推行施工图纸电子文件借阅遇到的问题及对策

对于设计院而言，施工图纸是一笔非常宝贵的财富，它凝聚了几代人的心血，是一个企业核心竞争力和综合实力的体现。在很长一段时期内，施工图纸都是以纸质文件的形式呈现的，中冶焦耐也不例外。中冶焦耐的施工图纸主要有两种，分别是白图和蓝图，其中利用率最高的要属蓝图了，主要原因是蓝图可以折叠，查询利用起来非常方便。因此，中冶焦耐的设计人在查询利用施工图纸时，主要以蓝图为主。随着图纸扫描信息技术的不断发展，使得施工图纸可以转化为施工图电子文件（TIF扫描文件），这样设计人员就不用借阅纸质蓝图了，可以直接查询利用施工图电子文件（TIF扫描文件）。这样设计人员只需要在办公室通过电脑操作就可以查询利用施工图电子文件，不需要借阅和归还蓝图了，节省了大量的时间，提高了工作效率。

一、施工图纸电子文件借阅实施流程

（一）前期准备。经过几年的档案资源建设和积累，将库存的全部白图扫描成电子文件（TIF扫描文件），然后在ECM系统中添加了施工图电子文件借阅模块，经过一段时间的在线测试、调整，最终具备了通过ECM系统，面向专业设计室人员提供施工图电子档案（DWG等源文件，或TIF扫描文件）浏览查阅的条件。最终在ECM系统正式上线运行，以实现逐步替代蓝图借阅，提高设计人员工作效率的目的。当然在电子文件借阅推行的前期，依然面向各部门提供纸质蓝图借阅服务。

（二）电子文件借阅所能提供的功能。通过网络ECM系统向专业设计室提供以下几个功能：1.网络查询施工图档案套图信息。2.预览、查看所需要的施工图文件（扫描文件或源文件）。3.下载、利用所需要的施工图文件（源文件）。

（三）电子文件借阅流程概述。考虑文件的密级属性。中冶焦耐将施工图电子文件分为密级电子档案和非密级的电子档案。此外，在电子文件查询利用这一块，专业设计人员查阅预览非本专业非密级的电子档案和查询利用密级电子档案的审批流程相同。1.中冶焦耐本部门专业设计人员查阅预览本专业非密级的电子档案，不需要审批，可在ECM系统直接预览。2.专业设计人员查阅预览非本专业电子档案或密级电子档案（含本专业密级档案），以及取得下载权限，其借阅过程主要包括：借阅人提出申请；审批人审批同意；档案管理员授权；借阅人利用档案。

通过上述流程后，借阅人在特定时间期限内，具有了对所借电子档案的浏览查看权限，可以在工作岗位上对电子档案进行浏览查阅。

二、推行施工图纸电子文件借阅遇到的问题

（一）电子文件的利用率并没有达到预期。由于绝大多数设计人员这些年已经习惯了查询利用纸质蓝图，突然间推行电子文件借阅使得他们非常不适应，尤其是老员工，他们还存在视力等各方面问题，再加上对新鲜事物的接受能力较差，不太会利用ECM系统查询利用电子文件，导致他们对电子文件借阅比较抵触，他们宁可借阅纸质蓝图也不去使用电子文件。总之，电子文件的利用率并没有达到预期。

（二）ECM系统不健全。电子文件网上借阅先在测试环境下进行，然后在正式环境测试。由于测试的过程中有一部分功能没有考虑到，导致在使用ECM系统推行电子文件借阅的前期遇到一些问题，例如，部分设计人员借阅不了电子文件、部分电子文件无法借阅、设计人员无法直接查询利用本部门的电子文件等等，一定程度上影响了电子文件网上借阅的推进。

三、推行施工图纸电子文件借阅的解决对策

（一）加大电子文件借阅的推行力度。针对电子文件的利用率并没有达到预期这个问题，我们采取的措施是加大电子文件的推行力度。首先，在公司OA网站、论坛、蓝图借阅室等多种场合、采取多种途径将电子文件借阅的目的、详细操作说明、联系对接人员等信息予以公布，加大电子文件借阅的宣传力度，解决大部分设计人员的后顾之忧。其次，针对设计人员，尤其老员工对电子文件借阅不适应等问题，一定要通过电话、面谈等多种途径向他们耐心、详细解答电子文件查询利用遇到的问题，让他们尝到电子文件查询利用的便捷性、高效性的甜头，了却他们的后顾之忧。

（二）不断完善电子文件借阅系统。针对ECM系统不健全这个问题，电子文件借阅的负责人员应该与ECM系统供应商联系，逐一解决电子文件查询利用过程中遇到的部分设计人员借阅不了电子文件、部分电子文件无法借阅、无法直接查询利用本部门的电子文件等问题，并且不断完善电子文件借阅系统，不断提升其便捷性、高效性。