大数据时代高校档案管理模式的变革和优化

文/湖南财政经济学院 刘丽 王婷

近几年内，随着信息技术的快速发展，全世界在一天内会出现海量的数据，也就是说，大数据时代会在一定程度上影响着各项工作。高校档案管理在高校管理工作中占据着十分重要的位置，然而，其管理模式却始终未得到合理创新，从而无法提高高校档案管理工作效率，因此，应该在大数据时代积极变革与优化高校档案管理模式。

一、大数据时代对高校档案管理提出的挑战

（一）对档案管理理念提出的挑战。在以往开展高校档案管理工作的过程中，往往是按照搜集、整理、保存与利用的流程来进行的。概括来讲，第一步，先对档案的价值展开评估。第二步，结合档案的价值和有关法律法规对保存时间进行核实。第三步，整理、保存档案，并将相应的档案材料与信息提供给服务对象。但是，大数据时代，却对这些传统的管理理念提出了挑战。例如：传统的档案管理过于重视保存纸质档案，然而，大数据时代主张档案的电子化与数字化。

（二）对档案管理技术提出的挑战。通常情况下，传统的档案管理工作往往通过人工来保存纸质档案，管理方法不够精细。但是，大数据时代却更加注重档案的电子化与数字化。由此可见，这是对档案管理模式提出的挑战，也就是要求档案管理的信息化水平能够达到较高的程度，在保存与使用档案方面实现信息化。

（三）对档案数据安全提出的挑战。在以往开展档案管理工作的过程中，在保护实物档案时只重视“人防、物防、技防”，也就是说，做到以上三点，就能够确保档案的安全。然而，大数据时代却对档案信息的安全提出了极大的挑战。另外，由于档案的保存与使用都实现了电子化与信息化，因此，威胁到了档案信息的安全。首先，采用智能设备保存档案信息，因为使用时间与寿命会影响到设备，所以，会导致保存的档案信息出现丢失的现象。其次，黑客较易侵袭提供档案信息的客户端，因此，存在着网络安全风险。

二、变革措施

（一）创新管理理念。首先，应该创新档案存储方法。在以往开展档案管理工作的过程中，高校档案管理常常采用纸质化形式来保存管理档案，既花费了较多的时间，还浪费了大量的人力。目前，通过计算机能够实现对档案信息的数字化处理，进而大大地提升数据利用率。其次，引导有关工作人员逐步认可档案管理的模式化、数据库资料大型化以及网络查询快捷化的管理体系。

（二）统筹兼顾。学校的所有职能部门均为档案信息的来源。因此，高校应该针对不同的职能部门构建相应的数据管理体系。另外，在为学校日后发展提供信息服务时，不同的领域之间还应该实现统筹协调。此外，还应该合理配置资源信息，在确保时效性的基础上达到共享信息的目的。

（三）构建档案大数据战略。档案管理是高校管理中的一项重要内容，大量的数据资料为学校实现可持续发展提供了强有力的支持。所以，应该意识到构建档案数据战略的意义。基于领先的科研水平、优秀人才储备和海量数据资源来实施战略布局。从而制定出信息交流时效性、互动性较强的数据管理战略。

（四）采集、处理研究档案大数据。首先，基于原有数据加以整合。根据各个学院中设立的部门构建网络数据档案，或结合全部数据的来源完成归类以后构建数据库。然后，向上级部门提交全部数据。其次，校对档案数据。将已经超过保存年限的数据删除；实现数据管理模式化，对其采取相应的加工处理方式，以此来确保数据的精准性。最后，运用学校科学研究成果开发出安全性较高的软件，应用数据软件来管理档案。

三、优化措施

（一）构建先进的档案管理理念。目前，各种类型的自动化设备在社会中的各个领域中得到了广泛应用，不仅推动了自身的快速发展，还促进了社会的现代化变革。因此，高校也应该对档案管理模式进行创新，积极转变自身的管理理念，从而为高校实现可持续发展奠定坚实基础。首先，落实好宣传推广此种新理念的工作，数据化的发展会对档案管理造成何种影响？进行了何种变革？其次，由之前的档案存储转化成为学校本身发展提供服务。最后，由之前的档案归档与查询转化成为每个部门以及所有学生的发展提供数据参考依据。

（二）加强档案管理信息化建设。信息化时代，社会中各个领域的改革开始均以实现信息化为目标。因此，要想提升学校的档案管理效率，就应该做到以下几点：1.加强基础设施建设。随着科技水平的日益提高，部分基础设施已经被淘汰。所以，高校应该在基础设施建设方面增加资金的投入。2.加强高校档案管理的信息化建设。学校的每个职能部门均为档案信息来源，因此，必须对这些数据的数字化、档案管理智能化建设引起重视。必要情况下，也可以聘请专业人士对其加以维护，以此来提升建设效率。3.提高软、硬件的开发利用率。档案管理比较依赖软硬件设备，比方说，采用光盘、微缩、扫描等方法来逐渐提升对学校发展的服务质量，提高信息二次运用的精准性。

（三）加强档案管理规范化建设。要想使档案管理实现现代化，就一定要做到规范化与信息化。规范化管理主要指针对档案管理工作构建出相应的标准规范。不仅能够避免管理工作中出现无序、信息建档错误的现象，而且还大大地提升了档案管理工作效率。另外，还应该定期针对工作人员开展培训工作，向他们宣传有关方面的知识，以此来保证档案信息在建档时就能够实现现代化管理。

（四）构建先进的档案安全保障系统。信息安全属于档案管理工作中的重中之重。传统的档案安全管理往往采用防虫、防潮、防盗、防火等措施。然而，大数据时代，高校均采用电子化的形式在计算机系统中存储档案。从而对档案管理安全提出了一定的挑战。因此，一定要加大对网络安全的建设力度。首先，聘请专业人士应用网络技术将安全隐患消除，建立健全解决方法。其次，定期维护档案管理系统。再次，购买正版的网络防火墙，重点监控网络安全。最后，构建出有关的网络安全法律法规，提升法律意识。

（五）注重档案人才队伍的构建。目前，新型管理模式过于依赖计算机技术。因此，大多数工作人员均无法灵活应用现代化的管理模式，从而对档案管理人员的职业素养提出了较高的要求。传统的管理模式难以与新的工作环境相适应，需要获取新知。先进的档案管理离不开专业人士。所以，为了推动高校档案管理建设的平稳进行，十分有必要聘用一些信息技术应用处理能力较强的专业技术人员。另外，还应该根据档案管理信息化标准对原有人员开展培训工作。此外，还要开展继续教育，不断地提升科技水平。力求培养出一大批综合型人员，明确他们的管理工作内容，以此来提升其工作效率以及处理意外事件的能力。

四、结束语

综上所述，大数据时代的到来，信息化技术在社会中的各个领域中得到了广泛应用。另外，由于大数据技术具备多样性、时效性的特点，因此，对人们的学习与工作产生了一定的影响。档案管理是高校管理工作中的一项重要内容，基于此，高校档案管理模式也需要进行变革和优化，从而有助于推动高校的可持续发展。