医院行政档案管理存在的问题及对策

文/陕西省宝鸡市中心医院 胡玥

行政档案的管理对于医院发展有着重大的意义，如何进行更好的管理，为医院今后更好发展打下坚实的基础非常重要。行政档案是医院稳步发展的重要信息资源，同时也是医院管理工作中的重要组成部分，要想保证医院的稳步发展，必须要高度重视行政档案管理工作。目前，在医院行政档案的管理工作中存在着很多的问题，只有对这些问题进行系统全面的分析，才能保证行政档案发挥它应有的价值，提高医院的管理水平，更好地服务患者。

一、加强医院档案管理工作建设的重要意义

近年来，随着医院的不断发展，在临床、医技、护理、行政、后勤管理等方面，都需要将相关的数据信息做成档案的形式来进行保存，这些由文字、声音以及实物所构成的数据是医院执行各种计划的重要参照依据，它能够从不同的方面反映医院在发展过程中出现的重大事件、重要人物和事物等等。除此之外，对医院档案进行档案管理，还能够深化医院改革，提升医院的医疗水平，为医院各项工作的进行奠定坚实的基础。

二、目前医院行政档案管理中存在的问题

（一）不重视行政档案管理工作。从目前的发展状况来看，很多医院对行政档案管理工作不重视。具体来说，在医院中，除了为患者提供服务外，还需要有一定的经济收入来维持医院的正常运转，但是档案管理工作的特殊性决定了它不能够为医院创造直接的经济效益，这就导致医院管理层对档案的管理工作不重视。一方面，领导没有对员工普及档案管理的重要意义，也没有制定一套完善的管理制度和体系，使得档案管理工作落实不到实处。另一方面，由于重视度不高，档案管理人员工作积极性不高，工作效率低。

（二）管理工作人员综合素质不高。对于档案管理工作而言，管理工作人员的专业水平是工作顺利进行的重要保障。但是在很多医院中，行政档案管理人员大多并非档案专业出身，很多是由临床、护理、行政等岗位转岗过来的非转业人员，业务能力不高。同时，由于医院管理层对档案工作的不重视，很多医院都没有成立专门的行政档案管理部门，部分工作人员也没有受过专业知识的培训，甚至是兼职在管。由于管理工作人员的综合素质不高，再加上管理方式比较陈旧，工作效率不高，使医院的档案管理水平比较低，影响了医院的长久发展。

（三）档案管理的现代化水平不高。随着医院的不断发展，档案管理人员仍然按照传统的管理方式对档案进行分类和管理，不能够满足时代的发展和实际的需求，出现了很多问题。同时，在档案考核和责任落实方面也没有做好相应的工作，这些因素综合起来导致医院的各个部门不能及时上交档案数据和信息，甚至还会出现数据不全或者丢失的情况，不利于医院档案管理水平的提高，同时也对医院后续工作的进行带来影响。除此之外，虽然医院的大部分工作都实现了与网络信息技术的融合，但是在医院的档案管理中，计算机技术还没有得到广泛的应用，使得医院的信息化水平低。再加上医院的用房越来越紧张，使得档案的管理工作室没有足够大的容纳空间，也没办法对先进的仪器和设备进行安装，严重阻碍档案管理工作现代化水平的提高。

三、医院档案管理存在问题的解决对策

（一）对档案进行合理分类。行政档案主要分为行政管理类、党群类、医务管理类、科学研究类、设备管理类、基本建设类等等，内容十分繁杂，需要管理的档案多。要想更好地对档案进行管理，必须做好档案的分类工作。具体来说，对档案的管理要采用集中管理的方式，相关的工作人员可以根据档案的来源、用途、类型以及使用价值对档案进行分类，同时把特别重要的档案进行单独保存和收藏。除此之外，医院要对档案的保存环境进行改善，避免档案出现受潮、丢失的问题。

（二）加强对档案管理人员的培训。对于一个医院而言，档案管理人员具备扎实的专业知识对医院档案管理水平的提升有很大的促进作用，因此要配备档案专职人员，并加强对档案专职人员的业务知识和技能培训，增强他们的业务素养。具体来说，可采用走出去、请进来的方式定期对档案管理人员进行培训，向他们普及档案管理的重要意义，使他们不断学习对专业知识和实践技能，同时还应要求他们掌握相关的法律知识和保密制度，从根本上提高医院档案管理水平，为医院后续工作的进行奠定坚实的基础。

（三）注重提升信息化水平。现在，有一些医院已经意识到了现代化管理的重要意义，开始将互联网技术应用到行政档案管理工作中来。具体来说，档案管理工作可以运用一些现代化软件，像ERP系统，还可以对电子档案进行统一的管理。另一方面，医院要定期对档案进行审查，查看档案有没有出现丢失或者是破损，如果在档案中出现破损或者是丢页少页的情况，要及时采取有效措施对问题进行处理。与此同时，在对档案进行管理的过程中，管理人员要不断对管理理念进行更新，增强创新能力，提升档案管理工作的现代化水平，促进医院又好又快发展。

四、结语

总的来说，我国医疗事业不论在服务体系还是在规模方面都得到了明显的提高，因此，提高医院的档案管理水平势在必行。本文对医院行政档案管理工作中存在的问题进行了分析，并在此基础上，提出了一系列应对措施，希望能够引起医院的重视，在实践的过程中，根据医院的实际情况，对现有的行政档案管理方式进行调整与改进，管理工作人员也要不断提高自身的专业素质和实践技能，这样才能够更好地发挥档案管理的重要价值，提高医院的档案管理水平，保证医院在日益复杂的竞争环境中仍能够具备自身的优势，更好地为患者提供服务。