大数据时代医院档案发展趋势探讨——以山西医科大学第二医院为例

文/山西医科大学第二医院 赵艳兰

随着大数据技术的广泛应用，给传统意义上的医院档案管理模式带来了发展机遇和挑战。只有对其进行深层次的改革，才能适应时代发展的需求。就医院档案管理而言，必须紧紧围绕医院中心工作，从服务医院大局的高度出发，认真分析探讨现阶段医院档案管理存在的问题，将大数据技术融入医院档案管理中来，探索医院档案发展改革的新思路、新方法、新途径，并积极推进医院档案信息化建设，借力数字医院、智慧医院等技术，方能有效提高档案管理水平和服务能力。

一、山西医大二院档案建设管理现状

我院档案信息数据是建立在医院运行和众多患者就医信息基础上形成的，涉及千家万户，是构成国家“实现全民健康战略”母资源的组成部分，在众多领域、医院改革发展及方便患者利用中发挥着愈来愈重要的作用，因此，管好用好这部分档案意义重大。1996年，山医大二院借建院80周年院庆之际成立了档案室，开始对医院档案进行收集、管理。20年来，档案管理从初始的人工收集和全手工操作的实体档案管理，逐步向计算机管理过渡，并随着相关信息系统的建立，实现了档案的数字化管理，借助信息技术与互联网技术实现了信息的存储与查询。但档案管理现代化发展的速度，远远不能适应大数据技术发展的要求。随着医院发展从数字医院向智慧医院的迈进，档案管理存在的问题愈加凸显。主要表现在档案信息化建设步伐缓慢，数据收集不完整、管理不规范，产生的数据和档案管理不能同步进行，没有建立相应的数据库，使大数据技术在医院档案管理中无法发挥真正的作用。造成上述现象的主要因素有：

（一）馆藏结构不合理因素。山医大二院档案涉及100多个部门和3个院区，内容丰富、类别多、信息总量大，囊括范围广，在实际的管理过程中存在各自为政，各部门之间对档案管理重视程度不一，致使多数档案不能及时归档的现象。另外，因为疾病谱的改变和新发病种的增加所产生的档案，也不能实时归档。医院馆藏档案存在结构单一，数据不完整，档案质量不高的问题，与大数据时代医院档案信息特点不相适应，不能反映出医院行业特点来。

（二）档案信息分散管理因素。山医大二院现行档案管理模式是院长办公室领导下的档案室负责制，主要收集文书档案、科研档案、设备档案、基建档案、会计档案、实物档案、声像档案和出生医学证明档案等十几个门类的档案，其他如病历档案归病案室管理，病理档案归病理科管理、人事档案归人事处管理，临床医学档案归属于各临床部门，在同一个医院形成多部门管理档案的格局，管理较为分散、体系性弱，无法采集完整的信息，不能提供准确的数据，体现不出大数据的优势来，不利于开展数据分析与判断，有悖于大数据技术数据集中分析、档案工作“统一领导，分级管理”原则，以及《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出的建立大档案的目标，造成了档案信息资源的散乱缺失。

（三）档案干部队伍因素。我院目前专职档案员2人，兼职档案员18人，专兼职档案工作人员平均年龄42岁，其中本科学历18人，中专学历2人，专业对口者仅1人，其余均为其他专业。档案人员存在着更换频繁，工作衔接性差，队伍不稳定，工作中失位现象时有发生等问题，很大程度上制约了档案信息化工作的开展。此外，由于普遍存在对档案工作重要性认识不足，重视不够，激励机制匮乏，致使档案工作人员专业技能不高，缺乏工作主动性和积极性，长此以往，必然影响到大数据时代档案信息化建设。

二、大数据时代对医院档案的机遇与挑战

当前，医院档案管理工作的效率速度更新缓慢，在人们的认识中，所谓的档案数字化建设即是将纸质档案进行数字化管理，其实这种管理已无法满足大数据技术对医院档案管理的要求。对于大数据发展来说，医院档案信息资源具有非常重要的价值，但受多方因素影响，这种价值不能得到有效发挥，还存在许多问题，如档案管理服务缺乏高效率，档案管理信息化水平低，没有建立统一的信息管理平台等等，这些问题如得不到解决，将严重制约医院档案管理水平的提升和改革发展大局。在大数据、云计算、物联网技术迅速发展的今天，医院应当在加快信息化建设的同时，充分认识新技术革命对档案工作的深刻影响，并主动运用大数据技术推动档案工作开展。

三、大数据时代医院档案数字化建设对策

大数据时代信息技术在医疗领域的广泛应用，使医院档案管理工作的内容、方式、目标也发生了变化，为满足不同用户的个性化需求，就必须加快档案数字化建设水平，为大数据技术运用奠定坚实的基础。

（一）加强信息化建设，提高档案管理水平。加强医院信息化建设，充分利用现代化信息技术，在数字医院基础上，将大数据、云计算、物联网、人工智能等新兴技术融入档案管理之中，使档案数据的价值和服务质量得到有效延展和提升，实现信息跨医院、跨地区互联互通和资源整合、远程会诊、精准医疗等主动服务。在智慧医院背景下医院档案管理，更应当成为信息技术应用的典范。首先，结合医院现有的数字化平台，建立标准化、数据化的档案管理系统，与此同时建立以各科室、各部门、各院区为单元的全院档案管理系统，在各个单元中形成立体、交互、动态的档案管理网络，使全院档案管理有机融合，实现利用医院内网对医院档案进行收集、整理、保管、编目、检索、统计、编研、利用等各个环节的信息化管理。比如医院积极推行的办公自动化系统（OA），通过医院内网可以进行电子病历输入、开具处方、院内会诊、医学诊断、检验检查、影像诊断、设备招投标、文件审批、申请购置、各种信息采集和传输等，可跟踪和调查各部门工作开展的进度并及时发现问题，可直接统计出入院数字、比较和判断各科室工作情况等等。此外，通过加强信息化建设，大数据的智能化优势充分展现出来，使其能够在最短时间内提供高质量的有效信息，有利于向领导提供管理辅助决策，有利于向医生提供临床辅助决策以及科研支持等，可以说融合大数据等现代化技术，必将显著提升档案管理水平。

（二）打造一支创新型的档案人才队伍。融合大数据技术，建立数据化管理平台和信息化管理网络，实现新时代档案管理工作创新，需要有一支专业素质过硬，高层次、高水平的“复合型专业技能人才”队伍。医院档案信息涉及多学科多领域，信息数据繁杂，业务性信息较多，管理人员必须既熟谙大数据信息技术知识技能，又懂得档案管理、统计知识、医学专业知识等，才能创造性地做好工作。在建立医院档案信息管理系统过程中，首先，应将医院各个单元中现有的人才充分利用起来，借助各部门的计算机、统计学、医学、法律、外语等各方面的人才为档案管理工作所用。其次，医院应有所投入，通过选送档案人员外出进修、外请专业人员来院传帮带等形式培养人才；鼓励档案工作者立足本质，岗位成才，勇于实践，努力掌握运用新技术新知识，积极为医院档案工作建功立业。最后，医院决策者要破除僵化思想，高瞻远瞩，开拓思维，以优惠政策吸引或引进创新型、全能型专业人才，全力推进档案信息化进程。还应当加强外部合作，使各类社会高端人才“不为我有，但为我用”。在人才队伍建设中，要有长远规划，重视聚合各方面人才来共同推动医院档案管理工作持续发展。

（三）健全管理制度，规范档案管理。无规矩无以成方圆。建立完善的信息化数字管理平台，需要一套完善的规章制度做保障。一方面，制度要覆盖信息化数字化流程的诸环节，贯穿管理的全过程，使档案资源从收集、整理、归档到运行、维护以及最终的利用，都要在制度的框架下进行，才能保障档案管理科学规范有序。另一方面，在数字医院向智慧医院建设迈进的过程中，这些制度性文件要不断调整和完善，特别是现代信息技术的飞速发展，使得应用系统和医院档案管理运作模式发生动态改变，这些都会使原来的管理体制和机制等发生变革，因此必须及时完善和动态调整制度性文件，才能适应新形势新发展的要求。

四、大数据时代医院档案管理发展趋势

建立完善的医院档案管理系统是顺应大数据技术发展的必然要求。在推进医院档案信息化建设中，数据化、单套制、数据挖掘是今后一段时期档案工作发展的三个值得关注的方向。与过去档案管理数字化、双套制、档案利用相比，这三个方向意味着在管理对象、管理方式、管理目标上发生了巨大的变化。首先，数字化是把纸质档案通过扫描方式转化为数字形式，而数据化是将非结构数字信息结构化，变成通用、适合挖掘的数据对象，如何将医院批量产生的庞大而繁杂的非结构信息数据结构化，是今后探讨的重要课题。其次，电子文件和电子档案的“单套制”管理，彻底改变了传统的文件收集、整理和归档方式，其成本低、效率高的优点显而易见，但真实性、完整性、有效性受到质疑，究竟执行单套制还是双套制还需要具体分析。比如医院目前病历档案管理正在从纸质档案+电子档案双套制向电子档案单套制方向发展，而病理档案即生物样本库档案管理则实行双套制。是否生物样本库档案也可以实行单套数字档案呢，规范化的标准应该是什么？这都是今后需要探索的问题。再次，数据挖掘在档案开发、利用方面提出了一个全新的思路和角度，档案的知识性、价值性、智能性等特点被广泛应用，如医院在进行糖尿病等疾病数据筛查、分析中，应用大数据挖掘技术可以对不同区域、不同年龄和性别的高危人群进行风险评估和预测，为科研工作提供强有力的数据分析和支持。

五、结语

在大数据时代，新技术的应用，将档案、档案人以及档案事业紧密融合，为档案发展孕育了无限的可能性，这是因为蕴含知识价值的档案和拥有智慧的档案人以及步入智能化的档案事业必将为档案持续发展提供不竭动力和支撑。大数据时代医院档案信息化要充分利用医院档案管理系统，借力数字医院、智慧医院等技术，将医院运行中产生的具有潜在价值的元数据收集完整，为大数据技术在医院信息资源利用提供实现平台，为推动医院档案管理工作水平、档案信息资源利用效率和服务质量的提升夯实基础，为创新管理理念、挖掘潜在用户需求、为用户提供知识型和个性化服务创造条件。