浅论医院宣传标识档案管理的必要性、难点及对策

文/广西医科大学第一附属医院 谭凌宇

一、医院宣传标识及档案概述

医院宣传标识是综合考虑医院空间特性、文化特色、推广诉求及使用者的需求特性，利用图形、文字、色彩、大小、位置、平曲度等空间信息符号，架设医院与公众的沟通桥梁、扩大共通意义空间、助力患者快捷就医、提升患者就医体验的系统品牌传播工程。作为医院物质文化、制度文化、行为文化和精神文化四层文化的有机统一和综合载体，医院宣传标识的本质就是广告，它具有广而告之、指明方向、医患沟通、塑造形象、说服提醒等导诊、交流、外宣、劝说功能。俗话说，人靠衣装马靠鞍，宣传标识就是医院的“容颜”和“脸面”，无时无刻不在体现着医院的价值品位，是医院无处不在的说明书和呈送给患者的第一张形象名片。

由冯惠玲、张辑哲主编的《档案学概论》指出，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性，即真实和客观。医院宣传标识档案就是通过电子文件、实物资料等媒介形式及图文、影像等符号形式对医院宣传标识管理活动中直接形成的具有保存价值的事项进行忠实记录的档案类型，已经制作完成的宣传标识设计方案、验收实物图等资料构成该类档案的必要内容。如果说宣传标识是医院的“容颜”，那么宣传标识档案就是医院“容颜史”“容颜录”，是对医院容颜面貌的原始记录。

二、医院宣传标识档案管理的必要性

在现代医院管理中，随着医改不断深化、医院业务规模扩大、医疗技术水平提升及人民群众健康需求的日益增长，宣传标识的制作需求日益多样化、复杂化，标识所承载信息的有效性对提升医院管理服务效能起到日益明显而重要的作用。医院宣传标识是配合医院各项诊疗业务开展的得力助手，是保持医患视觉交流品质的桥梁，传递医学科普信息的重要窗口，而标识档案信息是医院发展史的缩影，忠实地记录着医院面貌的改变，是考察医院发展历程的依据。管理好宣传标识档案，才能让标识管理有史可考、有据可依。随着现代医院管理制度的日臻完善及互联网医院建设的风生水起，医院宣传标识档案管理规范化、实效性及信息化也日益成为医院档案管理理论研究与实践应用关注的焦点命题。

三、医院宣传标识档案管理的难点与问题

（一）管理观念落后、意识淡薄。1.管理观念上，没有考虑到标识档案管理的特殊性与技术性，将其与其他档案管理混为一谈，管理意识淡薄，进而导致管理思维、制度、流程、队伍等较为落后，停留于“刀耕火种”的原始状态。2.管理意识与思维缺乏自主性及系统化，将宣传标识的设计方案等素材文件托管于制作方，需要时才问对方取用，使标识管理受制于人；管理员没有建立一套系统化、信息化的标识档案管理模式，使标识档案处于线上线下不分、不同时期/内容的标识档案杂乱的无序状态，降低了档案利用效能。3.管理制度与流程上，没有专门的标识档案管理制度与流程，只能按一般的档案管理制度与流程对标识档案进行管理，导致医院宣传标识档案管理存在流于形式，无章可依。4.管理队伍配置上，目前医院宣传标识档案管理缺乏专门人员和专业人才，一般由标识管理员兼任标识档案员，标识档案由标识管理员整理后移交给医院档案室，最多只是托管保存，“沉睡”在档案架上的标识档案，利用率不高，无法让“沉睡”标识档案按需“苏醒”，为医院新标识的设计制作“说话”。

（二）管理信息化程度不高。随着传播技术的更新迭代、现代医院管理制度日臻完善及互联网医院的推广普及，医院标识档案管理的信息化建设已提上日程。如：有些医院虽然有线上审批的OA流程，但管理流程不完整，兼容性和系统化程度低，导致线上审批和标识档案材料“两张皮”“不一致”的现象较为普遍。而有些医院因信息化程度较低，依然使用传统的手工+电脑模式，降低标识档案管理的效能。

（三）管理规范化程度不高。由于管理观念、意识及信息化不强，标识档案管理的规范化必受掣肘。目前，医院的标识制作与档案管理只满足于当下，未考虑长远，标识档案管理无论从宏观的管理部门职责制度流程、中观层面的信息管理系统搭建还是微观层面的标识档案分类、标记、存储与调取机制、模式及操作方法都存在混乱、无序的不规范现象。

四、医院宣传标识档案管理的对策

（一）管理要科学，顶层设计须先行。从现代医院管理视角看，要做好宏中微三个层面的顶层设计。在宏观上，要从职责、制度、流程三个层面梳理各自部门的管理权限；中观上，要组织信息部门、标识归口主管部门、标识档案管理部门开会研讨现代化的标识档案管理数据库系统的目标、要求、架构、功能等，提高标识档案管理的信息化程度；微观上，标识档案的分类可以参照标识制作的分类进行，如年度日期（制作时间）、制作原因（重要/紧急度、规定/自选）、申请/使用部门、供应方、数量尺寸、工艺材质、报价等内容及档案编号、存档时间等管理信息，让系统自动生成目录清单，方便日常查阅、调取等，提升标识管理的规范化程度，让标识档案的价值得到彰显与利用。

（二）管理要实效，管理的观念与意识须强化。标识档案管理与标识归口制作管理应分工合作。医院从上到下应提高对标识归口制作管理与标识档案管理的重视程度，把标识档案管理作为医院档案管理的重要工作来抓。医院层面要建立起科学严谨的标识档案管理制度、切实可行的标识档案管理流程，加强对专、兼职标识档案管理员的配置与培训；标识档案管理员也应认识到自身工作的重要性，自觉学习掌握档案、标识管理的专业知识与技能。其他办公人员也应提高对标识档案管理重要性的认识，积极协助管理员对每一类标识档案进行线上线下动态管理及完善，提升管理实效性。

（三）管理要持续，管理人员的素养须提升。“发展是第一要务，人才是第一资源，创新是第一动力。”标识档案管理不仅属于档案管理，也是医院宣传工作的一部分，宣传工作本身具有创造性，强调人的主观能动性。标识管理要可持续、创新发展，必须要以人为本。“术业有专攻，责任在心中。”标识档案管理员应具备宣传管理和档案管理的专业知识，为医院重大工程“美容养颜、树碑立传”、为医院标识可持续发展献力、服务临床及医患沟通的责任感，精益求精、推陈出新的干事创业精神。1.提升专业素养。标识档案管理员要具备宣传能力和档案管理能力，是横跨宣传与档案两界的复合型专业人才，要不断关注学习和总结归纳两个领域的理念思维观点、最新动态前沿与操作技术方法，实现跨界整合，形成独特的管理理念与工作体系，打造标识档案管理的“名牌”。2.提升工作能力。结合医院标识档案管理发展趋势及管理实际，加强学习，不断更新管理知识结构，熟练掌握各类标识档案的内容管理及各环节流程管理的特点、难点，灵活运用计算机技术、网络技术和办公自动化（OA）等，改进方法，提效增速，助力标识档案管理“登上安全快车道”。