高校档案信息化管理工作改革与创新发展

文/宝鸡文理学院 周臻君

一、高校档案管理存在的问题

（一）高校档案管理的信息化观念较弱。在当今社会下，大数据技术、云计算等高水准技术的出现无不标志着“互联网+”时代的到来，“互联网+”时代人们的生活变得更加便利、快捷，我国高校的管理工作也是如此，在“互联网+”的时代受到较大影响，其中高校档案信息化管理工作的几何级递增就是很好的证明。我国高校的教学目标大多是培养高素质的人才，为国家建设发展提供源源不断的人才。而在我国多数高校当中，对信息化的高校档案管理工作较为陌生，理念上也处于落后状态，只是单单注重教学质量上的提高，从而造成了档案管理工作的不重视现象，同时，学校对档案管理方面存在着不重视的态度，对高校档案管理工作投入的经费较少，高校档案管理工作的开展得不到有力保障，无法调动档案管理工作人员的工作积极性。因此，教学质量方面的问题一般是大部分高校的工作重点，高校的档案管理工作基本处于边缘状态。主要是高校的管理、领导不够重视，普通的教职工不能将高校的档案管理工作与学校的健康长远发展发挥的重要作用联系起来，学校工作人员的档案管理观念、态度比较落后，不能与时俱进及时转化新的信息化档案管理观念，对档案管理工作不够重视，导致高校的大部分资金投入到学校的教学工作中去，对档案管理工作的资金投入较少，不能满足档案管理工作人员的薪资待遇和发展前景，不利于其工作积极性的提升。

（二）高校档案管理的信息化方式不成熟。目前，大多高校已实行档案数字化管理，归档实行“双轨制”（纸质和电子）并行归档，档案管理方法过于老旧。高校档案管理中存在着各分类档案每年收集不完整的情况，重视程度不够，将归档工作安排在其他工作之后做，最后匆忙完成工作，于是难免出现遗漏归档不完整。此外，档案管理人员的工作形式也过于枯燥乏味，传统的老旧档案管理方法中，档案管理员都是在机械地重复着收集整理再进行归档保管，工作内容枯燥乏味，难以调动档案管理人员的工作积极性，再加上有时工作量突然加大，单单依靠人工作业难以完成资料的检索和整理，虽然随着电子计算机在高校的普及运用，许多高校采取了电脑档案管理的模式，但仅仅局限于档案的存储与查询，并未真正做到信息化的档案管理模式。平时工作中归档意识欠缺没有归档安排，到集中归档时，归档资料丢失造成归档不完整。目前有些高校已经试行电子档案与纸质档案同时归档管理，电子归档过程中存在归档流程不顺利或者签章故障以及档案信息化设备更新不达标等问题，都表现出信息化档案电子归档有待完善，档案管理工作效率欠缺的现象。

（三）高校档案管理人员综合素质与信息化档案要求欠缺。大部分高校档案馆机构完整，人员配备数量增加，但是专业能力存在着参差不齐的问题，档案管理人员多属于调岗，半路出家，对业务一知半解。高校档案管理人员包含专职档案管理人员和兼职档案管理人员。专职档案管理人员基本熟识档案管理的各项规定，但是，信息化时代对高校档案管理人员提出了更高的要求，要求档案管理人员不仅要知道档案管理相关知识，同时还需要具备计算机、网络技术等综合知识。兼职档案管理人员一般能参加每年的档案管理专业培训与学习，但从思想认识到工作重视程度基本偏向本职工作而忽视兼职的档案工作。这就导致高校的档案管理人员并没有受过专业的档案管理知识及相关的技能训练，且一些年纪比较大的工作者仍存在着比较传统的思想观念，不重视档案管理的工作也不愿进行专业的档案管理的培训与学习，这就导致部分高校档案管理人员的综合素质水平较低，不利于高校档案管理水平的提升。

二、高校档案信息化管理工作的改革与创新措施

（一）转变高校档案信息化管理观念。高校档案信息化管理工作对提升高校的核心竞争力、促进高校长远健康发展存在着重要的作用。因此，需要对高校档案信息化管理工作进行改革与创新，首先要转变高校的档案信息化管理的观念，摒弃传统的高校档案管理观念，转变成现代化的信息化管理观念。在高校进行档案信息化管理工作的时候，应紧随当今信息化时代的发展趋势，用高校档案信息化管理的理念来武装头脑，促进高校档案信息化管理的顺利进行，进一步推动高校档案信息化管理工作的发展。

（二）优化高校档案信息化管理方式。要想对高校档案信息化管理工作进行改革及创新，需要优化高校档案信息化的管理方式。近年来，随着科学信息技术以及互联网技术的迅速发展，促进了各领域的进步与发展，由此同时，也在潜移默化中更新着人们的思想观念，也使得高校相关工作人员的档案管理观念不断地改变、与时俱进，直接推动了高校档案信息化管理模式的优化。要想优化高校档案信息化管理方式，应在管理过程中，确保高校档案资源的信息化建设，将先进的信息化手段应用在高校档案管理的工作中，从而提高高校档案信息化管理的工作效率及质量，从而促进高校的发展。

（三）提高高校档案信息化管理人员的综合素质。要想对高校档案信息化管理工作进行改革与创新，应该提高高校档案信息化管理人员的综合素质，因为人具有主观能动性，有创造性的人能够对周围事物的发展起着积极的作用。因此，高校在招聘档案信息化管理的工作人员时，应重视应聘者的专业技术方面的能力，高校还应定期对档案信息化管理的工作人员进行培训与学习，不断地提高其专业知识能力、实际操作能力及职业道德水平，以不断地促进高校档案管理人员往专业化和综合化方向发展，不断地提高其综合素质水平。另外，高校档案信息化管理的工作人员应深刻地认识到档案管理工作对高校发展的重要作用，转变自身的思想观念、与时俱进，也要提升自身的保密意识，为高校档案信息化管理水平的提高贡献自己的一份力量。

三、总结

本文以《高校档案信息化管理工作改革与创新发展》为题，首先对高校档案管理观念落后、高校档案管理方式陈旧、高校档案管理人员综合素质较低等高校档案管理存在的问题进行了分析，其次针对这些问题提出了转变高校档案信息化管理观念、优化高校档案信息化管理方式、提高高校档案信息化管理人员综合素质等高校档案信息化管理工作改革与创新的措施。