浅谈办公室档案管理信息化

一、办公室档案管理信息化建设现存问题

（一）对档案管理信息化建设认知不足。当前很多单位对于办公室档案管理信息化建设并不重视，未能充分认识到信息化建设对于档案管理的重要意义，普遍存在“重保管轻利用”的思想。在提及档案管理信息化建设问题时，仅强调专业人才的引进，而投放在信息化建设方面的资金严重不足，对于信息化建设工作不够注重，即便是开展了档案管理信息化建设工作，并不够深入全面。同时，作为管理者，缺乏先进的管理理念，并不注重专业教育及培训活动，从而致使档案管理人员水平不高，降低了整个档案管理工作的效率。

（二）信息化技术利用水平低下。在信息化飞速发展的时代，从一定程度上来说，作为办公室档案管理人员，不再是充当传统的信息传递者角色，而是变成了信息管理者，而相当一部分管理人员依旧停留在传统的档案管理模式，对信息化档案管理缺乏认知，就目前的情况来看，许多单位对于档案的存储及查找，依旧停留在档案柜的阶段，对于计算机信息管理系统的利用率较低，加之缺乏档案管理软件辅助，档案管理工作难以达到高效精准。同时，对于档案信息也难以进行及时有效的传输，保存的档案文件丢失、损毁现象较为严重，这种管理模式不但占用了大量的空间，加大了管理成本，而且管理效果尤为低下，严重阻碍了档案管理信息化建设进程。

（三）档案管理信息化专业人才匮乏。人才是办公室档案管理工作的核心所在，缺乏相应的专业人才，再先进的技术设施和管理模式也无法发挥作用，从当前情况来看，档案管理信息化建设专业人才严重匮乏，具体来说，是缺乏计算机和档案管理工作同时精通的人才，许多单位并未设立专门的办公室档案管理员，通常是配备兼职档案员，这些人员在单位往往都是身兼数职，无法专注于档案管理工作，更无法谈及信息化建设。除此之外，档案管理员还存在年龄结构偏大的问题，其对信息化专业知识相对不足，信息化管理理念落后问题普遍存在，导致档案管理信息化建设程度严重不足。

（四）档案信息存在安全性威胁。档案管理的信息化，提高了档案管理工作的效率，但由于计算机网络具有开放性特征，随着信息科技的不断发展，信息安全隐患也随之而来，一旦档案管理系统受到病毒入侵，轻则系统瘫痪无法正常运行，重则导致关键性档案数据丢失，造成不可估量的损失。就目前来看，除了受到外部病毒攻击以外，许多档案管理人员对于档案信息化安全意识比较淡薄，未能做到防患于未然，档案备份、关键档案加密处理、定期网络安全排查等工作并未做到位，给档案管理带来严重的安全隐患。

二、办公室档案信息化建设对策建议

（一）健全体制，强化对档案管理信息化重要性的认知。作为单位管理者，首先必须充分认识到当前时代档案管理信息化建设的重要性，依照单位实际情况，制定科学合理的信息化建设方案，对于投入资金、专业人才配备、专业配套设施以及总体发展战略等作出合理预算，并依照信息化建设实际开展效果不断加以完善。与此同时，可针对单位档案管理部门制定相应的工作责任制度，将信息化管理工作纳入单位考核硬性指标中。除此之外，还需加强单位内部宣传力度，强化单位全体人员对于办公室档案管理信息化建设重要性的认知。

（二）强化落实，提高档案管理信息化利用程度。办公室档案信息化建设的目的在于提高档案管理工作的效率，因此，要依据实际情况逐步转变传统的管理模式，促进档案信息采集、存储、调阅和传输方式的转变，健全相应的档案管理制度，规范档案管理人员的工作流程，充分发挥信息化优势。加强档案管理信息化建设的软硬件配置，这是实现信息化建设的基础所在，除了要为档案管理部门配备相应的硬件设施以外，还需依照技术发展，不断引进先进软件配置，以此确保档案管理信息化的安全、及时、高效。只有从多方面入手，才能不断健全当前的管理模式，提升档案管理信息化的利用程度。

（三）重视人才，提高档案人员信息化专业素养。档案管理信息化建设离不开专业人才的支撑，除了需要引进专业人才以外，还需对当前在岗管理人员加大培训力度，通过引导自学、现场指导、专业培训等形式不断提升档案管理人员的专业素养。对于培训内容，不但做到全面覆盖，同时也要有针对性地培训，除了办公室档案管理信息化知识以外，还需强化计算机网络知识、互联网技术等相关知识培训，以此转变档案管理员的管理理念，提高自身管理水平。

（四）落实责任，提高档案管理信息化安全性。网络安全是档案管理信息化建设的保障，要从软硬件两个方面入手，健全网络安全控制。对档案信息数据进行加密、设置相应的访问权限及防火墙、加强数据备份等，最大限度保证档案信息的安全，可依照实际情况，对不同的档案信息数据进行等级划分，设置访问权限，定期展开网络安全问题排查。除此之外，还应制定相应的安全责任制度，强化责任落实，提高档案管理人员的信息安全意识，从制度上规范相关管理人员的工作流程。

三、结束语

信息技术的发展，为办公室档案管理信息化建设带来了全新的机遇，档案管理信息化建设是社会发展的必然要求，充分利用信息技术，从总体上提高了档案管理工作的效率，但伴随而来的一系列问题也不容忽视，因此，我们不但要与时代步伐保持一致，提升档案管理信息化水平，同时也要结合单位实际情况，探索出一条适合本单位的办公室档案信息化建设路子。