新医改背景下医院档案管理的改进措施与完善思路

文/秦皇岛市妇幼保健院 郭攀

医院档案的科学性、可靠性、安全性，对医院开展各项工作都具有重要的参考作用，不仅包含了患者的个人信息，还包含了医院发展的各项记录，因此保证档案记录的准确性和管理的规范性十分重要。新医改背景下的医院档案管理朝着规范化、信息化和高效化方向发展，积极探索新医改背景下医院档案管理的改进与完善思路，对档案管理工作具有重大意义。

一、医院档案管理的意义

医院的档案管理不是独立存在的，对医院开展工作具有重要意义，医疗服务、后勤安排工作都具有重要参考价值。大数据技术发展下，电子信息大数据纸质化对照已经逐步代替医院手工病例填制，医疗工作的开展摆脱了繁复的手写报告，通过计算机对病人进行周期性观察，节省了医疗工作人员的大量工作时间，加强了医院以医疗为中心的工作重心。档案管理提高了病人信息的传输速度，病人实时网上挂号提高了医院的工作效率，医院内部提高了病人信息传播速度，实现了实时管理模式，推动了医院内部的信息共享。通过建立档案信息库，实现了病人信息的无纸化管理，通过对病人信息的调查、采集、归纳、整理，提高了信息传播效率，降低了运行成本。

二、医院档案管理的现状

（一）缺乏完善的档案管理制度。缺乏完善的档案管理制度是很多医院档案管理中存在的短板。查阅档案没有明确规定查阅手续，导致档案管理中的监管缺位，泄露医院管理信息和病人个人信息，造成医院和患者的损失。还存在医院档案管理工作中职责分配不明确的现象，导致档案管理主体缺位，很多医院的档案管理是由多个部门共同组成，部门之间缺乏整合协作，档案归档不及时、档案记录不准确，导致档案管理工作效率低下。部分医院采取人工记录方式进行档案录入工作，纸质的封存形式导致档案保管难度加大，同时降低了档案的查阅和利用效率。

（二）工作人员专业素质有待提高。很多医院由于历史原因造成档案管理工作长期不规范的现象，在传统管理理念的影响下，很多医院缺乏专业的档案管理人员，导致档案管理工作具有一定漏洞。首先，对于目前在职的档案管理工作人员而言，存在部分从事档案工作之前就不具备相应专业知识的现象，在进行档案管理工作的过程中，医院缺乏对其系统的职业技能培训，所以开展工作会遇到很多实际困难，严重影响了档案信息采集工作的准确性，导致医院档案失去利用的可靠性。其次，还存在工作人员对于本职工作重要性认识不到位的现象，缺乏对于工作的责任心和使命感，没有对本职工作的相应规划，也缺乏提高工作技能的学习精神，做不到及时更新专业知识，与时俱进学习现代化技术。

（三）档案管理资金投入不足。档案管理要实现现代化、科学化的管理体系，需要一定资金支持，但是在医院运行管理的过程中，对档案管理工作投入的不足，严重阻碍了档案管理工作的开展和落实。首先，无法引进现代化的办公设备，就无法实现建立在计算机技术基础上的信息化处理，影响档案工作落实的效率。其次，档案管理工作对环境具有一定要求，纸质档案的保存需要一定的物理空间进行存放，同时对于温度、湿度、防水等都具有一定要求，所以构建完善的档案管理环境对于档案保存的完整性具有重要作用。最后，资金投入是人才引进的保障之一，没有足够的资金投入，无法建立完善的人才培养体系，缺乏专业人才就相当于缺乏发展的内在动力，不利于档案管理工作的长远发展。

三、新医改背景下医院档案管理的改进与完善方向

新医改背景下医院档案管理的改进与完善首先要坚持加强信息安全保障的原则，在档案管理过程中要注意采取内网的形式保障档案信息的保密性，借助无线网卡物理地址过滤等技术手段形成具有封闭性的档案独立系统，明确访问权限，对未经授权用户的介入进行阻止，保障档案信息的不被泄露。其次要坚持档案文档一体化管理原则，加强内部档案管理的控制，将主系统档案管理改进思路和附加管理制度改善思路相结合，形成档案文档一体化管理。最后要坚持电子文档和纸质文档并存原则，传统的档案登记都是采取人工记录的形式，为了保证档案的原始性，在档案管理信息化发展的过程中，要坚持数字档案和纸质档案并存的原则，以保证档案管理忠实原始记录，提高档案利用的可靠性。

四、新医改背景下医院档案管理的改进与完善思路

（一）完善档案管理制度。新医改背景下医院档案管理的改进与完善必须明确建立档案管理制度，明确档案管理的主体责任，设立档案管理责任人，明确档案归档范围，规范档案管理措施，做好档案的收集和整理工作，通过电子备份、扫描录入的方式形成图文并存的完整档案录入内容，并根据科学、固定的编排原则编制目录索引，充分利用聚类分析、数据挖掘等手段将档案资源进行数据化管理，利用大数据信息技术构建档案分拣系统，形成现代化管理的完整档案管理链条，在完善责任主体的工作职责的前提下，做好档案管理的监督工作，通过对责任主体的考核，加强档案管理工作的责任意识，通过完善的档案管理制度，推动新医改背景下医院档案管理的改进和完善。

（二）加强管理部门交流。医院档案管理很多时候是由多个部门共同开展工作，例如病例档案部门、设备档案部门等，部门间缺乏合作会严重影响档案管理工作的有效性，因此加强部门之间的沟通交流，可以及时解决档案管理中出现的问题，是档案管理工作正常运行的重要保障。部门之间要明确档案采集、录入、整理、归档的管理原则，积极执行医院设立的档案管理制度，通过相互积极配合，共同完成档案管理工作。

（三）提高管理人员素质。档案管理工作不仅涉及诸多专业的档案知识，还要求档案管理人员具备强烈的责任心和与时俱进的信息化管理技术，因此医院在开展档案管理工作中，要重视人才的培养，不断加强档案管理人员专业知识的培训，还要结合职业道德培训加强工作人员的责任意识，更重要的是对其进行现代化信息技术的培训，为医院档案工作的现代化建设提供强大助力。

（四）加强信息化安全管理。档案管理的操作不规范，会导致档案的丢失、利用效率低等问题，因此在加强档案管理工作改进和完善的过程中，要加强规范操作，制定科学合理的操作流程，加强信息化档案管理的安全性。安装专业的防黑防毒软件，定期对管理系统进行升级，提高档案系统稳定性，进行档案异地备份，档案管理、借阅设置访问权限，通过多种技术手段，保障档案信息化过程中的信息安全工作。

（五）加强双向性约束。档案管理作为医院管理的基本内容之一，在进行改进完善的过程中要注意通过医院员工工作内容及领导约束制度相结合的方式进行双向性约束，将医院员工作为档案管理制度中的主要约束对象和执行者，领导作为管理工作中的引导者和管理者，通过双向约束加强档案管理执行效果的有效性。

（六）加大管理资金投入。医院在综合管理的过程中要重视档案管理工作中的资金投入，对计算机等管理设备及时进行更新维护，为档案管理工作提供基础的硬件保证，同时对于管理软件要及时更新，加强档案管理系统的建设，完善档案管理的软件建设。还要加大人才培养的资金投入，完善人才培养机制，定期开展人才培训工作，建立具有强烈责任意识、扎实技术水平的高素质档案管理队伍。

五、结语

档案管理工作作为医院管理工作中的基本内容，对医院的长远发展具有重要意义，因此为了更好地适应医疗改革的发展，促进医院档案管理的规范性、科学性迫在眉睫，明确档案管理的重要意义，重视档案管理工作，通过不断完善管理制度、明确管理流程，提高管理人员的综合素质，在保证档案信息安全的前提下，加快医院档案管理工作的现代化建设，为医院的发展提供重要保障。