论高校档案管理工作中的共同体构建

文/长安大学 藏萌

自从习近平主席在瑞士日内瓦提出了“构建人类命运共同体”的论述之后，“共同体”的概念就成为了一个流行跨界使用的概念。在档案学术发展中，早早就有专家引入共同体的发展研究，进而探索档案学的学术共同体。高校作为档案工作一个主要的阵地，具有鲜明的共同体特征。高校存在较为稳定的群体（教师、学生、校友等等），和外界比相对独立，管理方式自成体系。档案管理工作作为高校基础工作的一个分支，其过程则是一个动态的发展过程，需要多方参与，因此，档案管理共同体有些类似于治理共同体，但却未涉及治理共同体中的“权利归属”，共同体之间的关系更加平等，是一个协同参与共同体。高校用共同体的特点和方式来促进档案工作发展具有得天独厚的优势。

一、高校档案共同体

（一）共同体的定义。是指社会中存在的、基于主观上和客观上的共同特征（这些共同特征包括种族、观念、地位、遭遇、任务、身份等）而组成的各种层次的团体、组织，既包括小规模的社区自发组织，也可指更高层次上的政治组织，还可指国家和民族这一最高层次的总体。笔者对之前档案研究中所涉及的共同体进行了梳理，对档案共同体作出如下定义：档案共同体是指在档案互动的基础上，所有在档案工作基础上组织起来的群体，共同参与档案工作，其成员之间具有共同的价值认同和处理方式，共同的利益和需求，以及强烈的认同意识。

（二）高校档案共同体。高校档案共同体具有以下几个鲜明的特征：一是动态性。动态性体现在档案的更新过程是一个动态的过程。首先每年一定数量的档案收集、档案入库、档案信息的添加，都体现了档案的动态增补过程，因此牵涉的群体活动则体现为动态；其次档案的挖掘、利用过程也是一个动态的过程，需要有查阅和提供查阅的完整互动才能实现，这种互动也是动态的；最后档案管理的人员存在更迭和替换，也是一种动态发展的过程。二是协作性。高校档案共同体是一个全员协同参与的管理体系。看似是高校档案管理部门的单向工作，实际上是高校范围内所有成员的集体参与，是一个复合的共同体。全校师生员工在档案管理过程中是不同档案角色、互相协作完成档案工作。有的是主要参与群体，有的是边缘参与群体，但需要共同协作，且不同成员的角色在特定情况下会实现身份转变，比如所有成员都可以成为档案利用者，也都可以成为档案收集者。三是稳定性。体现在高校档案共同体的成员组成的稳定性和工作内容的稳定性。成员的稳定性是指参与高校档案工作的群体即为高校内部群体，具有共同的身份特质，工作内容的稳定性则是指高校档案管理内容的稳定性。

二、高校档案共同体的理念诉求

高校档案共同体作为高校众多共同体中的一个群体，其成员具有共同的“共同体意识”，这种意识带有明显的档案色彩，其理念诉求体现在以下几个方面：

（一）档案意识和档案观念的统一性。高校档案工作不同于其他组织群体的档案工作，在整个党的建设中具有特殊地位和作用。虽然高校档案共同体的档案意识和档案观念来源于组织本身和成员个人档案的档案需求，但是，高校地位的特殊性决定了其共同体的档案意识和档案观念都是有鲜明的政治色彩的，要符合社会主义核心价值观，符合党与国家的根本利益，有明确的政治方向。可以将档案意识理解为对档案的认识和态度问题，区分什么可以称之为档案，同时将档案观念理解为处理档案的方式和方法，怎样付诸实践。在高校共同体的理念诉求下，档案意识和档案观念在政治方向上是牢固统一的，这为高校档案工作的发展指明了正确的道路。

（二）校园文化和档案文化的结合性。高校档案资料和历史发展的本身就具有鲜明的档案文化，由于其是在高校特定的范围内产生的，反映了高校教学科研、生产服务的各个方面，因此又浸透着浓厚的校园文化。一所高校的发展历史越是源远流长，其校园文化越是丰富多彩。而校园文化多年来的历史积淀正是通过档案资料的代代相传才形成的。作为高校档案共同体，不仅仅是参与档案工作的复合共同体，更是校园文化的情感共同体和“身份意义”共同体。每个成员都是学校发展历史的见证者，是档案文化的传播者，也都处在校园文化的熏陶之中，都被校园文化所感染，情感上具有共同的归属感。档案文化和校园文化的结合性使每个成员处在这样的共同体文化氛围里面，可以培育出一种自然生长的“共享愿景”：愿学校发展更好，更团结，更温暖的愿景。这样的发展背景，可以变成助力高校档案工作发展的文化软实力。

（三）档案服务的贯穿性。高校档案共同体的各个成员间的有效互动和交流实际上是通过档案服务进行的，档案工作中最体现价值的环节就是档案利用，档案利用就是通过档案服务来实现的。传统的档案服务是需要面对面的进行，使档案利用者完成对档案资料的获取，而随着信息技术的进一步发展，现代化的档案服务从线下延伸到了线上，又演变成为了线上线下有机结合的服务模式。这使共同体各个成员都能够更加有效的参与档案活动，不仅仅服务效率得到提高，服务的精准度、精细度都得到了提升，空间上距离较远的成员也能享受到便捷的档案服务，将共同体成员分布的广度大范围拓展。同时，共同体成员通过高效的档案服务，不仅能够对自己的身份（教师、学生、校友等）更加认同，也体会到档案的重要性。而不同成员的不同需求则会促使高校档案服务朝个性化、多元化发展，极大地丰富了档案工作的多样性。档案服务的贯穿始终，成为了共同体成员之间联系交流的有效串联。

三、构建高校档案共同体的策略

（一）推进管理系统改革。构建高校档案共同体，需要从管理层面来努力。档案的管理系统决定了整个共同体成员能否有效参与。整体性思维要求各个共同体成员增强对常见问题的共同理解，跨越文化障碍，促进相互之间更有效合作，才能获得整体利益最大化。缺乏有效的管理体系的制度，高校档案工作就会变得散漫、无章法，每一个环节都无法高效完成，共同体成员也无法有效的获得自身利益，其之间的服务交往也被割裂、破坏，无法形成统一的力量去参与档案工作。而推动档案工作不断优化进步的力量正是来源于共同体成员的努力。共同体成员的利益诉求、档案意识和观念、文化认知则决定了档案工作的方向。因此，构建高校档案共同体，需要推进管理系统的改革，使之更加科学、完善、有效，能够充分规范和引导共同体成员的行为，建立档案工作的完整体系，实现档案工作的正常运转。

（二）搭建实践平台。档案共同体是以档案工作为核心形成的，而档案工作种类多，共同体的有效参与需要特定的平台和载体。在高校范围内，平台的搭建首先需要校级领导层的政策支持和资金导向，其次档案管理部门需要创新档案工作形式，提供多种的参与方式，让共同体成员能够或多或少、或深或浅接触、参与档案工作。要把优秀的档案资源深度整合进行提炼加工，推出档案编研的成果，加大宣传力度，将档案部门的资源优势、专家学者的专业优势和现代传媒的传播优势结合起来，使共同体的实践平台更加多层次。例如在共同体成员中，大学生群体是整个档案工作的边缘性参与人群。可以和新媒体结合，在手机APP上发起各种档案相关的参与性活动，竞猜、比赛、展览等，更新学生群体对传统档案的理解，变被动的信息接受者为主动的信息提供者、记录者、传播者，从而形成分工明确、有机统一的档案共同体。

（三）运用大数据思维。现代互联网科技的发展速度，能够处理海量的信息数据，并能有效利用，这种大数据思维在构建档案共同体中也是必不可少的。首先，大数据技术通过互联网能够对不同类型的档案信息资源进行划分、归类，实现档案资源本身的信息存储，而类型越多的档案资源，则构成了越来越丰富的档案信息，使得参与档案工作的群体和成员越来越多，这为构建档案共同体提供了良好的基础；其次，运用大数据技术本身也可以对共同体的成员进行数据记录，分析其行为特点和感兴趣的档案信息，对其的档案诉求进行总结和分析，更有效的提供档案服务，使档案共同体中出现若干个“小型共同体”，促进整个档案共同体的协调发展，最终推动档案工作的不断进步。