收，在验收合格之后要将相关材料进行归档。

二、加强工程档案管理，确保工程结算的措施

（一）保证工程建设资料的完整性。工程立项到竣工结算整个过程中，都会生成工程资料，这些资料与工程结算有着直接关系。要求档案管理人员全面搜集这些资料信息，并按照时间流程进行排序、分类、装订、归档，档案资料必须要与工程实际相结合，避免出现脱节问题。同时，在档案信息分类过程中，要按照发生顺序进行编号处理，还需要编制目录、资料内容预览表，便于查找、修补。此外，针对工程档案资料编制竣工图，如果出现较大的工程变更需要重新画图。如果变更较小，需要在图纸上标注变更新内容，并将变更单与图纸装订到一起。在竣工资料结算报送时，除了要附送相关档案资料图纸外，还需要将工程造价资料装订成册一起报送，以便于查看结算材料是否完整。

（二）确保全过程资料的有效性。施工全过程资料需要按照合同标准，并按照甲方要求办理手续，确保工程档案资料齐全，以及工程结算工作顺利进行。针对漏章、漏内容的情况，需要施工方补充完整的资料信息。同时，施工过程发生的资料必须要与工程实际符合，不同阶段的项目工程各项资料需要有技术人员、监理人员盖章确认之后再进行分类归档，否则要求相关工作人员补充，避免出现档案资料漏洞问题。

（三）做好结算书编制工作。在保证相关资料完整之后，预算人员要依照程序标准编制结算书，结算书当中的项目需要严格按照施工流程进行编撰，这样可以避免出现漏项问题。在工程结算书编制完成之后，需要加强类似工程造价指标、含量指标的搜集工作，从而判定结算编制内容是否合理，尽可能一次性编制完成，并达到行业的结算标准。

三、结束语

综上所述，工程档案作为工程建设整个周期的数据证明，每一类材料都与工程造价有关，对工程结算有着直接影响，无论是施工技术档案、工程变更档案，还是材料质检档案、隐蔽工程档案，只要有一项出现了信息失真就会影响工程结算质量，这就需要加强档案的搜集与管理工作，确保档案信息的精准性，从而为工程结算奠定基础。