档案管理工作规范化研究

文/厦门艺术学校 高斯娜

在学校管理工作中，档案管理工作是一项基本性的工作，档案管理工作的规范性和标准性将直接决定着学校档案的完整性，同时也直接影响着学校未来的发展。本文对档案管理工作规范化的意义、档案管理工作现状及问题以及加强档案管理工作规范化的建议进行探究。

一、档案管理工作规范化的意义

当前随着我国对教育的重视，学校的教学规模和教学资源都发生了改变，在此过程中，档案管理的重要性就逐渐凸显出来，档案管理工作规范化有利于实现对档案的高效管理。

（一）提供查证凭据。档案能够记录学校的发展变化史，能够为学校的建设和发展提供资料型建议和支持，从而促进学校更好地发展。同时学校档案中包含了学生的档案，对学生的在校情况、在校表现等进行了详细的记录，是学生在校学习的证明。学生毕业之后，个别学生的毕业证和学位证丢失，学生除了从学信网下载学历证明之外，还可以回校查找档案。因此，学校对档案进行规范化管理，确保档案信息的完备程度，能够为有需要的学生提供证明。

（二）反映教学情况。学校档案中就学校的资源情况、学校的发展情况以及学校的教学情况等进行了详细的记录，档案能够真实地反映学校在某一方面的教学情况。当学校进行扩建时，管理人员可以取用资料，为学校的建设提供有效的资料。另外，在教学过程中，可以结合档案记录的科研成果，来将档案转化为教学载体，提升教学的质量。

二、档案管理工作的现状及问题

（一）重视程度不足。相比于企业，学校对档案管理的重视程度明显不足。是领导人员对档案管理工作不够重视，甚至部分领导人员认为学校档案管理工作没有意义，学校管理中将教学管理作为重点，重在提升教学质量，对档案管理存在着忽视的问题。二是档案管理人员对于档案管理工作不够重视，在很多学校，档案管理人员多由不能从事教学的老师担任，这部分人员在从事档案管理工作时，工作积极性不高、工作十分散漫，在档案管理中没有对档案进行科学的分类和整理。特别是高校，有很多珍贵的材料以纸质文件的形式保存在档案管理室中，管理人员散漫的工作态度，很容易造成珍贵材料的丢失，进而给学校造成巨大的损失。

（二）档案管理工作制度不健全、标准不统一。依据调查得知，当前多数学校没有制定健全、统一的档案管理制度，造成了管理工作处于无序状态。当前学校档案管理工作制度不健全主要表现为以下几个方面：一是责任制度不健全，档案管理人员工作范围和责任不明确，当档案管理工作出现问题和失误时，无法进行准确、及时的追责。二是由于档案管理制度不健全，学校档案管理中没法实现对档案的科学归档，当前学校主要是依据日期以及人员种类，包括学生、教职工等进行档案的归类，使得学校档案取用十分繁琐，需要耗费较长时间才能够找到档案。学校档案管理标准不统一也严重影响了档案管理工作的有效进行，学校没有就档案管理工作制定明确的管理流程，管理人员在进行档案管理时往往是依据自己的工作经验来从事档案管理工作，因而给档案管理带来了很大的风险性，如档案容易丢失以及档案取用不方便等。三是缺乏健全的制度和统一的标准，增加了档案管理人员的工作量，使得简单工作复杂化，影响了学校档案管理工作的有效性。

（三）档案管理人员专业性不强。学校档案信息繁多，包括学校的发展史、学校资源、教职工信息以及学生信息等，档案种类繁多、档案所包含信息多，对档案管理工作人员专业素质提出了较高要求。但是当前学校档案管理人员多由非专业人士担任，缺乏档案管理工作基本常识，进而使得档案管理工作无法实现规范化和标准化。

（四）档案利用率低。档案管理工作中，管理人员一直将工作的重点集中于档案的保管和整理，而忽视了档案的实际利用，因而对于多数学校来说，档案的利用率都比较低。调查发现，当前档案管理工作远远的脱离教育实际，在学校管理和教学工作中档案都没有发挥其应有的作用，更有甚者，很多学校档案自从进入档案室，就没有被翻动过。

三、加强档案管理工作规范化的建议

（一）加强档案管理，理念先行。要想实现档案的规范化管理，要转变观念。首先，学校领导人员要提升对档案管理工作的重视程度，只有领导重视，其他的人员才会重视。在学校管理中，将档案管理工作与学校教学质量的提升结合起来，充分发挥档案的作用，只有管理层人员重视，学校其他人员才会重视档案管理工作。其次，档案管理工作人员也要切实认识到自身工作的意义，在工作中加强自身素质的提升，以不断促进档案管理的规范化。最后，在全校范围内提升人们对档案管理的重视程度，档案取用严格按照规范流程进行。

（二）健全档案管理制度，统一档案管理标准。要想提升学校档案管理工作的规范性，就要健全档案管理制度和制定档案管理标准。首先是健全档案管理制度，健全档案管理责任制，明确档案管理人员的工作范围、划分每一个人的职责所在，进而提升档案管理人员工作的积极性和主动性。除此之外，有条件的单位可以合理地划分档案管理部门，可将档案管理部划分为分类组、整理组，然后在小组内部将责任具体到个人，从而实现每个步骤和每个环节的具体可查。再者就是要统一档案管理标准，制定严格的档案管理流程，档案管理工作要按流程进行。

（三）提升档案管理人员的综合素质。提升档案管理工作人员的专业素质是实现档案管理的基础。首先是要提升档案管理人员对于档案管理工作的重视程度，让工作人员意识到自己的工作是有价值的，以此来提升档案管理人员工作的积极性。另外，就是要提升档案管理人员的专业素质，对此可以通过以下两种方式实现：一是学校档案管理工作聘请专业人员来从事，专业的管理人员拥有较高的从业素质，能够结合学校实际，快速地投入到档案管理工作中，实现档案管理工作的规范化和有效性。二是加强对学校原有档案管理人员的培训，提升档案管理工作人员的专业素养和工作责任心，进而提升档案管理工作的效率。当前，社会已经进入了信息化社会，传统的纸质档案也逐渐转变为电子档案，信息化技术在档案管理中的应用有效地提升了档案管理工作的质量和效率，为此档案管理人员要加强信息技术的学习，以此来推动档案管理的规范化和标准化。

（四）提升档案利用率。档案中蕴藏着丰富的资源，对档案资料进行高效利用，有利于促进学校教学质量的提升和学校的发展。为此，在档案管理工作中，档案管理人员要定期对学校的发展情况和教学情况进行总结和记录，特别是对于学校近期研究课题和研究资料的统计和保存，从而为后期教学提供资料支撑。再者，档案管理工作的一个重要环节就是档案的利用，因而档案管理工作中可以对部分档案进行公开，学校人员可以依据自身需求，利用这部分档案，从而真正地发挥档案的作用。

四、总结

本文以学校为例具体探讨了档案管理工作规范化的意义、现存问题以及改进建议，希望能够给予企事业单位一定的借鉴。档案管理工作是学校管理的基础环节，实现档案的规范化管理有利于确保学校档案的完备性和提升档案取用的效率，从而能够为学校建设发展提供资料和为学生就业提供凭证。当前应用信息技术来提升档案管理工作的规范性，缩减了流程和减轻了工作人员的工作强度，提升了档案管理工作的效率。为此，档案管理人员要基于本企业、本单位档案管理现状，在档案管理工作中规范流程和统一标准，引入信息化技术、提升自身素质，以此来推动档案管理事业的发展。